Outlook: näpunäidete ja nippide tundmine ja kasutamine

Meil on kogu teave teie jaoks!

Microsoft Outlook on tarkvararakenduste turul üks tuntumaid ja tõhusamaid suhtlusprogramme. Lisaks tuntud funktsioonidele, nagu fondi või värvi muutmine, vorminduse kohandamine, õigekirjakontrolli alustamine või kalendriakna avamine, on ka teisi siseringi näpunäiteid, mida iga kasutaja peaks teadma. Need näpunäited ja näpunäited võimaldavad Outlooki kasutajatel Outlookist maksimumi võtta, et Outlooki kiiremini ja täpsemalt kasutada.

Näpunäiteid Outlooki jaoks

Põhimõtteliselt seisab iga kasutaja silmitsi küsimusega, kas ta peaks kasutama tasulist suhtlusprogrammi, näiteks Microsoft Outlook või on ta rahul selliste tasuta rakendustega nagu Microsoft Mail või Mozilla Thunderbird. Kui olete otsustanud Microsoft Outlooki kasuks, tekib ka küsimus, kas peaksite ostma Outlooki või Office'i 32- või 64 -bitises versioonis.

See on põhimõtteline küsimus ja kui võimas arvuti on. 32-bitise versiooni korral saab installida maksimaalselt 4 GB muutmälu. Seevastu 64-bitine operatsioonisüsteem toetab oluliselt suuremat RAM-i ja seega on selle jõudlus kõrgem. Reeglina saab kasutada 8 GB, 16 GB või rohkem muutmälu.

Kasutajad leiavad Internetist kõigi Outlooki programmide ja funktsioonide ning lisaks kõigi teiste Microsofti tarkvararakenduste juhendid järgmiselt lingilt: docs.microsoft.com/de-de/.

Käivitage Outlook kiiremini ja vähendage andmefaili suurust

Igapäevane töö Outlookiga on lõbus, kui programm töötab kiiresti ja ilma funktsionaalsete tõrgeteta. Kui tarkvararakendus käivitub aeglaselt ja aeglaselt, võib süüdistada liiga palju või liiga aeglaseid lisandmooduleid. Sel juhul on oluline süsteemi mitte kiirendamiseks eemaldada mittevajalikud lisandmoodulid.

Suured PST- või OST -failid võivad samuti aeglustada süsteemi ja suhtlust Microsoft Outlookiga. Sel põhjusel on mõistlik regulaarselt kontrollida PST -faili suurust. Kogu Outlookist pärinev teave ja seaded salvestatakse kirjeks PST- või OST -faili. Faili suurust saab vähendada kaustade või suuremahuliste failide muidu salvestamise või arhiveerimisega.

Pärast suurt toimingut, mille käigus faile kontrollitakse ja kustutatakse, ei pruugi andmefaili suurus samal ajal väheneda. Seda seetõttu, et Outlook ei puhasta andmefaili kohe pärast teabe kustutamist. Teise võimalusena saab andmefaili tihendada ka käsitsi. See protseduur võimaldab vajalikke varukoopiaid teha kiiremini. Lisaks käivitub Outlook kiiremini.

Tähtis: Kontrollige pidevalt kausta „Saadetud”. Paljudel juhtudel sisaldab see tohutul hulgal andmeid ja manuseid, mis pole tingimata vajalikud. Kui soovite salvestusruumi säästa, võib kausta "Kustutatud üksused" osaliselt tühjendada.

Samuti võib olla huvitav ja praktiline Outlookiga töötamise aegade salvestamine ja hindamine. Teadmine, kui pikad tööetapid kestavad, võib olla oluline mitte ainult füüsilisest isikust ettevõtjatele, vabakutselistele või tööandjatele. Eraisikud saavad kasu ka teabe hindamisest, mille saab hõlpsasti Microsoft Excelisse üle kanda.

E-kirjad ja meililiiklus: näpunäited parema ülevaate ja tõhususe kohta

Seal on palju näpunäiteid, mis on seotud e -kirjade kirjutamise ja saatmise ning üldise meililiiklusega. Näiteks kas teadsite, et Outlookiga saate kõik aknad korraga sulgeda?

• Outlookis kuni versioonini 2007 helistate Fail → Kõik elemendid lähedalt.
• Rakenduses Outlook 2010 järgige käsku Vaade → Aken → Sule kõik üksused.

Muide, need käsud mitte ainult ei sulge sõnumeid, vaid ka kõiki teisi Outlooki aknaid. Kui te pole ühes aknas muudatusi veel salvestanud, annab Outlook teile selle võimaluse.

Veel üks oluline näpunäide Outlooki jaoks on lisada teema hiljem postkasti. Teema lisamine sõnumile hiljem võib olla kasulik, et saaksime tulevikus tõhusamalt ja kiiremini e-kirja sisu otsida. E-kirjade puhul, mis saadetakse koos lühikese teemaga või ilma, on mõttekas teemat hiljem muuta.

Tehke Outlook selgeks - see töötab nii

Selgus on Outlookis põhimõtteliselt oluline probleem. Näiteks imestavad paljud kasutajad, kuidas saate jälgida paljusid sõnumeid ja eraldada olulised ebaolulistest. Üks võimalus on Outlooki vaadete kohandamine. Seadete iga muudatuse eesmärk peaks olema see, et postkast oleks hallatav. E-kirjade töötlemise tõhusus võib hõlmata ka postkasti automaatset sortimist kronoloogilises järjekorras. See protseduur võimaldab näiteks pärast pikka puhkust puudumist Outlookil avada järgmise lugemata kirja asemel järgmine lugemata e-kiri.

Hädavajalik võib olla ka sõnumite kuvamise funktsioon igale adressaadile või üldiselt seotud e-kirjade koos kuvamine. Peamised seadistusvalikud leiate menüüst "Vaade".

Siseringi näpunäide:

Outlookis saate kasutada ka vaatesätteid, et kuvada kaustas olevate sõnumite koguarv postkastis olevate lugemata sõnumite arvu asemel.

Avage uus e -kiri - igal pool ja igal ajal

Topeltklõpsake kausta või postkasti vaba ruumi, et avada aken, kuhu saate uue e-kirja kirjutada.

See töötab aga ainult meililoendi all olevatel vabadel kohtadel-muidu avab Outlook e-kirja, millele klõpsasite. Siiski saate e-posti loendi peita, klõpsates plussikoonil veeru kõrval, mis on Outlookis kuni versioonini 2007 rühmitatud. Programmis Outlook 2010 minimeerige loend, klõpsates rühmitatud veeru kõrval oleval mustal kolmnurgal.

Saatke lõikepuhvri sisu e-kirjana

Kas olete Outlookis või mõnes muus programmis midagi kirjutanud ja soovite selle teksti e-kirjana (või e-kirja osana) saata?

1. Valige tekstiosa ja kopeerige see lõikelauale, kasutades klahvikombinatsiooni Ctrl + C.
2. Lülitu Outlookile (olenemata sellest, milline moodul on praegu avatud).
3. Vajutage klahve Shift + Ins - Outlook avab uue e -posti akna ja kopeerib sinna lõikepuhvri sisu.

Kui e-posti akent ei kuvata, klõpsake Outlooki akna mis tahes elemendil (see võib olla ka kohtumine või kontakt) ja vajutage uuesti klahve Shift + Ins.

Kutsete vastuvõtmine või tagasilükkamine klaviatuuri otsetee abil

Kas olete saanud koosolekukutse? Kui soovite selle aktsepteerida, valige see postkastist ja vajutage klahvikombinatsiooni Alt + C ("c" tähendab "aCcept", tõlgitud: "nõustu"). Kui soovite selle tagasi lükata, valige see ja vajutage klahvikombinatsiooni Alt + D ("D" tähistab "tagasilükkamist").

Korrake viimast Outlooki otsingut

Kindlasti teate, et saate pika e -kirja Muuda ⇒ Otsi (kuni Outlook 2003) või Sõnum: Otsi või otsige tähemärkide klahvi F4 abil. Kui olete otsingudialoogi avanud, saate nuppu kasutada Jätka otsimist hüpata järgmisele sündmusele.

Kui olete dialoogi sulgenud, vajutage klahvikombinatsiooni Shift + F4 - Outlook hüppab järgmisele esinemisele ilma dialoogi esmalt avamata.

Niipea kui olete jõudnud viimasesse asukohta, kuvab Outlook vastava teate.

Sorteerige ja otsige Outlooki veelgi kiiremini

Kas soovite kuvada kõik praeguse kausta e-kirjad, mis pärinevad konkreetselt saatjalt? Outlookis kuni versioonini 2007 toimige järgmiselt.

1. Kursori otsinguväljale viimiseks klõpsake otsinguväljal või vajutage Ctrl + E.
2. Sisestage saatja nime esimesed tähed. Outlook filtreerib nüüd kõik e-kirjad, mis sisaldavad saatjasse, teemasse või sõnumi teksti sisestatud otsinguteksti.
3. Klõpsake veeru pealkirja alatesnii et selle saatja e-kirjad kuvatakse koos.

Outlook 2010 -s on kiirem variant (kuid kahjuks ainult sellest versioonist):

1. Klõpsake veeru pealkirja alatesselle veeru järgi sorteerida. Sel viisil kuvatakse iga saatja kõik e -kirjad üksteise all.
2. Sisestage esimesed tähed, mis algavad saatja nimega. See viib teid selle saatja esimese e -kirjani.

Täitke Outlookis aadressiväli automaatselt

Outlook soovitab tavaliselt e-posti aadresse, mis on juba kasutusel kohe, kui sisestate mõnda või kaks tähte KellVäli on sisestatud. Outlook otsib varem sisestatud e-posti aadresside loendit (automaatse täitmise loend). Kui seda ei juhtu, saate aadressiraamatust sobivate kirjete otsimiseks kasutada klahvikombinatsiooni Ctrl + K.

Kuvage süsteemide failinimed otse

Kas leiate sageli, et saate e-kirjaga terve rea failimanuseid ja teil on raskusi failide eristamisega, kuna nimed erinevad ainult lõpus, kuid Outlook ei kuva failinimesid täielikult? Seejärel peate esmalt e -kirja avama, et näha täisnimesid.

Outlookis saate seda teha ka e-kirja avamata. Kontekstimenüüst (postkastist) leiate oma käsu, mille abil saate avada alammenüü, kus on näha kõigi süsteemide nimed. Alammenüüst saate kohe avada üksikuid süsteeme koos sellega seotud programmiga. Kontekstimenüü käsku kutsutakse Kuva manused.

Liigutage e -kirju ilma lohistamata

Tavaliselt saab e-kirju väga hõlpsalt kausta teisaldada, kasutades lohistamist. Mõnikord pole aga lohistamine otstarbekas, näiteks mõne sülearvuti hiire asendamisel. Kontekstimenüü käsk aitab:

• Outlookis kuni versioonini 2007 klõpsake hiire parema nupuga e-posti aadressil ja helistage käsule Teisalda kausta peal. Nüüd avanevas dialoogiboksis valige soovitud sihtkaust ja klõpsake nuppu Okei.
• Outlook 2010-s klõpsake hiire parema nupuga e-kirja (te) l ja käivitage käsk Liiguta ja valige nüüd avanevast alammenüüst soovitud kaust. Kuid alammenüüs kuvatakse ainult tipptasemel kaustad; Sügavamalt pesastatud kaustad leiate menüüst Teises kaustas.

Halda e -posti salvestusruumi ja Interneti -ühendust

Kui soovite oma Outlooki kaudu saata suure manusega, üle 20 MB e-kirja, saate tõenäoliselt Outlooki standardsätetega veateate. Microsoft Outlook piirab Exchange'i kontode puhul saadetavate failide suurust 20 MB või 10 MB. See piirang takistab teie arvutil pidevalt üles laadida liiga suuri manuseid, mis ületavad enamiku Interneti -teenuse pakkujate limiite. Saate OneDrive'i või mõne muu pilveteenuse pakkuja kaudu saata keskmisest suuremaid manuseid. Eriti pildid ja graafika võivad võtta palju ruumi. Sel põhjusel on teil alates Outlook 2010 alternatiiviks piltide tihendamine enne nende e-postiga saatmist.

Kui teil pole puhkusel või ärireisil piisavalt kiiret või ainult kallist internetiühendust, on mõttekas esimese sammuna alla laadida Outlooki meilide päised. Sel juhul näete igas meilis järgmist teavet:

• Viide,
• Saatja,
• Vastuvõtja,
• Saatmiskuupäev.

Ainult e -kirja avamisel laaditakse see täielikult alla. Seadistused teete Outlooki suvandites.

Tarkvara näpunäide:

Kui soovite dubleeritud e-kirju automaatselt kustutada, võib tarkvara MoDupRemover olla huvitav ja tõhus. See on süstemaatiliselt kustutanud duplikaatsõnumeid alates Outlooki algusaegadest ning ühildub Outlooki ja Windows 10 praeguse versiooniga.

Videoõpetus - eksperdi näpunäide: isikliku märkme salvestamine Outlookis

Eksperdi näpunäide "oma märkus"

Mõnel juhul võib olla oluline lisada e -kirjale isiklikke märkmeid. Outlook pakub seda võimalust oma kasutajatele funktsiooniga „Avalik sõnum”. Selle funktsiooniga saate luua sõnumi oma postkasti või kindlasse kausta ilma seda saatmata. Vaatamata eksitavale terminile „avalik sõnum” on see märkus nähtav ainult kasutajale. Seda ei saa saata, kuna sellel pole adressaadi välja. Outlook 2010 ja uuemates versioonides helistage käsule "Start> Uued üksused> Lisaüksused> Avaliku sõnumi postitamine sellesse kausta". Outlook 365 praeguses versioonis nimetatakse seda funktsiooni "Postita sellesse kausta." Selle valiku leiate lindilt "Start".

Kiirete osadega saate oma märkmeid või sõnumeid üldiselt professionaalsemaks muuta. Sarnaselt Microsoft Wordi seeriamoodulitega koosnevad ka Outlooki kiirmoodulid valmis tekstidest või tekstiosadest, mida saab kiirmoodulitena salvestada kategooria „Tekst” vahekaardile „Lisa”. Põhimõtteliselt võib igast e -kirjast kasvada üks või mitu kiiret osa.

Printige ja salvestage e -kirju

Kõik sõnumid pole olulised ja neid tuleb säilitada. Mõned e-kirjad on olulised ka professionaalsest või privaatsest seisukohast ning need tuleks arhiveerida ja ka välja printida. Isegi kui Outlookil on hea pardal printimise funktsioon, ei prindita kõiki väljatöötatud e-kirju õigesti. See töötab ilma pingutuseta, vaadates e-kirju brauseris. Väljatrükk töötab ka html -vormingus sõnumitega. Brauserist leiate ka spetsiifilised vaatesätted, mille abil saate eelvaadet vaadata ja printida.

Otsi kausta

Outlookis leiate mõlemad süsteemipoolsed otsingukaustad ja saate luua ka isiklikke otsingukaustu. Otsingukaustade abil saate e -kirju sortida vastavalt eelnevalt määratletud kriteeriumidele. Olemasolevad otsingukaustad leiate lindilt "Kaustad". Samuti saate seal luua uusi otsingukaustu.

Olulised kiirklahvid ja kiired sammud:

1. Kontekstimenüü avamine klaviatuuri kaudu: vajutage tõstuklahvi + klahvi F10.
2. Dialoogiakna avamine: Ctrl + Shift + Y.
3. Sõnumite teisaldamine kausta: CTRL + SHIFT + V.
4. Looge märge (igast moodulist): CTRL + N või CTRL + SHIFT + N.
5. Printige korraga välja mitu e-kirja: hoidke all CTRL-klahvi ja klõpsake hiirega üksteise järel kirju.
6. Kustutage lugemata ja ebaolulised kirjad ühe klõpsuga: CTRL + A.
7. Käivitage Outlook ainult üks kord: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (xx jaoks sisestage oma Outlooki versiooni number ja kopeerige käsk käsureale paremklõpsuga)

Järeldus: tõhususe huvides kasutage Outlooki näpunäiteid

Eelkõige hindavad kasutajad Microsoft Outlooki kasutajasõbralikkust ja funktsioonide valikut, mis sisaldavad lisaks e-kirjade koostamisele ja saatmisele ka palju muid tööriistu ja funktsioone. Outlooki üldiste funktsioonide tundmine on hädavajalik. Lisaks on tõhususe huvides kasulik proovida ja rakendada täiendavaid näpunäiteid. Nende abil on võimalik Microsoft Outlookist maksimumi võtta, kõiki ülesandeid professionaalselt töödelda ja kasutada kõiki võimalusi, mida tarkvararakendus pakub era- või ärikasutajatele.