Outlooki kontaktid - seaded, näpunäited ja nipid

Hakka Outlooki professionaaliks vaid mõne sammuga

Kõik teavad olukordi, kus nad otsivad telefoninumbrit, e-posti aadressi või kontaktandmeid, kuid ei leia seda. Eriti ajakriitilistel hetkedel võib käsitsi kirjutatud märkmete või "paberi jamaga" aadressiraamatust otsimine närvesööv olla. Stress ja ärevus kontaktide, aadresside või telefoninumbrite otsimisel on Microsoft Outlookiga minevik. Lisaks professionaalsele e-kirjade saatmisele sisaldab Outlook standardset kontaktfunktsiooni, mille abil saab hallata erinevaid digitaalseid aadressiraamatuid, kontaktide ja jaotusloendeid.

Outlooki aadressiraamatu saate avada, klõpsates aadressiraamatu nuppu. Seda saab ära tunda selle järgi, et see esindab kahte inimest. Teise võimalusena võite sisestada otsingusõna „aadressiraamat” Outlooki ülemise ala otsinguvõimalusse. See viib teid ka kontaktide salvestusruumi.

Microsoft Outlook pakub kasutajatele erinevaid funktsioone kontaktide importimiseks, värskendamiseks ja varundamiseks. Lisaks võimalusele kontaktandmed käsitsi aadressiraamatusse sisestada, on ka teisi võimalusi, mille abil saab kontakte selgelt kuvada ja arhiveerida.

Kontaktfunktsioon Outlookis lühidalt

Kui vaatate Microsoft Outlooki kontaktfunktsiooni, märkate kohe, et tarkvara pakub rohkem võimalusi kui kontaktide salvestamine või kustutamine.

Näiteks on teil võimalus luua oma kontaktgruppe, et edastada e-kirju sõprade ringile või kindlale inimrühmale. Kontaktiloendite kasutamine välistab üksikute kontaktide käsitsi ja vigadega otsimise, kui sõnum saadetakse mitmele inimesele. Alamüksuses "Uued elemendid" saate saata e-kirja otse kontaktfunktsioonilt, koosolekule helistada või luua isikliku ülesande. See toimib ka kirje "Suhtlemine" all.

Huvitav ja praktiline on ka alamühik "Vaate muutmine". Selles valdkonnas leiate mitmeid võimalusi oma kontaktide kuvamiseks. Näiteks leiate oma kontaktid:

• Nimekirja vorm,
• Visiitkaardina või
• Kohandatud

ekraani selguse tagamiseks. Valikuga Vaade on alati võimalus:

• Väljastage konkreetsete kontaktide loendid,
• Salvestage PDF -failina või
• Välja printimiseks.

Eriti äris ja ka erasektoris tuleb ette olukordi, kus tuleb kontaktteave klõpsuga teisele isikule edastada. See töötab menüüs "Edasta kontakt" kirje "Vabasta" kaudu. Avanevas aknas saate võimaluse sisestada kontaktandmed:

• Outlooki visiitkaartidena või
• Saatke Outlooki kontaktina.

Seejärel saab adressaat ühe klõpsuga üle kanda saadud isikuandmed oma isiklikku aadressiraamatusse Microsoft Outlookis.

Kui soovite jagada kogu oma aadressiraamatut, saate seda teha, klõpsates menüükäsul „Jaga kontakte.” Saate kasutada ka vastuvõetud väliseid aadressiraamatuid punkti „Ava jagatud kontaktid” kaudu.

Microsoft Outlook võimaldab kasutajatel ühiselt kasutada meeskonnas aadresse, isikuandmeid ja aadressiraamatuid, luua kontakte, neid sisestada ja jagada. See on eriti huvitav ettevõtetes või klubides. Ühiskasutus võib olla kasulik ka perekonnas.

Menüükäsuga „Kategooriad” saate selgete nuppudega oma kontaktid värviliselt kategoriseerida või privaatseks märkida. Samuti saate aadressiraamatutes kasutada otsingufunktsiooni, et leida üksikuid kontakte nime või muu kontaktteabe järgi. Erinevate väljadega otsingufunktsioon on eriti huvitav, kui hallata suurt hulka kontakte.

Kokkuvõttes pakub Microsoft Outlook palju võimalusi isiklike kontaktide korraldamiseks ja arhiveerimiseks ning kontaktide jagamiseks teistega.

Microsoft Outlookis saate hallata erinevaid aadressiraamatuid, et arhiveerida oma kontaktid üksteisest eraldi. See on oluline, kui soovite näiteks professionaalselt eraldada äri- ja isiklikud kontaktid. Sa saad:

• Tavaline aadressiraamat või
• Aadressiraamatute või aadressiloendite kogumik,

Kasutage nimede, e -posti aadresside ja muu teabe salvestamiseks ja arhiveerimiseks. Kui kasutate Outlooki Exchange Serveri kontoga, luuakse vaikimisi globaalne aadressiloend (GAL). See on vajalik selleks, et kõigil Exchange'i kasutajatel, näiteks ettevõttes, oleks juurdepääs samadele kontaktidele.

Looge Outlookis aadressiraamatuid

Kui soovite luua olemasolevatest aadressiraamatutest erineva digitaalse aadressiraamatu, toimige järgmiselt.

1. Lülitage menüüs Fail alamüksusele Konto seaded.

   

2. Jaotises „Kontode lisamine või eemaldamine või olemasolevate ühenduse seadete muutmine” jõuate uude sektsiooni, kus saate dialoogiaknas luua uue aadressiraamatu.

   

3. Klõpsake "Uus" ja seejärel valige, kas soovite integreerida teise aadressiraamatu või LDAP -kataloogiteenuse. LDAP Interneti -kataloog on teenus, mis otsib teiste serverite katalooge nimede, kontaktide või muu teabe leidmiseks. Microsoft Exchange'i kasutajad ei saa uut Outlooki aadressiraamatut lisada.

Miks peaksite Outlookis kontaktid salvestama ja aadressiraamatut pidama?

Microsoft Outlooki aadressiraamatut saab võrrelda analoogmärkmiku või telefoniraamatuga, millega paljud inimesed endiselt töötavad. Sellega sisestatakse pidevalt uusi aadresse, uuendatakse andmeid või kustutatakse kontaktid käsitsi. Digitaalne aadressiraamat Outlookis täidab samu ülesandeid. See moodustab raamistiku kontaktidele ja kontaktandmetele, mida saab kuvada erinevates kontaktirühmades ja kontaktikaustades. Microsoft Outlook arendab oma potentsiaali täies ulatuses, kui programmipiirkondade kontakte, kalendrit ja meilisõnumeid vaadatakse ja kasutatakse lahutamatu üksusena.

Teine põhjus, miks olulised kontaktid tuleks Outlooki salvestada, on seotud nn rämpspostiga. Outlookil on sisseehitatud rämpsposti funktsioon ja see filtreerib soovimatud sõnumid või reklaampostid. Sõnumis olevate konkreetsete märksõnade tõttu on võimalik, et ka olulised kirjad, mis ei ole rämpspost, filtreeritakse välja. Seda saate vältida, salvestades kõik kontaktid aadressiraamatusse. Outlook tuvastab kontaktid ja lisab need turvaliste saatjate loendisse. Nii on teil garantii, et süsteem ei pea ekslikult sõprade või äripartnerite olulisi sõnumeid rämpspostiks. Kui olete kogemata lisanud olulise kontakti blokeeritud saatjate loendisse, saate blokeeringu eemaldada, klõpsates vahekaardil "Blokeeritud saatjad".

Teine, praktikaga seotud funktsioon, milles kalendri funktsioon ja ülesannete loend teevad koostööd, on kontaktide niinimetatud uuesti esitamine. See suvand võimaldab teil Outlookis oma ülesannetele olulisi kontakte lisada. Näiteks kui peate kolme päeva jooksul kontaktile helistama ja te ei soovi Outlooki kalendrisse kohtumist määrata, saate kontakti ka oma ülesannete loendisse üle kanda.

Kui palju kontakte on Outlookis kasulik ja võimalik

Analoog -aadressiraamatus saate oma kontaktid kiiresti kaotada. Kui aadressiraamat on tähtede järgi sorteeritud, täituvad kõrgsageduslikud märgid nagu B, S, M või N kiiresti. Tagajärjeks on see, et uusi nimesid ja kontakte ei saa selgelt lisada ja need kuvatakse veerisel. Digitaalse aadressiraamatu puhul seda juhtuda ei saa, kuna Microsoft Outlookis saab hallata lugematuid kirjeid. Sel põhjusel ei kehtesta Microsoft piiranguid, kui palju kontakte saab Outlooki salvestada. Aadressiraamatusse saab salvestada mõnisada või mitu tuhat erinevat kontakti koos kõigi nende andmetega. Kui soovite hallata palju kontakte, peaksite loomisel keskenduma ettevaatlikkusele.

Kui teil on palju kontakte, peaksite inimesele lisama võimalikult palju üksikasju. See suurendab võimalusi otsitava inimese või ettevõtte leidmiseks, kui otsite kontakte. Halvasti täidetud kontaktandmed on kahjulikud ja toovad kaasa lisatööd.

Näpunäide: Eelkõige veenduge, et sisestate oma kontakti ees- ja perekonnanime õigesse veergu. Vastasel juhul võib hilisemas otsingus kontakti uuesti leidmine olla suur väljakutse.

Kontaktide või aadressiraamatu eksportimine või importimine

Üksikute kontaktide või täieliku aadressiraamatu, jaotusloendi ja kontaktirühma importimine või eksportimine on Outlookis hõlpsasti võimalik. Näiteks kui saate uue sülearvuti, saate oma kontaktid ja aadressiraamatud mõne klõpsuga teisele arvutile üle kanda. Aadressiraamatut on võimalik jagada ka teiste inimeste või kolleegidega. Siin on oluline jälgida lubasid ja lubade taset.

Lisaks Outlooki aadressiraamatute eksportimisele või importimisele, mille saate ära tunda .pst -faililaiendi järgi, saate seadistada aadressiraamatuid ka muudest Outlooki rakendustest. Näiteks saate hõlpsalt avada ja lugeda vana Windowsi meilikonto, mida hooldati Windows Vista all. Selleks vajate andmefaili Windows Mailist. Seda loetakse sisse Microsoft Outlooki impordi ja ekspordi assistendiga. Importimise ja eksportimise viisardi leiate menüüst Fail> Ava ja ekspordi.

Siis on teil mitu võimalust. Avage vanemad Windows Maili andmefailid kolmanda valikuväljaga „Import / Eksport.

Dubleeritud kontaktide kustutamine - nii see toimib

Pärast Outlooki kasutamist on normaalne, et üks või teine kontakt on Outlookis dubleeritud. See võib juhtuda eriti siis, kui mitu inimest redigeerivad Microsoft Exchange'i kontaktide loendit. Aadressiraamatust duplikaatide eemaldamine pole keeruline, kuna Outlookil on kontaktide loendis ulatuslik sortimisfunktsioon. Kui soovite teada saada, millised duplikaatkontaktid teie Outlookis on, toimige järgmiselt.

1. Liikuge Outlooki kontaktide piirkonnas vahekaardile Vaade.

2. Klõpsake loendi esimest kirjet "Muuda vaadet".

3. Muutke vaade "Inimesed" asemel "Loend" või "Telefon".

   

4. Avaneb aken, kus saate seejärel sorteerida oma kontaktid erinevate kriteeriumide järgi ning filtreerida ja kustutada kõik duplikaatkontaktid.

5. Vajadusel saate aadressiraamatusse soovi korral märkida lemmikuteks olulised kontaktid, kellega regulaarselt suhtlete.

6. Kui soovite printida kohandatud aadresside loendi, peaksite standardvaate asemel kasutama kohandatud vaadet erineva järjekorraga. Sel viisil saate sortida kõik asjakohased kontaktiväljad eraldi ja saada väljatrüki teie jaoks olulise teabega. Põhimõtteliselt on mõttekas välja printida mitu kontakti ja kasutada lisaks digitaalsetele aadressiloenditele ka prinditud kontaktide loendeid.

7. Kontakti saate kustutada, avades parema nupuga valikumenüü. Dialoogiboksi alumises osas leiate menüüelemendi "Kustuta".

   

Videoõpetus: Outlookis uue kontakti loomine ja salvestamine

Looge professionaalselt uusi kontakte

Kui soovite luua uue kontakti, saate seda teha ühe klõpsuga Outlooki kontaktide piirkonnas. See töötab Outlookis peaaegu samamoodi nagu Windows Vista või Windows XP aadressiraamatus. Selleks liikuge esmalt menüü Start jaotises „Uus” jaotisse Uus kontakt.

Pärast nupul „Uus kontakt” klõpsamist avaneb aken erinevate sisestusvõimalustega:

Sisestusmaski ja kõik valikud on mõttekas täita kontaktisiku kõige olulisemate andmete ja teabega. Näiteks saate lisaks nimele ja aadressile märkmete väljale sisestada ka veebisaidi või vestlusaadressi või luua kontakti kohta lisamärkusi. See annab inimesest täieliku pildi. Eriti kui kontakt on uus ja tundmatu, on mõttekas lisada võimalikult palju detaile. Pärast sisestamist suletakse aken paremas ülanurgas nupuga "Salvesta ja sulge". Seejärel kuvatakse kontaktkirje tavalises aadressiraamatus. Enne uue kontakti sisestamist saate määrata aadressiraamatu, kuhu see salvestatakse. Samuti on võimalik uus kontakt teisaldada tavalisest aadressiraamatust alamkausta või määrata see kontaktirühmale.

Võtke automaatselt e -posti aadressid kontaktideks

Era- või ärimeilides on tavaline, et pidevalt luuakse uusi kontakte, mida soovite aadressiraamatusse üle kanda. Selle asemel, et kontaktandmeid, näiteks e-posti aadressi ja muid isikuandmeid vaevaliselt üle kanda, saate e-posti aadressid Outlookis automaatselt uue kontaktina vastu võtta. See juhtub automaatselt niipea, kui saadate uuele kontaktile sõnumi või vastate e-kirjale.

Samuti on võimalik kõik e-kirja saajad automaatselt aadressiraamatusse sisestada. See võib olla kasulik ja tõhus, kui olete osa sõnumist mitmele adressaadile, kellega soovite hiljem suhelda. Nende salvestamine märgib uued kontaktid turvaliste adressaatidena. Lisaks saate rühmitada grupi kontaktid nii, et saate ühe klõpsuga hiljem kontaktirühma kirjutada.

Kopeerige kontaktid ühe nupuvajutusega

Kontaktide paljundamine on samuti huvitav ja praktiline. Ühe sammuga saate säästa palju tööd. Andmekirjete kopeerimine on muu hulgas efektiivne, kui peate Outlookis looma palju ettevõtte töötajaid, kus erinevad ainult laiend ja nimi. Windowsis tuttavate kiirklahvide Ctrl + C ja Ctrl + V abil saate kontakte hõlpsalt dubleerida.

Eraldage faksinumbrid ja e -posti aadressid

Mõned kasutajad kirjeldavad Outlooki all probleemi, mille korral e-kirjade väljal "Saaja" klõpsamisel kasutatakse lisaks e-posti aadressidele ka faksinumbreid. See on tarkvara vale sortimine, mida saab mõne klõpsuga puhastada. Selleks peate vältima faksinumbrite kuvamist dialoogis "Vali nimi: kontaktid".

Ühendage Skype ja Outlook lisandmooduli kaudu

Mitmesugused kaasaegsed töömeetodid on koondatud katusmõiste “Uus töö” alla. Paindlik tööaeg, digiteerimine ja tõhus suhtlemine on osa New Workist. Videokõned on hästi tuntud võimalus, mida on sageli külastatud, eriti pärast koroonapandeemiat. Need pakuvad võimalust saada ühendust inimestega kõikjal maailmas madala hinnaga või tasuta ning kohe Skype'i, Whatsappi või Zoomi kaudu.

Microsofti perekonna Skype'i saab hõlpsasti Outlooki integreerida. Skype'i abil on võimalik Outlookis Skype'i kõnesid või konverentse planeerida ja igale kontaktile individuaalset Skype'i nime määrata. Samuti saate lisandmooduli abil ühendada Outlookis aadressiraamatu ja Skype'i telefoniraamatu. See tagab, et aadressides pole koondamisi ja et on olemas ühtne andmebaas.

Kokkuvõte ja järeldus Outlooki kontaktide kohta

Microsoft Outlookis pole kontaktide korraldamine keeruline. Outlook avab oma täieliku potentsiaali, kui ühikuna kasutatakse kontakte, e-kirju, ülesandeid ja kalendrit. Outlook pakub muu hulgas keerukat impordi- ja ekspordiabi, mida saab kasutada kontaktide importimiseks vanadest versioonidest või muudest programmidest. Samuti on võimalik eksportida või jagada kontakte, aadressiraamatut või kontaktide loendeid teiste sise- või väliskasutajatega. Suure tähtsusega kontakte saab märkida lemmikuteks.

Kasutajasõbraliku menüüstruktuuri tõttu on Outlookis uue kontakti loomine võimalik ilma probleemideta. Oluline on uute aadresside loomisel olla ettevaatlik ja mitte ajada näiteks ees- ja perekonnanime väljad segamini. Kontaktide automaatne salvestamine sissetulevatelt meilidelt ja dubleeritud kontaktide lihtne filtreerimine ulatusliku otsingufunktsiooni abil on samuti hädavajalikud ja praktikas olulised. Microsoft Outlook koos:

• Küps kontaktpiirkond,
• Paljud praktilised võimalused ja
• Selle struktureeritud pind

on garantii nii kogenematutele kasutajatele kui ka kogenud kasutajatele kontaktide sisukaks, pikaajaliseks ja professionaalseks haldamiseks.