Selle asemel, et kirjutada samu e-kirju ikka ja jälle, näiteks klientide päringutele vastates, saate juba koostatud e-kirjad mallidena salvestada ja igal ajal uuesti helistada.
Ükskõik, kas töötate tugiosakonnas, klienditeeninduses, personaliosakonnas, raamatupidamises või vabakutselisena: peate kindlasti saatma sama või sarnase sisuga e-kirju ja võib-olla ikka ja jälle . Need võivad olla vastused klientide päringutele, taotluste tagasilükkamine, regulaarsed aruanded (igaüks uute lisadega) või koosolekukutsed.
Sellistel juhtudel pakub Outlook võimalust salvestada valmis (või pooleliolevad) e-kirjad mallidena ja need igal ajal alla laadida. Vajadusel saate seejärel e-kirjadele täiendusi kirjutada, faile manustada vms. Outlooki mallifunktsioon sobib ka siis, kui salvestate ulatuslikumat teavet kohtumiste või ülesannete kirjetesse või koosolekukutsetesse, mis järgivad sageli sama mustrit. Samuti saab luua ja hankida märkmete malle.
Määrake meilide mallid
E-kirjade malli saate määrata järgmiselt.
- Kirjutage ja vormindage e -kiri. Kui see on kasulik, lisage vajalikud failid. Paljude postimallide puhul võib olla otstarbekas sisestada ka kirja saajad kohe.
- Niipea kui olete e-kirja lõpetanud, helistage käsule FILE >> SAVE as.
- Valige väljal FAILITÜÜP OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Sisestage sisukas failinimi ja klõpsake nuppu SALVESTA.
- Nüüd saate avatud kirja saata või selle sulgeda.
Mallide määratlemise protseduur on erinevates Outlooki moodulites sama. Seetõttu kirjeldame neid selles artiklis ainult e-posti mallide abil.
Kui kasutate oma meilitöötlusprogrammina Wordi, ei saa vormindatud e-kirju Outlookis mallidena salvestada kuni versioonini 2003 kaasa arvatud. Kui kutsute Outlooki sõnumiaknas käsu FILE >> SAVE as (nagu eespool kirjeldatud), saate valida paljude failivormingute hulgast, kuid mitte OFT -vormingu (Outlooki mall).
Loomulikult saate vormindatud sõnumi teksti Wordi faili salvestada ja hiljem selle alla laadida. Word ei salvesta selliseid seadeid nagu teema, adressaat või failimanused, seega peaksite selle teabe käsitsi sisestama.
Väike trikk aitab aga e-kirju mallidena salvestada isegi siis, kui kasutate Wordi oma e-posti redaktorina: lülitage Word ajutiselt oma meiliredaktorina välja. Selleks helistage Outlookis käsule LISAD >> VALIKUD >> E-MAILI VORMING ja desaktiveerige vastav suvand SÕNUMIVORM.
Kui olete e-kirja juba koostanud ja vormindanud, ei saa te seda ikkagi Outlooki mallina salvestada-Wordi deaktiveerimine jõustub ainult uute meilide puhul.
Töö, mida olete juba teinud, pole aga asjata olnud:
- Esmalt salvestage kiri mustandina, vajutades klahvikombinatsiooni CTRL + S või kasutades käsku FILE >> SAVE.
- Kui te pole seda veel teinud, desaktiveerige Word e -posti redaktorina, nagu eespool näidatud.
- Nüüd avage salvestatud e -kirjad kaustas „Mustandid” ja helistage seejärel käsule FILE >> SAVE as - „Outlooki mall (* .oft)” on nüüd salvestusvorminguna saadaval.
- Kui olete kõik mallid määratlenud, aktiveerige Word uuesti meiliredaktorina.
Kiire juurdepääs mallidele
Kui kasutate oma e-posti suhtluse tõhustamiseks Outlooki malle, olete ilmselt juba ennast ärritanud tülika viisi eest, kuidas malle Outlookis kutsutakse.
Saate oma mallidele palju mugavamalt juurde pääseda, kui seadistate postkasti eraldi kausta. Seejärel avage lihtsalt mallid, topeltklõpsates mallikaustas soovitud kirjet.
Teistes Outlooki moodulites saate vastavate mallide jaoks kaustu luua. Mallikausta saate kätte järgmiselt:
- Kasutage Fail >> Uus >> Kaust või CTRL + SHIFT + E, et luua uus kaust postkasti või isiklikku kausta. Nii et kaust oleks kaustaloendi ülaosas, sisestage esimese tähemärgina alajoon, näiteks "MALLID".
- Avage äsja loodud kaust Outlookis.
- Avage Windows Exploreris kaust, kuhu Outlooki mallid on salvestatud. Tavaliselt on see kaust "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Nüüd korraldage Exploreri ja Outlooki aknad nii, et mõlemad oleksid ekraanil kõrvuti nähtavad.
- Valige Exploreris oma e-posti mallid ja lohistage need hiire vasaku nupuga vajutatuna uude gruppi MINU MALLID.
Outlook 2007 -s peate malli avamisel vastama pildil olevale turvaküsimusele nupuga OPEN. Et seda päringut ei kuvataks iga kord, kui kaustast malli kutsutakse, deaktiveerige suvand ALATI KINNITA ENNE SELLE FAILITÜÜBI AVAMIST. Olge siiski ettevaatlik mallide saamisel e -posti teel ja avage mallid ainult teile hästi tuttavatest allikatest.
