Kasutate iga e-kirja lõpus olevat allkirja, et anda adressaadile oma aadress ja seaduses nõutud kohustuslik teave. Allkirja saate kasutada ka pakkumiste, reklaamteabe või muude sõnumite edastamiseks.
Seadistage allkiri
Allkirja saate Outlookis seadistada järgmiselt.
- Helistage käsule TOOLS >> OPTIONS.
- Avage vahekaart E-MAIL FORMAT ja klõpsake SIGNATURES ning seejärel NEW.
- Sisestage uue allkirja nimi. Jätke valik Loo allkiri ilma mallita (see valik pole Outlook 2007 -s enam saadaval) ja klõpsake nuppu JÄRGMINE.
- Sisestage ja vormindage allkirja tekst. Soovi korral saate lisada ka oma ettevõtte logo.
Pange tähele, et adressaat näeb vormingut ainult siis, kui ta on e-posti vorminguks määranud HTML-i või RTF-i. Lihttekstivormis e-kirjade puhul ei ole loomulikult näha rasvast kirja vms.
Kui teil on Outlook kuni versioonini 2003 (kaasa arvatud), toimige järgmiselt.
- Klõpsake FINISH ja seejärel nuppu OK.
- Valige vahekaardi E-MAIL VORMING allkirjadest e-posti konto, mille jaoks uut allkirja tuleks kasutada. Seejärel lisab Outlook allkirja automaatselt iga uue e-kirja või iga selle konto kaudu saadetud vastuse ja edasisuunamise lõppu.
- Sulgege dialoog.
Kui teil on Outlook 2007, tehke selle asemel järgmist.
- Klõpsake "Salvesta.
- Valige dialoogi paremas ülanurgas väljal E-posti konto konto, mille jaoks uut allkirja automaatselt kasutatakse.
- Allpool valite allkirja nime UUDELE SÕNUMITELE ja VASTUSTELE / EDASTAMISELE.
- Sulgege dialoog OK.
Kuna Outlook kopeerib allkirja sõnumiväljale, saate seda enne e -kirja saatmist siiski muuta - näiteks sisestage oma olulise kliendi jaoks telefoni otselaiend, samas kui tavaline allkiri sisaldab jaotuskilbi numbrit.
Lisage oma visiitkaardile oma allkiri
Kui olete loonud Outlookis oma andmetega digitaalse visiitkaardi, saate selle lisada oma e-posti allkirjale. Visiitkaardi saaja saab kontaktandmed topeltklõpsuga oma aadressiraamatusse üle kanda.
Tähtis. Outlook kuni versioonini 2003 saadab visiitkaardi vCard-faili kujul, mida saavad lugeda ka teised e-posti kliendid peale Outlooki. Seevastu Outlook 2007 kasutab VCF -vormingut, mida tõlgendatakse õigesti ainult Outlook 2007 ja eelseisva Outlook 2010 puhul.
Visiitkaardi lisamine Outlooki allkirjale:
- Kui te pole seda veel teinud, looge aadressiraamatusse uus kirje oma kontaktandmetega.
- Helistage käsule TOOLS >> VALIKUD >> EMAIL FORMAT.
- Klõpsake nuppu SIGNATURES.
- Kui olete juba allkirja sisestanud, valige see vasakus ülanurgas. Outlookis kuni aastani 2003 peate nüüd klõpsama nuppu Redigeeri. Kui te pole allkirja veel sisestanud, tehke seda nupu UUS abil.
- Outlookis 2003 või varasemas versioonis valige vCard väljalt Lisa see visiitkaart (vCard) sellele allkirjale. Rakenduses Outlook 2007 klõpsake jaotises Muuda vaikesignatuuri nuppu ÄRIKAART. Valige aadressiraamatust oma kontaktkirje ja klõpsake nuppu OK. Seejärel luuakse automaatselt VCF -fail ja allkirjale lisatakse eelvaade.
- Sulgege kõik dialoogid.
SEADUSLIKUD NÕUDMISED
Alates 1. jaanuarist 2007 on Saksamaal seaduslikult reguleeritud, millist teavet tuleb lisada ärikirjavahetusse, sealhulgas e-kirjadesse:
- ettevõtte täielik nimi, sealhulgas ärivorm
- haru koht õige õigekirjaga, mida saab välja kutsuda
- pädev kohalik kohus
- äriregistri number
- müügimaksu identifitseerimisnumber
- tegevdirektori, omaniku või juhatuse ja nõukogu esimehe nimi
Rangelt võttes ka maksunumber (paljud ettevõtted annavad selle väärkasutuse vältimiseks välja ainult nõudmisel)
Lisateave, nagu telefoni- ja faksinumbrid, e-posti aadress, veebiaadress, osakonna andmed jne, on vabatahtlik. Vastavalt seadusele peab kohustuslik teave olema ekraanil ja väljatrükkidel „loetav“. Need nõuded on reguleeritud:
- Äriseadustik, HGB, jagu 37a
- GmbH seaduse (GmbHG) punkt 35a
- Aktsiaseltsi seaduse (AktG) 80. jagu
