Hea andmehaldus: ülesanded, tööriistad ja kontseptsioon

Need on nelja tüüpi andmed, mida peaksite kindlasti teadma

Õige andmehalduse küsimus muutub ettevõtete jaoks üha olulisemaks. Ettevõtetes töödeldakse ju iga päev suuri andmemahtusid ning ühelt poolt nende kättesaadavaks tegemine ja teiselt poolt kaitsmine on vaid osa andmete haldamisest.

Mida sisaldab andmete haldamine? definitsioon

Andmete haldamine viitab andmete kogumisele, kasutamisele ja salvestamisele, võttes arvesse mõningaid parameetreid. Andmeid tuleks hallata odavalt, turvaliselt ja tõhusalt. Andmehaldus peaks võimaldama ettevõtete ja teiste organisatsioonide töötajatel kasutada andmeid eesmärkide saavutamiseks, otsuste tegemiseks, meetmete rakendamiseks ja seeläbi ettevõtte väärtuse tõstmiseks. See andmete kasutamine peab toimuma vastavalt teatud spetsifikatsioonidele ja olema alati optimeeritud.

Selles kontekstis on andmehaldus ja protsessijuhtimine omavahel tihedalt seotud. Lõppude lõpuks on paljudes ettevõtetes andmed ettevõtte vara. Vastavad protsessid on olulised selle väärtuse tõhusaks kaitsmiseks, aga ka uute väärtuste loomiseks ja olemasolevatele andmetele ilma probleemideta juurdepääsuks.

Vastutustundliku ja tõhusa andmehalduse jaoks vajavad ettevõtted kontseptsiooni, mis hõlmab kõiki aspekte:

• Andmeid koguma
• Salvesta andmed
• andmeid töödelda
• Andmete arhiveerimine
• andmeid kustutada

Parimal juhul võtab see kontseptsioon arvesse nii ettevõtte andmehaldusnõudeid kui ka andmete turvalisust ja kaitset.

Andmeid on 4 erinevat tüüpi

Andmete haldamiseks tervikliku lähenemisviisi rakendamiseks on oluline mõista erinevat tüüpi andmeid. Lõppude lõpuks tahavad näiteks sellised isikuandmed nagu töötajate nimed ja aadressid kohelda teisiti kui andmed, mille avaldate oma ettevõtte veebisaidil kõigile loetaval viisil.

Isiklikud andmed

Kõik konkreetsete isikutega seotud andmed, näiteks töötajate nimed, aadressid või pangaandmed, on isikuandmed. Kogutud mõõtmisandmed ja kliendiandmed loetakse siiski ka isikuandmeteks. Kõik andmed, mis on seotud meie enda töötajate ja klientidega ning teiste kolmandate osapooltega, loetakse isikuandmeteks. Neid tuleb eriliselt kaitsta.

Ettevõtte tundlikud andmed

Kõik ettevõtte saladustega seotud andmed, nagu maksu- ja raamatupidamisdokumendid, on ettevõtte delikaatsed andmed. Projektide käigus kogutud andmed, nagu arvutused, retseptid, uurimisandmed ja tehnilised teadmised, liigitatakse samuti tundliku teabe hulka. Selles valdkonnas loevad ka sisemised protseduurid või protsessid, kliendiloendid ja ettevõtte strateegiad. Siinkohal on oluline andmete haldamise osana selgelt määratleda, millist teavet tuleb kaitsta ja millist mitte. Tavaliselt allkirjastavad ettevõtted uued töötajad ettevõttega liitudes konfidentsiaalsuslepingu, millega nad kohustuvad kolmandatele isikutele mitte avaldama ettevõtte tundlikke andmeid.

Sekundaarsed andmed

Sekundaarsed andmed tulenevad täiendavalt töödeldud algandmetest. Need viitavad kõikidele andmetele, mis on loodud muul eesmärgil ja esinevad ka meetme osana. Kui näiteks ettevõtte enda ruumidest tehtud ja avaldatud fotodel on näha töötajate või klientide numbrimärke, on need teisejärgulised andmed. Isegi kui on tehtud näiteks küsitlus, võib tekkida teiseseid andmeid. Tegelik küsimustik on esmased andmed ja tulemused, mis on nende esmaste andmete põhjal kokku võetud ja ei võimalda enam vastajate kohta mingeid järeldusi teha, on siis sekundaarsed andmed.

Avalikult kättesaadavad andmed

Kui andmeid jagatakse avalikkusega oma ettevõtte veebisaidil või trükitud dokumentides, peavad need vastama teatud nõuetele. Näiteks ei tohi autoriõigusi ega kaubamärgiõigusi rikkuda, näiteks fotol on näha muid kaubamärke kui teie oma. Teie enda logosid ja loosungeid peaksid teised kaitsma varguste eest, näiteks registreerides need sõna- või kujutismärgina.

Andmete haldamine: need ülesanded on olemas

Andmete haldamisega on seotud mitmesugused ülesanded.

• Andmete kogumine Võttes arvesse andmemajandust, st koguda võib ainult nii palju andmeid, kui tegelikult vaja on. Andmekaitse üldmääruses (GDPR) on see kokkuhoiukohustus sätestatud.
• Tagada andmete kvaliteettöötades andmete sisestamisel hoolikalt.
• Andmete kasutamine muuta see läbipaistvaks.
• Vältige andmeedastust, kui võimalik. Mida rohkem andmeid liigutatakse punktist A punkti B, seda haavatavamaks muutute turvarikkumiste või andmete kadumise suhtes.
• Muutke andmeallikad hõlpsasti juurdepääsetavaks.
• Salvestage andmed turvaliseltnäiteks pilves või selleks ette nähtud andmebaasi tarkvara sees.
• Turvalised andmed ja looge regulaarselt varukoopiaid, näiteks pilves või välisel andmekandjal.
• Kaitske failisüsteeme ja kogu IT -d, häkkerirünnakute või pahavara eest. See on võimalik tulemüüride ja ajakohase viirusetõrje abil.
• Sisemine andmekaitse andes õigusi andmesüsteemides. Lõppude lõpuks tuleb ka näiteks töötajate andmeid kaitsta teiste töötajate eest.
• Riistvara kaitsmine, tule, veekahjustuste või ülepinge vastu.
• Andke teavet andmete käitlemise alalet vältida valesti toimimist.
• Kontrollige andmete kvaliteeti, soovitavalt fikseeritud regulaarsusega.
• Andmete arhiveerimineet praegu kasutatavate süsteemide ja seadmete andmemaht oleks võimalikult väike. Näiteks tuleb maksuameti jaoks andmeid säilitada teatud ajavahemike jooksul, olenemata sellest, kas neid on praeguse äritegevuse jaoks endiselt vaja.
• Kustutage andmed jäädavaltselleks, et ühelt poolt ruumi tekitada ja teiselt poolt vabaneda andmekaitsevastutusest. Eelnevalt tuleks hoolikalt kontrollida, kas kustutatavaid andmeid saab tõesti jäädavalt kustutada või ei pruugi neid mujal vaja minna. Kustutamine ei ole sama mis kustutamine, nii et mõne kõvaketta andmed kirjutatakse lihtsalt üle. Nende tõeliseks eemaldamiseks peaksite töötama sobivate programmidega, näiteks CCleaner.
• Jälgige õiguskindlust ja a oma andmete regulaarne analüüs järgige ühiseid seadusi.
• Statistika läbipaistev teha ja teistega jagada.

Andmehalduse väljakutsed ja eesmärgid

Andmehalduse väljakutseks on see, et kõik need ülesanded on omavahel seotud ja kavandatud võimalikult tõhusalt ja praktiliselt. Igal töötajal peaks olema juurdepääs vajalikele andmetele ilma andmekaitset unustamata. Ettevõtetele võib olla kasulik niinimetatud andmete haldamise juhend. See määrab kindlaks, kuidas andmeid ettevõttes töödeldakse.

Andmehalduse erilised väljakutsed tulenevad muu hulgas järgmistest aspektidest:

• pidevalt suurenev andmemaht (suurandmed)
• häkkerite üha rängemad rünnakud andmeturbe vastu
• Pidevalt muutuvad juriidilised nõuded, mis tähendab, et ettevõtted peavad alati olema ajakohased

Organisatsioonisisesed muudatused raskendavad ka andmete töötlemist. Kuna andmehalduse teema on paljudes ettevõtetes üha olulisemaks muutumas, on nüüd isegi alalisi ametikohti, nn andmehaldureid, kes tegelevad eranditult selle teemaga.

Andmete haldamine: 4 võimalikku tarkvaralahendust

Ettevõtete andmehalduseks on erinevaid võimalusi ja palju valmis tarkvaralahendusi:

Sisuhaldussüsteemid	CMS on süsteemid, milles sisu ja teave on komplekteeritud. Andmebaase saab integreerida ka sisuhaldussüsteemidesse.
Põhiandmete haldus	Põhiandmete haldamine tähendab põhiandmete, st organisatsiooni põhiandmete keskset haldamist. Olgu töötajate andmed või kliendiandmed - need kõik kuuluvad põhiandmete alla ja vajavad erilist kaitset.
Ettevõtte ressursside planeerimise süsteemid	Sellise tervikliku tarkvara abil saab registreerida kõik organisatsiooni ressursid. Sellega saab kaardistada töövahendid, materjalid, töötajate igakuised kulud ja palju muud.
Dokumendihaldussüsteemid	Selliseid süsteeme saab kasutada dokumentide salvestamiseks, sortimiseks, haldamiseks ja arhiveerimiseks. Näiteks ecoDMS sobib väikeettevõtetele ja füüsilisest isikust ettevõtjatele.

Google, Oracle, SAP ja paljud teised suurettevõtted pakuvad hulgaliselt tööriistu ja programme andmete haldamiseks.

Andmehaldus eraisikutele

Vabakutseliste, füüsilisest isikust ettevõtjate ja väikeste idufirmade jaoks on andmehalduse teema aktuaalne ka esimesest päevast alates ning nad peaksid vastava tarkvara juba varakult ringi vaatama.

Andmehalduse teema on aktuaalne ka eraisikuna, ehkki väiksemal tasandil. Koduarvutis, nutitelefonis ja tahvelarvutis on suur hulk andmeid, mida tuleb sortida, hallata ja varundada.

Kasulikud tööriistad andmete haldamiseks

Saate hallata andmeid õigete tööriistadega - igaks otstarbeks on õige tarkvara:

• Tellimusega minu kaustas saate sorteerida ja hallata Windowsi arvutis olevaid faile.
• DirPrintOK prindib teie kaustade ja failide ülevaated loendina.
• VisiPicsi abil saate kõvakettalt leida topeltfotosid ja kustutada mittevajalikud pildid, et saada ruumi uutele andmetele.
• DupeGuru aitab teil leida topeltfaile. Saate sortida erinevat tüüpi failide, näiteks muusika, piltide ja muu järgi.
• Avage blokeeritud failid Unlockeriga.
• Tarkvara Jajuk võimaldab teil oma muusikakogu importida ja seejärel sortida.
• Terminplaner.net on lihtne tööriist failide haldamiseks.
• Sipelgafilmide kataloog aitab kataloogida videoid, DVD-sid ja Blu-ray-sid.
• Failihaldur Double Commander sobib hästi failide kopeerimiseks ja teisaldamiseks, et arvutis korda luua. Seda programmi saate kasutada ka failide partii ümbernimetamiseks.
• Dircomp võimaldab võrrelda terviklikke kaustu üksteisega, et hoida andmevaru järjepidevana.
• Allalaadimisega "Kustuta tühjad kaustad kiiresti" saate Outlookis tühjad kaustad hõlpsalt kustutada.
• Folder Ax võimaldab teil jagada suure hulga faile sisaldavaid kaustu kaheks või enamaks kaustaks.
• Tööriistal Toucan on ainult üks funktsioon: kopeerida faile mugavalt ja turvaliselt. See teeb seda tööd rahuldavalt.
• Saate CDexi või EasyTagi abil audioraamatuid ette lugeda ja kõvakettale salvestada.
• IsoBusteri abil saate pildifaile ette lugeda.

Näpunäiteid hea andmehalduse jaoks

Hea andmehaldus algab õigete tööriistadega, kuid nõuab palju enamat. Kui järgite mõnda reeglit, pikendate oma andmete elutsüklit ja säästate oma süsteemis kaose.

• Hoidke andmekvaliteet algusest peale kõrge. Ärge esitage esmalt ebaõigeid, mittetäielikke, halvasti struktureeritud või mittevajalikke andmeid. Vältige dubleerimist.
• Palun pange tähele kehtivaid andmekaitseseadusi, et vältida probleeme.
• Varundage oma andmed, et saaksite alati varundada.
• Muutke andmete kasutamine läbipaistvaks.
• Parim on panna oma andmed sinna, kus neil on lõppsihtkoht.
• Õigekirjade ja tõlgete standardiseerimine.
• Automatiseerige selliseid protsesse nagu varukoopiate loomine.
• Lihtsustage protsesse.
• Võrgulahendused tõhusalt ja kombineerides erinevaid meetodeid, et kaardistada võimalikult põhjalik andmehaldus.
• Mõistlik on ka andmete integreerimine ja erinevate andmete ühendamine ühtseks struktuuriks.

Järeldus: andmete haldamine nõuab struktureeritud protseduure

Andmehaldus on keeruline valdkond, millel on palju erinevaid nõudeid. Andmeid on erinevat tüüpi ja igaüht neist tuleb käsitleda erinevalt. Näiteks kui isikuandmeid kaitstakse erikaitsega, tehakse muud andmed teadlikult avalikkusele kättesaadavaks. Andmete haldamine seab teabe haldamisel, varundamisel ja arhiveerimisel palju väljakutseid. Ettevõtted on rikutud valikust erinevate tarkvaralahenduste hulgast. Ka eraisikud peavad tegelema andmehalduse teemaga. Paljud väikesed tööriistad aitavad seda ja hõlbustavad pidevalt kasvava andmemahuga toimetulekut.