Videokonverentsi rakendamine, tööriistad ja õiguslik alus

Olge kodust maailmaga ühenduses

Hiljemalt koroonapandeemia ja sellega seotud kodukontori tõttu on videokonverentsidest saanud paljude töötajate igapäevatöö lahutamatu osa. Seetõttu uurime lähemalt, millised tehnilised nõuded on vajalikud, millised vahendid sobivad ja millised seaduslikud tingimused videokonverentsile kehtivad.

Mis on videokonverents?

Videokonverents on kohtumine kahe või enama inimese vahel, mis toimub praktiliselt Interneti kaudu. Videokonverentsil osalejad suhtlevad veebikaamera ja mikrofoni kaudu.

Videokonverentsi korraldamiseks on vajalik videoserver, millele pääsevad juurde kõik osalejad. Videokoosoleku ajal näevad kõik asjaosalised tavaliselt üksteist.

Moderaator võtab sageli osalejate kutse videokonverentsile ja konverentsi modereerimise ise üle. See isik võib näiteks lubada teistel osalejatel kõneks oma monitori või mikrofoni vabastada.

Sõltuvalt videokonverentsi tarkvarast saavad inimesed üritusest osa võtta oma arvuti või nutitelefoniga.

Turul on nii tasuta kui ka tasulisi videokonverentsitööriistu.

12 pakkujat veebikohtumiste jaoks

1. Mikogo

Mikogo on Saksamaa veebikonverentside ja virtuaalsete esitluste pakkuja. Mikogo eripära on see, et videokonverentsil jagatakse ainult ekraani, kuid osalejad ei suhtle üksteisega otse video, vaid ainult heli kaudu.

Mikogo koosoleku korraldaja peab konto seadistama. Seejärel saab teisi kasutajaid ekraani jagamiseks või juhtimiseks e -posti teel kutsuda. Osalemine on võimalik HTML -vaataja kaudu nutitelefoni või lauaarvuti brauseri kaudu.

Ühendused Mikogo kaudu on krüptitud 256 bitiga.

Lisateave: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting on mõeldud kõrglahutusega videokonverentside pidamiseks. Sõltuvalt valitud paketist saab videokoosolekust osa võtta kuni 250 inimest ja video kaudu saab ühendada maksimaalselt 25 inimest.

Koosoleku korraldamine on lihtne ja seda saab rakendada spontaanselt. Moderaatorid saavad kasutajatele aktiveerida üksikuid funktsioone, näiteks mikrofoni või ekraani jagamist.

Lisaks brauseri või rakenduse kaudu osalemisele on võimalik helistada ka telefoni teel.

Lisateave: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer on tööriist, mis töötati algselt välja arvutite kaugjuhtimiseks. TeamViewer pakub nüüd koosolekutega videokonverentside jaoks oma tööriista. Tänu otsast krüpteerimisele pakub tarkvara kõrgeid turvastandardeid ja võimaldab nii spontaanseid kohtumisi kui ka häälkõnesid. Suhtlemine on võimalik otse heli või vestluse kaudu. Videokoosolekul saab TeamVieweriga osaleda kuni 300 inimest.

Lisateave: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Google Hangoutsiga pakub Google ettevõtetele G-Suite'i osana tasulist tööriista. See võimaldab videokonverentse otse läbi viia. Teise võimalusena on võimalik korraldada Google Meetiga videokoosolekuid. Kasutajatel on isegi võimalus vestlused subtiitrida või tõlkida otse. Tõlkefunktsioon pole aga veel täielikult välja kujunenud.

Google Meeti kasutamiseks vajavad kasutajad Google'i kontot. Osalemine on võimalik ka brauseri või Gmaili kaudu ilma rakenduseta. Üks Google'i videokonverentsi tööriista eelis on see, et kõiki teisi Google'i tooteid, näiteks Google'i arvutustabeleid või dokumente ja kalendreid, saab hõlpsasti videotööriistaga kombineerida.

Lisateave: meet.google.com

5. Cisco Webex

Cisco Webex on valmistatud professionaalseks kasutamiseks. Teoreetiliselt võib koosolekul osaleda kuni 40 000 inimest, näiteks suurtel konverentsidel või messidel. Osalemine on võimalik ka ilma vastava kontota lingikutse kaudu. Registreeritud kasutajana on aga lisafunktsioone.

Lisateave: www.webex.com

6. Suum

Zoom on üks populaarsemaid videokonverentsi tööriistu nii era- kui ka ärivaldkonnas. Koosolekuid saab sünkroonida ja kohe oma kalendriga luua. Kõigi osalejate nõusolekul saab videokonverentse väga lihtsalt salvestada. Teine eelis on see, et ekraane saavad jagada mitu osalejat. Samuti saate luua näiteks oma koosolekuruume.

Konverentsidel osalemine on võimalik nii laua- ja nutitelefonirakenduse kui ka brauseri kaudu.

Lisateave: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams on osa Microsofti Office365 komplektist. Tööriist on spetsialiseerunud peamiselt meeskonnatööle. Seega pole see lihtsalt videokonverentsi tööriist, vaid pakub samal ajal ka projektijuhtimise elemente.

Ühel koosolekul saab osaleda kuni 10 000 inimest.

Lisateave: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connecti koosolekud

Adobe'i videokonverentsitööriist on mõeldud peamiselt professionaalsetele kasutajatele. Näiteks koosolekuruumid saab kujundada korporatiivse kujundusega. Tööriist pakub ka palju erifunktsioone, nagu anonüümne konverentsil osalemine.

Lisateave: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsofti Skype käivitati algselt vestlus- ja videokõneteenusena. Tööriist on kasutusel olnud aastast 2003. Nüüd aga kasutavad paljud inimesed ka Skype'i videokonverentsideks. See tähendab, et ka faile saab siin hõlpsalt jagada. Suhtlemine on võimalik ka integreeritud messengeri kaudu.

Lisateave: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi pakub suhtlemiseks tasuta tasuta tarkvara. See hõlmab ka videokonverentsi tööriista Jitsi Meet. Videokoosolekuid saab alustada spontaanselt ilma rakenduse või registreerimiseta. Koosolekuga liitumine on võimalik individuaalselt loodud rakenduse kaudu.

Kohtumisi Jitsi kaudu saab planeerida ja korraldada ühiste kalendrite abil. Tööriista saab ühendada ka projektihaldustarkvaraga nagu Slack.

Ainus puudus: tootja sõnul saavad kvaliteetselt suhelda ainult kuni 35 osalejat.

Lisateave: meet.jit.si

11. Seejuures

Selle abil saab videokonverentse alustada otse brauseris ilma konto või rakenduseta. Osalemine on hõlpsasti võimalik nutitelefoni või töölaua kaudu.

Lisateave: howby.com

12. SocialHub Meet

Saksamaal välja töötatud tööriist SocialHub Meet avaldab muljet eelkõige GDPR-iga ühilduva rakendusega. Seetõttu sobib see ettevõtetele, kes väärtustavad andmekaitset. Näiteks kõiki teenuseid hostitakse Saksamaa serverites ja üksikuid ruume saab paroolidega kaitsta.

Lisateave: socialhub.io

Videokonverentsi tööriista olulised valikukriteeriumid

Esiteks peaksite kaaluma, millised on teie nõuded virtuaalse koosoleku tarkvarale. Kas soovite tööriista kasutada puuduvate töötajatega suhtlemise säilitamiseks? Või soovite luua suhtlusplatvormi üksikasjalikuks aruteluks klientidega? Oma vajadustele õige valiku tegemiseks peaksite täpselt teadma, millised on teie vajadused. Olulised punktid, mida kaaluda, millal Funktsioonide valik tähelepanu tuleks pöörata järgmistele:

• Kõrglahutusega või madala eraldusvõimega videokvaliteet,
• Potentsiaalsete osalejate maksimaalne arv,
• Funktsioon ekraani jagamiseks,
• Võimalus teha koostööd dokumentidega,
• Andmete krüptimine ja
• Hind ja siduv leping.

Millised on tasuliste videokonverentsitööriistade eelised?

Paljud ettevõtted pakuvad oma videokonverentsi tööriistu tasuta ja isegi ilma registreerimiseta. Siiski on nende tööriistade funktsionaalsus sageli piiratud. Lisaks võib juhtuda, et tasuta versioonide eest tasutakse programmide kogutud andmetega.

Tasulise versiooni puhul on tööriistade “nälg andmete järele” tavaliselt piiratum.

Kui ettevõtted vajavad regulaarselt videokonverentsi tööriistu, on parem minna üle tasulistele versioonidele. Teil on kasu suurematest andmeturvetest ja kõikidest vajalikest funktsioonidest.

Milliseid seadmeid ma videokonverentsi jaoks vajan?

Videokonverentsi edukaks toimimiseks peavad olema täidetud järgmised tehnilised nõuded:

• piisavalt kiire Interneti -ühendus
• piisavalt suure eraldusvõimega kaamera
• töötav mikrofon

Videokonverentsi läbiviimiseks või selles osalemiseks on vajalik minimaalne ribalaius 3 megabitti. See tagab, et pilti saab näha ilma tõmblemata. Igal juhul on videokonverentsi ajal soovitatav välja lülitada kõik programmid, mis nõuavad palju ribalaiust. Isegi video või muusika voogesitust ei tohiks videokoosoleku ajal kasutada, kui ribalaius on väike.

Netikett videokoosolekutel

Videokonverentside tõrgeteta toimimiseks peaksid osalejad järgima teatavaid reegleid. Parim on moderaatoritel koosoleku reeglid ette teatada. Võimalikud reeglid on järgmised:

• Sellest ei räägita ilma eelneva teatamiseta. Muidu võib juhtuda, et kõik räägivad korraga.
• Kui üks inimene esitleb, lülitavad teised oma mikrofoni välja. Nii ei häiri lektorit sellised helid nagu sahin.
• Kui osalevad kõik kaameraga inimesed, peaksid kõik ka oma kaamerad sisse lülitama. Kõik muu oleks ebaviisakas.
• Igaüks peaks riietuma videokoosoleku jaoks nagu kohapealseks kohtumiseks. Lõppude lõpuks ei tuleks keegi jooksukostüümis kontorisse.

Videokonverentsi eelised ja puudused

Videokonverentse pakuvad paljud ettevõtted eelised:

• Asukohtadevaheline suhtlus ilma pika teekonnata
• Reisikulude kokkuhoid
• lühemad reageerimisajad
• optimeeritud suhtlus ja kiirem otsuste tegemine
• parem kriisi- ja projektijuhtimine

Siiski on ka neid miinus kuidas:

• suurem tehniline pingutus
• Suhtlemine on võimalik ainult abivahenditega
• vähenenud tähelepanu aeg ekraanil
• mittesiduv iseloom kui kohapeal toimuval kohtumisel

Videokonverentsi õiguslikud tingimused

Andmekaitseseaduse mõttes kuuluvad videokonverentsid isikuandmete kaitse üldmääruse alla. Sellest tulenevalt võivad tööandjad koguda ja kasutada töötajate andmeid, kui need täidavad „töösuhte eesmärki” (BDSG § 26 lõige 1) või kui tööandjal on sellega seoses „õigustatud huvi” (GDPR artikli 6 lõige 1 f).

Tööandja huvid on vastuolus töötajate huvidega, mis väärivad kaitset. Need oleksid näiteks ohus, kui videokonverentsi tööriista kasutatakse mitte ainult koosolekuteks, vaid ka kodukontoris töö jälgimiseks.

Vältige videokonverentsi väsimust

Teoreetiliselt saab videokonverentse alustada igal ajal ja igal pool, kuid praktikas võib videokoosolekute kogunemine põhjustada väsimust.

Selle üheks põhjuseks on stiimulite suur tihedus, nt koosolekutel, kus on palju osalejaid. Samal ajal ei tea videokoosolekul, kui kaamera on sisse lülitatud, kunagi teada, kes sind vaatab. See tunne, et sind jälgitakse kogu aeg, võib väsimuse sümptomeid veelgi süvendada. Lõppkokkuvõttes suurendab ka pidev pilk ekraanile väsimust ilma liigse segamiseta.

Seda saab parandada pikematel videokonverentsidel pauside tegemisega. Samuti võib olla mõistlik, et osalejad ei pea kogu aeg oma videoga konverentsil osalema.

Videokonverentside salvestamine - mis on lubatud?

Kuigi videokonverentside salvestamine näib olevat paljude jaoks tavaline tava ja paljud tööriistad pakuvad seda võimalust, on tõsiseid juriidilisi probleeme.

STGB andmetel võib see olla kuritegu, kui loata salvestatakse mitteavalikud vestlused või videokonverentsid. Kehtivad andmekaitseseadused keelavad ka videokoosolekute salvestamise ilma osalejate nõusolekuta.

Põhimõtteliselt näeb seadus videokonverentsi otseülekande asendajana. Seal saavad osaleda ka kõik, kellel pole videosalvestust.

Samuti ei kehti argument videokoosoleku dokumentatsiooni rakendamiseks salvestusega, sest videokonverentsil on võimalik ka teksti kaudu logimine.

Videokonverentsi salvestamiseks tuleb esitada järgmised andmed:

• Kõigi asjaosaliste vabatahtlik nõusolek, mis saadakse enne salvestuse algust.
• Nõusoleku kirjalik vorm või nõusoleku dokumentatsioon.
• Osalejate selgitus salvestuse tähenduse ja eesmärgi kohta.
• Viide nõusoleku tagasivõtmise õigusele.

Põhimõtteliselt ei tohiks moderaatorid ega osalejad videokonverentse salvestada ilma teiste videokonverentside nõusolekuta. See ei kehti ka juhul, kui salvestus tehakse lihtsa dokumentatsiooni eesmärgil.

Milline tööriist sobib minu videokonverentside jaoks?

Täna on igapäevaelu osa sellest, et videokonverentse korraldatakse ettevõtetes. Vastavate tööriistade turg on suur, nii et võite kiiresti asjadest ilma jääda. Järgmised küsimused aitavad teil õiget tarkvara valida:

• Kui palju inimesi osaleb keskmiselt minu videokonverentsidel?
• Kas mul on "ainult" vaja videokõnede jaoks tööriista või peaks tööriist sisaldama muid funktsioone, nagu sõnumitooja, projektihaldusfunktsioonid jne?
• Kas videokoosolekute kohtumisi peaks olema võimalik otse kalendrisse integreerida?
• Kas soovite, et tööriista serverid asuksid Saksamaal?
• Kas kohtumist on võimalik kuidagi salvestada?
• Kas ma saan luua mitu koosolekuruumi?
• Kas brauseri kaudu on võimalik koosolekutel osaleda?
• Kui palju raha mul on kuus videokoosoleku tööriista jaoks?
• Kas ma juba kasutan selliseid tööriistu nagu G-Suite, Adobe või Microsoft?

Praktikas tasub enne näiteks tasulise tellimuse võtmist proovida erinevaid tööriistu. Enamik teenusepakkujaid töötab tasuta prooviperioodiga, mis on 14 päeva või rohkem. Selle aja jooksul saate tööriistu põhjalikult katsetada erinevate videokonverentsidega ja lasta end veenduda vastavate eeliste osas.

Sarnaselt muu tarkvaraga töötate teie ja teie meeskonnad sellega lõpuks. Seetõttu peaksid ettevõtted kaasama oma töötajad otsustusprotsessi, et ühiselt jõuda üksmeelele selle tööriista osas, mida lõpuks kasutatakse.