Exceli failide salvestamine ja jagamine: kiire ja lihtne

Oluline teave, mis võib aidata

Kui projekti või ülesande kallal töötab mitu kolleegi, on sageli vaja koos töötada Exceli töövihiku või Exceli programmi tabeli kallal. Enne selle vabastamist veenduge siiski, et valite õige vormingu ja salvestate Exceli faili õigesti. Lisaks peaksid kasutajad pöörama tähelepanu faili suurusele ja võimalusel jagama. Mõnikord aga piisab andmete avaldamisest, et neile ligi pääseda.

Exceli faili salvestamine: see toimib järgmiselt

Kasutades Exceli klahvikombinatsiooni "Ctrl + S" või "Fail> Salvesta" või "Salvesta nimega", on võimalik praegune Exceli fail salvestada individuaalse failinime alla. Lisaks standardsetele .xls ja .xlsx failitüüpidele pakub Excel salvestamist OpenDocument või PDF -vormingus.

Teie Exceli töövihikud saab salvestada soovitud salvestuskohta, määrates eelnevalt standardse salvestuskoha. Salvestuskohta saab muuta ka mõne sammuga. Mõnikord on kasulik, kui dokumendi kaust või salvestustee kuvatakse töövihiku lahtris. Seda võimaldab see tabeli funktsioon.

Salvestage Exceli fail varukoopiaga

Enne dokumendis muudatuste tegemist on soovitav teha olulistest Exceli failidest varukoopiad. Varukoopia saab luua mõne Exceli funktsiooni või makro abil. Samuti saate oma Exceli töövihiku konfigureerida nii, et iga muudatuse tegemisel salvestatakse eelmise töövihiku versiooni varukoopia.
Andmed ja väärtuslik tööaeg võivad kaduda voolukatkestuse või salvestamata Exceli faili tahtmatu sulgemise tagajärjel. Seetõttu on soovitav aktiveerida Exceli funktsioon "AutoRecover", et käivitada automaatne andmete salvestamine.

Juhendivideo: Microsoft Excel: salvestage fail ja jagage seda teiste kasutajatega

Jagage Exceli faili: võimalused

Kui soovite teiste kasutajatega jagada Exceli töövihiku või dokumendi andmeid, on teil lisaks integreeritud väljalaskefunktsioonidele ka muid võimalusi.

• Diagrammi salvestatud andmetest saab avaldada näiteks ettevõtte sisevõrgus või veebisaidil. Selleks peate Exceli loendist andmete graafikuna eksportimiseks kasutama mõnda funktsiooni. Excel pakub ka võimalust kopeerida soovitud alampiirkond Exceli tabelist graafikuna, et see esitlusesse või muusse rakendusse sisestada ja kuvada.
• Exceli loendeid või individuaalseid arvutustabeleid saab hõlpsalt ja kiiresti töökaaslastele meili teel saata. Sobiva nupu integreerimine Exceli tööriistaribale hõlbustab selle kasuliku makro saatmist ja kasutamist.
• Exceli töövihikut saab jagada ka võrgu kaudu ja seega saab seda muuta mitu kasutajat. Enne seda saab töövihiku makro abil kopeerida ja teise failinimega salvestada.
• Lõpuks saate Exceli faili jagada, salvestades töövihiku veebipilve, näiteks OneDrive. See võimaldab teistel kasutajatel faili redigeerida.

Exceli faili jagamine on turvalisem

Lisaks Exceli andmetele kaitsevad pakutud teavet ka mõned funktsioonid:

• Digitaalallkirju saab mugavalt integreerida Exceli faili või kausta, et tagada andmete terviklikkus ja autentsus. Digitaalallkiri näitab teistele, et töövihiku või dokumendi sisu on kontrollitud ja allkirjastatud.
• Enne Exceli arvutustabeli või töövihiku mis tahes kujul meeskonnakaaslastele või kellelegi teisele andmist tuleks see isikuandmetest ja teabest puhastada.
• Exceli arvutustabeli või kausta valemite kaitse takistab soovimatuid muudatusi, kui dokumendiga töötavad mitu inimest.
• Enne töövihiku edastamist võib olla kasulik kopeerida üksikud töölehed uude Exceli töövihikusse ja asendada valemid väärtustega.

Õige vorming Exceli faili jagamiseks

Ettevõtted ja ettevõtted kasutavad sageli Exceli uuemaid ja vanemaid versioone. Mõnikord võib olla vaja muuta Exceli faili failitüüpi:

• Exceli menüü abil saab faili PDF -failina suhteliselt lihtsalt salvestada.
• Exceli faili või tabeli saab CSV -vormingus salvestada vaid mõne sammuga.
• Et Exceli fail ühilduks vanemate versioonidega, saab selle salvestada XLS -failivormingus.
• Kogu kausta sisu saab Microsofti tööriista abil teisendada XLSX -failivorminguks.
• Käsitsi ühilduvuse kontrolli saab teha nii, et salvestatud Exceli faile saaksid lugeda vanemad programmiversioonid.

Vähendage Exceli töövihiku suurust

Mitme tuhande reaga Exceli tabelit pole nii lihtne jagada. Enne suure Exceli faili jagamist on vaja nt. B. jagada makro abil. Kuid võite neid näpunäiteid kasutada ka faili suuruse oluliseks vähendamiseks. Nii Exceli vanemate kui ka uuemate versioonide puhul saate kaustas oleva pildi või kogu graafika tihendada ja valida erinevate resolutsioonide vahel.

Järeldus: salvestage Exceli fail ja jagage seda teiste kasutajatega

Kui teised inimesed vajavad Exceli töövihiku andmeid, on kasutajatel mitu võimalust. Esiteks peaksid kasutajad salvestama Exceli faili. Selleks on saadaval erinevad failitüübid. Exceli faili jagamiseks tuleks unikaalne failinimi eelnevalt kindlaks määrata. Lisaks saab enne võimalikke muudatusi teha varukoopia, näiteks makrode abil. Exceli programm võimaldab ka vähendada Exceli failide suurust või jagada töövihikut, muuta failivormingut või sisestada digitaalallkirja, enne kui kasutajad jagavad Exceli faili teiste inimestega.

Veel huvitavaid artikleid Excelis

• Kui Exceli arvutustabeli kallal töötab mitu inimest, on kasulik tuvastada muudatused sisus või valemites.
• Töövihiku täielikku Exceli lehte saab kiiresti teisaldada või teise Exceli töövihikusse kopeerida.
• Tühjad read saab jäädavalt eemaldada automaatse filtreerimise funktsiooniga.
• Üleliigse sisu kustutamine vähendab Exceli faili failisuurust.
• Töövihiku Exceli valemeid saab teisendada ühe korraga.
• Exceli failide jaoks saab salvestada eelvaate graafika.
• Selle logif.webpunktsiooni abil näete alati kellaaega ja inimest, kes muutis lahtri sisu.

KKK

Kuidas jagada Exceli arvutustabelit?

Avage töövihik ja klõpsake vahekaarti Ülevaatus. Liikuge jaotises „Muudatused” väljalaskevalikule „Kasutajatel on lubatud alasid muuta”. Enne jagatud tabeli määratlemist valige kasutajaõiguste menüüst „Uus”.

Kust leida Exceli automaatseid varukoopiaid?

Aktiveerides funktsiooni AutoRecover, salvestab Excel praegu avatud tööruumi iga kümne minuti järel standardseadistuses. Varukoopia peaks olema algfailiga samas kaustas.

Kuidas töövihiku kirjutuskaitse välja lülitada?

Avage oma töövihik. Klõpsake failimenüüs nuppu "Teave" ja desaktiveerige üldosas kast "Lukustatud".