Kuidas professionaalselt PowerPointi esitlusi saata

Saatke esitlusi peagi

Esitluse loogiline koostamine ja slaidide professionaalsemaks muutmine tekstide, graafika, animatsioonide ja videotega on saatejuhtidele PowerPointi kõige olulisem eesmärk. Esitlus peaks puudutama, teavitama ja edastama pädevat sisu. Samal ajal on esitluse kontseptsioon väärtuslik ainult siis, kui adressaat saab slaidid vaadata viisil, kuidas need loodi.

See on hõlpsasti võimalik publiku ees esinedes või videoplatvormi (nt Skype või Zoom) kaudu. Kolleegid, äripartnerid või sõbrad istuvad otse esitlusruumis või virtuaalses konverentsisaalis. Sel juhul on võimalik ilma igasuguse pingutuseta suhelda ja tõlgendada publiku näoilmeid.

Kavandatud esitluse saatmisel on olukord teine. Siin ei saa looja ega esitaja tagada, et kogu slaididel olev teave on arusaadav. Sel põhjusel on sisu oluline. Tähelepanu äratamiseks on hädavajalik sihtida sihtrühma ja adressaate sihtrühmaga ning näiteks tagada interaktsioon edasiste hüperlinkidega. Lisaks võivad ühilduvusprobleemid tekkida hoolimata väärtuslikust sisust. Muu hulgas on need seotud asjaoluga, et saatja ja adressaat kasutavad erinevaid PowerPointi versioone või kasutavad esitluste jaoks mõnda muud programmi, näiteks Apple'i Keynote'i.

Seda olulisem on, et PowerPointi esitluse või üksikute slaidide saatmisel jälgitakse, et slaidid oleksid loetavad ja äratavad tähelepanu. Esitluse saatmisel või saatmisel pakub PowerPoint laia valikut katsetatud funktsioone, millega iga adressaat, olenemata nende tehnilisest varustusest, saab aru ja mõista PowerPointi esitluse olulist teavet. Praktiline on ka PowerPointi võimalus kontrollida esitlust enne saatmist võimalike ühilduvusprobleemide osas. Kui saate teate ühilduvusprobleemidest, saate need enne saatmist kõrvaldada.

Videoõpetus: Kuidas PowerPointi esitlusi edukalt salvestada, eksportida ja saata

Kuidas ja millises vormingus PowerPointi esitlusi manustena saata?

Lihtsaim ja levinuim viis kompetentsiga loodud esitluse saatmiseks on selle lisamine meilile. Paljud iga päev saadetud miljarditest meilidest sisaldavad erinevates vormingutes esitlusfaile. PowerPoint pakub teisendamiseks järgmisi failivorminguid:

Failivormingud	kasutada
pptx	Standardvorming PowerPointis esitluste salvestamiseks.
pptm	Standardvorming PowerPointis esitluste salvestamiseks makrodega.
ppt	Endine standardvorming PowerPointis versioonides 97-2003. See on endiselt tavaline failivorming, kuna paljud ettevõtted ja eraisikud kasutavad endiselt PowerPointi vanemaid versioone.
xps	XPS -failid on XML -paberi spetsifikatsiooni failivormingus. See on failivorming, mis sarnaneb PDF -iga (Portable Document Format) ja mille töötas välja Microsoft. Selle saab avada otse Microsoft Edge'is või Internet Exploreris.
pot, potm, pott	Loob sobivas vormingus PowerPointi mallifailid.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Salvestab esitluse üksikute piltidena, sõltuvalt valitud failivormingust. Neid pilte saab staatiliselt vaadata pilditöötlustarkvara abil.
pdf	Salvestab faili tuntud ja kogu maailmas kasutatavas PDF-vormingus. Esitlus salvestatakse staatiliselt, slaidide üleminekuid ega animeeritud GIF.webp -e ei kuvata animeeritud kujul. Seda saab avada mis tahes seadmest.
odp	Kui salvestate PowerPointi esitluse ODP-failina, salvestatakse see avatud lähtekoodiga standardina. "OASIS avatud dokumendivormingut kontorirakenduste jaoks" saab lugeda tasuta kontoritarkvaraga, näiteks Open Office või LibreOffice.

Lisaks mainitud failivormingutele pakub PowerPoint ka muid konkreetseid failivorminguid, millesse slaidiseanssi saab salvestada.

Eksperdi näpunäide:

Kui salvestate esitluse faili laiendiga ppsx, salvestatakse fail avatud XML -vormingus. Faili saatmine laiendiga ppsx on parim valik, kui te ei tea adressaadi tehnilisi nõudeid. Pärast faili saatmist saab ta faili avada PowerPointi versiooniga 2007 või uuemaga või PowerPointi vaaturiga.

Näpunäide:

Kui teie esitlusfail on väga suur, näiteks PDF -failina, leiate oma esitluse nõtked vaid mõne klõpsuga. Selle tulemusena saate vähendada palju mälu võtvate piltide suurust ja muuta faili väiksemaks.

Salvestage slaidiseanss alternatiivses failivormingus 5 sammuga

Microsoft PowerPointis loodud slaidiseansi on võimalik mõne hiireklõpsuga teises vormingus salvestada. Selle jaoks on olulised järgmised 5 punkti:

1. Liikuge jaotisse "Fail> Salvesta nimega".

2. Valige, kuhu fail salvestada. Näiteks PowerPointis on teil võimalus salvestada fail töölauale pilveteenuse pakkujaga, näiteks OneDrive, või oma isiklike dokumentide kausta.

3. Kui soovitud salvestuskohta pole loendis, liikuge menüükäsule „Sirvi”.

4. Avaneb dialoogiboks, kus saate määrata nii salvestuskoha kui ka failivormingu. Failivormingut saate muuta, valides välja "Faili tüüp". Näiteks saate salvestada esitluse tavalise pptx -vormingu asemel pdf -failivormingus.

   

5. Viimases etapis salvestage fail, klõpsates nuppu "Salvesta". Kui soovite faili saata e-kirja manusena, on teil erinevaid võimalusi.

   • Koostage Microsoft Outlookis meil ja lisage esitlus failina.
   • Paremklõpsake salvestatud slaidiseansil ja valige menüüpunkt "Saada".
   

• Teisaldage fail pilvekettale, näiteks äripartneri jagatud Dropboxile, või kasutage Wetransferi, et saata suuri faile gigabaitide vahemikus.

Ekspordi esitlusi otse PowerPointist - pole probleemi!

Lisaks klassikalisele võimalusele salvestada esitlus, mille olete loonud töölauale või muusse salvestuskohta ja seejärel selle saata, pakub PowerPoint ka võimalust eksportida slaidiseansse erinevates vormingutes otse programmist. Osa faile salvestatakse ajutiselt või saadetakse otse, näiteks valikuga „Saada Microsoft Streami”. Ekspordi alustamiseks navigeerige:

1. Minge menüükäsku "Fail> Eksport".

2. Ekspordimenüüs on teil erinevad failivormingu valikud, millesse soovite esitluse eksportida.

Saate valida järgmiste valikute hulgast.

PDF / XPS -failivorming

Eksporditud PDF- või XPS -faili, mida ei saa muuta ja mis säilitab vormingu, fondi ja PowerPointi paigutuse nagu pilt.

Loo video

Jaotises „Loo video” saate slaidiseansist videofaili välja võtta. Dialoogiboksis saate valida, kas kasutada salvestatud ajajada ja kommentaare ning salvestatava faili kvaliteeti. Samal ajal antakse teile võimalus videofaili tihendada. Videofaili eeliseks on see, et seda saavad esitada ka inimesed, kellel puudub juurdepääs PowerPointile, PPTX -vaatajale või muule esitlustarkvarale, kuna neil pole administraatori õigusi.

Looge animeeritud GIF.webp	Animeeritud GIF.webp on funktsioon, mille abil salvestatakse teatud järjekorras mitu graafikafaili kujutist. Sarnaselt videoga luuakse liikuvaid pilte. Nii saab üksikuid esitlusslaid huvitavalt ja elavalt esitada.
Paketi slaidiseanss CD jaoks	Loob paketi, millesse slaidid ja manustatud elemendid salvestatakse üksusena nagu DVD -plaadil ja esitatakse mis tahes seadmes.
Looge jaotusmaterjale	Seda funktsiooni saate kasutada üksikute slaidide või kogu esitluse saatmiseks Microsoft Wordi. Seal saate tekste ja märkmeid edasi töödelda.
Muuda failitüüpi	Lihtne viis olemasoleva failitüübi, nt esitluse pptx -vormingus ppt -vormingusse muutmiseks.
Avaldage Microsoft Streamis	Microsoft Stream on tasuline voogesitusportaal, mis võimaldab esitlusi või videoid suurele hulgale inimestele kättesaadavaks teha. Microsoft Stream on ideaalne näiteks ettevõtte esitluste või ettevõtteürituste jaoks ning kutsutud osalejad pääsevad sellele hõlpsasti juurde Interneti -brauseri kaudu.

Esitluste jagamine - teine võimalus salvestada ja saata

Järgmine:

• Salvestage slaidiseanss klassikaliselt ka erinevates failivormingutes
• Ekspordi Microsoft PowerPointist

PowerPointi kasutajad saavad ka esitlust jagada.

Selleks liikuge jaotises „Fail” jaotisse „Jaga”. Avaneb uus aken, kus teil on võimalus salvestada oma esitlus teie valitud OneDrive’i draivile või saata see PDF -vormingus või slaidiseansina e -posti teel.

Teise võimalusena saate esitluse saata või salvestada väljastpoolt menüükäsuga „Vabasta”. Adressaadid saavad faili kas koopiana e -posti teel või mugavalt pilvesalvestusteenuse kaudu.

Järeldus: PowerPointi esitluse saatmiseks kasutage erinevaid valikuid

Professionaalse esitlusprogrammina eeldatakse, et Microsoft PowerPoint suudab tänu selles sisalduvatele valikutele ja funktsioonidele muuta ekraaniesitlused huvitavaks ja elavaks. Lisaks sisule on oluline, et adressaat saaks vaadata iga esitlust samamoodi, nagu see oli üles ehitatud. See pole alati võimalik ilma probleemideta, kuna igal kasutajal on erinevad tehnilised nõuded.

Sel põhjusel on PowerPointil võimalus salvestada ja saata slaidiseansse erinevates failivormingutes. Lisaks saab esitlusi eksportida või jagada mitmel viisil. Nende ekspordi- ja salvestusvõimalustega on võimalik, et esitlused tunduvad alati professionaalsed ja informatiivsed, välja arvatud vastuvõtja tehniline varustus.