Kas teil on tõesti vaja postkasti viie aasta taguseid kirju või 2008. aasta ajakava ja ülesannete loendit? Kui ei, siis on soovitatav vana liiteseade Outlookist välja viia. See muudab teie Outlooki taas kiiremaks - u
Outlooki AUTOARCHIVING on selleks ette nähtud: see teisaldab vanemad andmed arhiivifaili kas pärast päringut või automaatselt. Nagu isiklik kaust, salvestatakse ka arhiiv PST-vormingus faili, nii et saate arhiivi Outlookiga igal ajal uuesti avada ja pääseda juurde selles sisalduvatele meilidele, kohtumistele ja ülesannetele. Arhiivi saab jagada ka mitmeks failiks, nii et teil oleks näiteks 2008, 2009 ja 2010 erinevad arhiivifailid.
Muide, ka üksikuid e -kirju või kohtumisi on võimalik arhiveerimisest konkreetselt välja jätta.
Muide, Outlook ei arhiveeri kontakte, sest sellel poleks mõtet.
Standardseaded vs individuaalsed seaded
Automaatse arhiveerimise saab seadistada individuaalselt. Kõigepealt määratlege standardseaded: Kui sageli arhiveeritakse, kui vanad peavad andmed olema, et neid arhiveerida, millisesse faili andmed salvestatakse, kas vanad andmed tuleks arhiveerimise asemel kustutada?
Lisaks saate valida sätteid üksikutele Outlooki moodulitele, näiteks e-kirjade või postkasti üksikute kaustade jaoks, mis erinevad standardseadetest. Nii on võimalik näiteks kohtumiskalender arhiveerida kord aastas, samas kui vanemad e-kirjad ostetakse kuue kuu pärast sisse. Või jäävad teatud projekti e-kirjad püsivalt Outlooki, ülejäänud e-kirjad aga arhiveeritakse aasta pärast.
Kui soovite igal Outlooki moodulil teha erinevaid seadeid, võite standardseaded vahele jätta. Kui jah, lugege siiski järgmist jaotist, sest siin on selgitatud kõiki seadistusvalikuid.
Muutke vaikeseadeid
Arhiivimisfunktsiooni standardseaded saate määrata järgmiselt.
- Outlookis kuni versioonini 2007 helistage käsule LISAD >> VALIKUD ja avage register ROHKEM. Outlook 2010 -s helistage käsule FILE >> OPTIONS ja avage vahekaart TÄIENDATUD.
- Outlookis kuni 2007. aastani klõpsake nuppu AUTO-ARCHIVING, Outlook 2010-AUTO-ARCHIVING SETTINGS.
- Aktiveerige suvand AUTOARCHIVE IGA X PÄEV ja määrake ajavahemik, millal arhiveerimine peaks toimuma.
- Kui teile tundub tüütu, et peate iga arhiveerimisprotsessi jaoks dialoogi kinnitama, deaktiveerige valik START AUTOARCHIVING AFTER CONFIRMATION.
- Kui märkite Outlookis aegunud e-kirjad, mida te enam ei vaja, ja te ei soovi neid arhiivida, aktiveerige suvand DELETE EXPIRED ITEMS (AINULT E-MAILI KAUST).
- Igal juhul aktiveerige suvand ARHIIVI VÕI KUSTUTA VANAD ELEMENDID.
- Kui aktiveerite suvandi SHOW ARCHIVE FOLDER IN FOLDER LIST, kuvab Outlook pärast arhiveerimist automaatselt arhiivifaili ja kuvab selle kaustade loendis. See tähendab, et saate arhiveeritud andmetele kohe juurde pääseda, kuid siis peate loobuma allhanke kiiruse eelisest.
- Väljal DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN määrake, kui vanad peaksid andmed olema, et need arhiivi teisaldada (või täielikult kustutada).
- Kui soovite andmeid arhiivi üle kanda, aktiveerige suvand MOVE OLD ELEMENTS TO ja valige soovitud kaust SEARCH abil või sisestage nupu kõrval olevale väljale uue arhiivifaili nimi, mille Outlook peaks looma.
- Kui soovite selle asemel vanad andmed pöördumatult kustutada, aktiveerige suvand LÕPUKS KUSTUTA VANAD ELEMENDID. Et kõik vanad elemendid kohe eemaldada, klõpsake nuppu KOHALDA SEADED KÕIGILE KAUSTADELE, kuid pidage meeles, et seda ei saa tagasi võtta.
- Sulgege dialoogid.
