Microsoft Outlooki kasutamine: näpunäited ja seaded

Nende juhendite abil saate Outlooki profiks

Outlooki ostmine Office'i paketi osana või ühe versioonina on esimene samm professionaalseks suhtlemiseks e-posti teel, ülesannete loomiseks või kohtumiste haldamiseks. Outlooki õige ja intuitiivse kasutamise teadmine on olulisem kui esialgne installimine.

Outlooki võimalused on mitmekesised ja võimaldavad kasutajatel professionaalselt suhelda. Microsoft PowerPointi, Exceli või Wordi integreerimine annab Microsoft Office'i kasutajatele märkimisväärset lisaväärtust. Lisaks on olulisi funktsioone, mis võimaldavad kasutajatel Microsoft Outlookiga kiiresti, tõhusalt ja kõrgel tasemel suhelda. Outlooki professionaalseks kasutamiseks on mõistlik tutvuda kirjalike juhiste ja digiteeritud käsiraamatutega, mis selgitavad Outlooki põhitõdesid ja siseringi funktsioone.

Videoõpetus Outlookis: kuidas Outlookist maksimumi võtta

Leidke ja sorteerige sõnumeid, kohtumisi ja üksusi

Microsoft Outlook teeb kasutajatel tarkvara kasutamise põhimõtteliselt lihtsaks. Lisaks enesestmõistetavale menüüstruktuurile leiavad kasutajad programmi integreeritud juhised ja selge abifunktsiooni, mida saab valida eraldi menüüelemendi kaudu. Seda saab igal ajal avada menüüriba menüü „Abi” kaudu.

Vaatamata nendele kasutajasõbralikele struktuuridele on mõned funktsioonid varjatud, uutele kasutajatele tundmatud või esmapilgul hädavajalikud.

Oluline abi lisaks abilehele, koolitustele ja õpetustele on Outlooki integreeritud otsingufunktsioon, mille leiate alati menüüriba kohal oleva kindla väljana:

Outlookis otsimine on mugav ja võimaldab kasutajatel määrata individuaalseid otsinguparameetreid. Võimalik on näiteks otsida konkreetseid termineid, otsida mitmest kaustast, otsida arhiivikaustadest või skannida otsingusõnumite e-posti allkirja korraga või kuvada täpsemad otsinguvõimalused.

Kui täpsemat otsingut leidub Outlooki praeguse versiooni ülemises menüüosas silmapaistvalt, oli see näiteks varasemates versioonides peidetud. Kui te ei teadnud klahvikombinatsiooni CTRL + SHIFT + F, oli täpsema otsingu juhtimine keeruline. Outlook 2010 ja kõigi järgnevate versioonide kiirotsingut saate hõlpsasti kohandada oma isiklike vajadustega.

Oluline näpunäide Outlook 2007 ja 2010 kasutajatele

Kas te ei leia olulisi e -kirju hoolimata sellest, et otsingufunktsioon on sisse lülitatud? Sel juhul on vaja Outlooki indekseerimine uuesti käivitada. See kehtib eriti Outlooki versioonide 2007 ja 2010 kohta, kuna mõlemad programmid kasutavad otsimiseks Windowsi otsinguindeksit. Kui see otsinguindeks on kahjustatud, ei tööta otsing enam õigesti. Pärast uuesti indekseerimist leiab teie süsteem kõik meilisõnumid nagu tavaliselt.

Kasutajad peaksid olema äärmiselt ettevaatlikud ka üksuste kustutamisel otse Outlooki otsingukaustast. Kuna otsingukaustad on eranditult virtuaalsed kaustad, mis on lingitud füüsiliste kaustadega, käivitab iga otsingukausta kustutamine „päris” kustutamise. Sel viisil kustutate tahtlikult Outlookist elemente.

Outlooki sortimisfunktsiooni kasutamine - näpunäiteid

Iga Outlooki kasutaja teab seda: kui unustate Outlookis sissetulevate sõnumite lugemise ja sortimise jätkata, kaotate asjad kiiresti. Selle väljakutsega toimetulekuks tuleks eelkõige teada ja kasutada Outlooki sortimisvalikuid. Näiteks saate sissetulevate uudiskirjade korrektseks sortimiseks ja korraldamiseks määrata postkastis makrod ja reeglid.

Funktsioon salvestada saadetud sõnumid spetsiaalsesse kliendikausta, mitte üldjuhul kausta „Saadetud”, on põnev ja eriti kasulik professionaalses keskkonnas. Automaatne sorteerimisfunktsioon säästab aega ja näitab selgelt kõiki kliendile saadetud sõnumeid kaustas. Aadressiraamatus on teil võimalus sortida ka perekonnanime või muude teile oluliste kriteeriumide järgi.

Igaüks, kes haldab Microsoft Outlookiga mitut e-posti kontot, hindab kõrgelt võimalust sortida Outlookis saadud e-kirju selle konto järgi, kuhu e-kiri saadeti. See kasulik funktsioon võeti kasutusele koos Outlook 2003 -ga ja aitab sissetulevaid kirju selgemalt esitada. Samuti on võimalik kuvada kõik saatja sõnumid.

Arutelupuusse sorteeritud seotud e-kirjade kuvamise funktsioon on äärmiselt praktiline. Seda tüüpi korraldus annab teile ülevaate kõigist sõnumitest ja nende sisust, eriti pikkade projektide puhul, kus on palju e -kirju.

Kokkuvõttes täiendab Outlooki sortimisfunktsioon tarkvara paljusid eeliseid. Sorteerimise ning ulatuslike ja loogiliselt üles ehitatud otsingufunktsioonide abil hoiate kasutajana ülevaate. Teie kirjad, ülesanded, üksused ja kohtumised ning postkast sorteeritakse alati.

Outlooki kasutamine - saatke e -kirju professionaalselt

E-kirjade saatmine ja vastuvõtmine on enamiku Outlooki kasutajate igapäevane tegevus. Huvitav on ka see, et saate Outlooki vaateid paindlikult reguleerida. Näiteks on võimalik kuvada ainult lugemata sõnumeid, et mitte mingil ajahetkel ilma jääda uutest meilidest. See töötab ühe või mitme e -posti kontoga. Pole tähtis, kas kasutate Outlookis mitut erinevat kontotüüpi ja erinevaid postkaste, näiteks IMAP ja Exchange.

Samas etapis on teil ka võimalus märkida oma sõnumid järgnevateks värvideks. Eri värvi lippudega märgistusi saab igal ajal märkida "tehtud" linnukesega. Sel moel näete visuaalselt lühidalt, milliseid sõnumeid tuleb jätkuvalt töödelda.

Hallake loetud ja lugemata e -kirju pädevalt

Samuti on otstarbekas teha konkreetseid seadeid ja näiteks kuvada ainult viimase 7 päeva sõnumeid või peamiselt manustega kirju. Kui soovite ka teada, kui palju kirju on kaustas, saate seda Outlooki seadetes mõne kohandusega kuvada.

Koopiad olulistest saadetud meilisõnumitest saab paigutada ka igasse kausta. Kui olete oma uued e-kirjad läbi lugenud, saate märkida mitu kirja või terve kausta ning kuvada need tervikuna loetuna või lugemata. Saate sama lihtsalt taastada üksikud loetud e -kirjad nende algsesse olekusse ja lasta need lugemata esile tõsta. Kui soovite kustutada lugemata sõnumeid, näiteks rämpsposti kaustast, töötab see kasutajasõbralike klahvikombinatsioonidega.

Sünkroonimisprobleemid ja ebapiisav Interneti -ühendus

Kui Outlooki vanemates versioonides esineb sünkroonimisprobleeme, võidakse üksikud sõnumid vahemällu salvestada kaustas Konfliktid. Seda kausta on mõistlik regulaarselt vaadata. Kas teil on ebapiisav WiFi-vastuvõtt või probleeme mobiilsideühendusega ja saate Outlookist e-kirju ainult ebapiisavalt alla laadida. Sel juhul saate oma sõnumeid ka võrguühenduseta lugeda ja kirjutada. Kui olete kõik oma e -kirjad töödelnud, minge võrku ja saatke oma sõnumid. See seade võib olla huvitav ka ärireiside jaoks väljaspool Euroopat, kui juurdepääs Internetile on kulukas.

Praktiline näpunäide:

Kui soovite oma e-kirju lugemiseks suumida, saate seda teha klaviatuuri otseteega. Teise võimalusena leiate Outlooki peaakna paremas alanurgas liuguri, mille abil saate suumitegurit hiirega reguleerida.

Outlooki üldised funktsioonid ja olulised optimeerimisvalikud

Oluline funktsioon Outlookis e-kirjade, kohtumiste või ülesannete hõlpsaks leidmiseks on ülaltoodud osas mainitud integreeritud otsingufunktsioon. Outlooki praeguses versioonis saate täistekstiotsinguteks hõlpsasti kasutada menüüriba kohal olevat otsinguvälja. Klaviatuuri otseteed ja otsingupiirangud muudavad otsimise veelgi mugavamaks. Lemmikute kaustade loomine on samuti praktiliselt asjakohane ja tõhus. Lemmikkaustad tagavad regulaarselt kasutatavate kaustade leidmise igal ajal. Lohistage lemmikaustad hiirega ühe sammuga üldise kaustastruktuuri kohal asuvasse piirkonda. Selle tulemusena näete üldiselt oma lemmikkaustu vaate ülemises osas.

Lisaks lemmikkaustadele ja e-kirjade professionaalsele korraldamisele on mõttekas pidevalt saabunud sõnumeid arhiveerida. Tarkvarasse integreeritud automaatse arhiveerimise funktsioon varundab teie andmeid automaatselt regulaarsete ajavahemike järel. See teisaldab sõnumid Outlookist välisele arhiivifailile.

Nii saate teie, kasutaja, olla kindel, et olulised sõnumid ei saa igal ajal viiruste või kasutaja vigade tõttu kaduma minna. Automaatse arhiveerimise saab peatada ja välja lülitada üksikute kaustade või moodulite jaoks ilma probleemideta. Kui soovite otsida spetsiaalselt arhiivifailidest, peate need arhiivifailid Outlookis avama. Seda saate teha, klõpsates esmalt nuppu Fail. Seejärel valige Ava ja kirje Outlooki andmefailid. Järgmises etapis saate kasutada täpsemat otsingut.

Sulgege kõik aknad ühe sammuga

Kas sa tead seda? Olete avanud Windowsis ja Outlookis erinevaid aknaid ja peate need üksteise järel sulgema. See on Outlookis lihtsam, kasutades käsku „Sule kõik aknad”. Uusimas Outlook 365 leiad lihtsustuse menüüst: "Vaade> Aken> Sulge kõik elemendid."

Kohandage ülesandeid, märkmeid ja kalendrit

Eriti aegadel, kui palju kohtumisi ja ülesandeid tuleb täita korraga, on oluline hoida ülevaadet kogu aeg. Outlook tagab selle kalendri ja ülesannete loendite erinevate sätete kaudu. Näiteks saate kuvada kõik olulised ülesanded selgelt tähtaja järgi paigutatud.

Professionaalses keskkonnas on oluline saada vastus koosolekutaotlustele lühikese etteteatamisega. Outlook esitab koosolekukutsed selgelt ja pakub kasutajatele lisaväärtust: Outlook 2010 -st näete selgelt, millised kutsutud inimesed on nõustunud ja kes ei ole veel kohtumist kinnitanud. See funktsioon hõlbustab vaikimisi järgitavate kolleegide või äripartnerite jälgimist ja ühiste kohtumiste rakendamist.

Märkimisfunktsioon Outlookis on samuti kasulik ja praktiline. Paberpostituse asemel:

• Muutke kontor ja laud segamini,
• Eira andmekaitsereegleid ja
• Kelle sisu võib tähelepanuta jätta,

Outlooki kasutamisel on teil võimalus kasutada märkmete funktsiooni. Märkmed kuvatakse ekraanil sarnaselt paberile postitamisega ning neid saab vajadusel ja parema eristamise huvides kuvada erinevates värvides.

Märkmete funktsioon aitab kasutajatel salvestada olulised märksõnad või ülesanded Outlookist kalendrist või ülesannete loendist eemale.

Tühjendage kaust "Kustutatud üksused"

Kui saate palju kirju ja rämpsposti, täitub Outlooki integreeritud kaust „Kustutatud üksused” kiiresti. Kausta on võimalik ilma igasuguste pingutusteta kustutada. Kustutamisprotsessi käivitamiseks käsuga "Tühi kaust" piisab hiire parema nupuga klõpsamisest. On oluline, et kaust sisaldab ainult kustutatavaid objekte. Sel põhjusel on mõistlik enne viimast kustutamisprotsessi kaust läbi vaadata ja valesti kustutatud e -kirju kontrollida.

Samuti saate seadistada Outlooki kustutama kõik kustutatud e -kirjad automaatselt, kui sulgete tarkvara.

Kujundage makrosid ja kuvage need Outlookis

Microsoft Outlookis ja ka teistes tarkvararakendustes on alati samaväärsed tööjärjestused. Sellisel juhul pakub Outlook võimalust makrod seadistada, et oleks võimalik tõhusamalt töötada. Makrod on käskude kogum, mis täidetakse automaatselt. Lisaks makrodele saate nende lindile sisestamiseks kasutada ka Outlooki. Nii saate oma isiklikud makrod ühe klõpsuga käepärast. Samuti saate oma makrosid digitaalselt allkirjastada.

Vormindage sõnumid nagu Microsoft Wordis

Outlook 365 kasutajatele meeldib kasutada vormindamisvalikuid, mis kuvatakse menüükäsus „Vorminda tekst” kohe pärast uue e-kirja kirjutamist. Kasutajad saavad otsustada, kas nad soovivad saata sõnumi HTML- või tekstisõnumina ja millise fondi või kirjasuurusega kirjad koostada.

Vanemates Outlooki versioonides, näiteks Outlook 2007 ja 2010, oli tarkvaral oma e -posti redaktor. See oli struktureeritud sarnaselt Microsoft Wordiga. Redaktoriga said kasutajad juurdepääsu erinevatele disainifunktsioonidele ilma Wordi kasutamata. Kommentaarifunktsiooni saab lisada ka järgnevate sätetega.

Leidke malle lihtsalt

Outlooki edasiarendamise käigus on muutunud e-kirjade mallide või Wordi ja Exceli mallide salvestuskoht. Enamikul juhtudel leiate oma isiklikud mallid järgmise otsingutee alt:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Teine Outlooki sätete salvestamise allikas on register. Lisateavet registri leidmise ja salvestatavate andmete kohta leiate järgmiselt lingilt.

Kuva lähtetekst

Kogenud programmeerijate jaoks on huvitav funktsioon sõnumite lähteteksti kuvamine. Outlooki varasemates versioonides piisas lähteteksti kuvamiseks sõnumi paremklõpsamisest. Funktsioon on Outlook 365 praeguses versioonis peidetud, kuid selle leiate vaid mõne klõpsuga:

1. Topeltklõpsake sõnumit, mille allikat soovite vaadata.

2. Sisestage otsinguvälja ülaossa "lähtetekst".

3. Valik „Edasised liigutamistoimingud“.

4. Klõpsake linki ja valige järgmises aknas: "Muud toimingud"> "Lähtekood".

5. Saate vaadata sõnumi algteksti ja vajadusel seda kopeerida või muuta.

Kokkuvõte ja järeldus

Microsoft Outlooki kasutamine pole keeruline. Tarkvararakendus loodi ja arendati edasi nii, et seda saaks hõlpsasti kasutada kõigi igapäevaste siderakenduste jaoks. Enamikku funktsioone saab intuitiivselt juhtida ja need on paigutatud kasutajasõbralikesse menüüdesse. Outlook avaldab muljet ka:

• Ka keerukas otsingufunktsioon
• Võimalus komplekteerida funktsioone teiste Office'i perekonna programmidega, nagu Excel või PowerPoint.

Kontaktid, märkmed, individuaalsed seaded, kohtumised ja paljud muud funktsioonid täiendavad Outlooki funktsioone. Kasutajad tegutsevad otstarbekalt, kui proovivad uusi funktsioone, tutvuvad juhiste ja käsiraamatutega ning kasutavad näpunäiteid, et saaksid Outlooki pidevalt paremini ja tõhusamalt kasutada.