Kuidas jälgida delegeeritud ülesandeid

Nii et pärast Outlooki kaudu ülesannete delegeerimist teate alati praegust status quot, saate määrata, et soovite saada ülekantud ülesannete olekuaruande. See võib olla kasulik ka eriti ulatuslike ülesannete puhul

Ülesannete delegeerimine

Ülesande delegeerimiseks helistage käsule Outlook 2013 või uuemas versioonis Algus - uued üksused - ülesande taotlus sisse lülitatud, Outlook 2010 Algus - uued elemendid - täiendavad elemendid - ülesande taotlus, Outlook 2003/2007 Uus - uue ülesande taotlus. Seejärel sisestage selle töötaja andmed ja e -posti aadress, kellele soovite ülesande üle kanda, ja esitage ülesanne. Aga mis siis, kui olete oma ülesannete planeerijasse ühe korra ülesande sisestanud ja alles hiljem mõistate, et teil pole selleks piisavalt aega ja et teil on parem see delegeerida? Seejärel jätkake järgmiselt.

1. Paremklõpsake ülesannet tööplaanis ja helistage Määrake ülesanne peal.
2. Seejärel sisestage selle isiku e -posti aadress, kellele soovite ülesande üle kanda, kirjutage lühisõnum ja kohandage tähtaega nii, et teil oleks veel aega tulemust üle vaadata.
3. Veenduge, et teil on kaks võimalust Salvestage selle ülesande värskendatud koopia minu ülesannete loendisse ja Saatke mulle olekuaruanne kohe, kui ülesanne on tehtud on sisse lülitatud. Vastasel juhul ei kuvata ülesannet teie ülesannete planeerijas; lisaks ei teavitata teid automaatselt ülesande täitmisest.
4. Esitage ülesande taotlus.

Nii tagate, et teid teavitatakse edusammudest automaatselt

Et delegeeritud ülesanded ilmuksid alati teie ülesannete planeerijasse ja teid teavitataks ülesande täitmisest, tuleb Outlookis aktiveerida kaks sammu 3 nimetatud võimalust. Siis ei pea delegeerimisel alati meeles pidama eelmise jaotise 3. valiku lubamist. Valikud on vaikimisi sisse lülitatud, kuid parem on kontrollida nende turvalisust:

1. Outlook 2010 või uuemas versioonis helistage käsule Fail - Valikud - Ülesanded sisse, Outlook 2003/2007 Tööriistad - Valikud - Ülesannete valikud. 

2. Outlook 2010 ja uuemates versioonides lubage järgmised valikud. Värskendage oma ülesannete loendit teistele inimestele määratud ülesannete koopiatega ja Saatke olekuaruanne, kui olen määratud ülesande täitnud A.. 

3. Lülitage Outlook 2003/2007 sisse kaks võimalust Hoidke määratud ülesandeid ülesannete loendis värskendatuna ja Saatke olekuaruanne, kui määratud ülesanded on lõpetatud a.
4. Sulgege dialoogid.

Nii saate kuvada lõpuleviimise olekut ja vastutust

Tegevuste loendis (vaade Lihtne nimekiri) veerg puudub % valmiset vaates Üksikasjade loetelu ilmub. Kui delegeerite sageli ulatuslikke ülesandeid ja teie töötajad dokumenteerivad Outlookis regulaarselt, mitu protsenti ülesannetest on nad juba lõpetanud, siis soovitan teil kasutada % valmis ka vaates Lihtne nimekiri sisestamiseks. See hoiab teid kursis edusammudega. Selleks toimige järgmiselt.

1. Valige ülesannete planeerijas vaade Lihtne loend: käsuvaade - vaate muutmine - lihtne loend.
2. Paremklõpsake mõnel veerupäisel, näiteks viide või vanemates versioonides Ülesande teemaja käivitage käsk Välja valik peal.
3. Lohistage nuppu % valmis B. dialoogist hiire vasaku nupuga veerupäistega reale. Minu soovitus: lohistage see veeru pealkirjast paremale Tähtaeg. Punane nool näitab, kuhu % valmis lisatakse uue veeru pealkirjana C.. Niipea kui nupp on soovitud asendis, vabastage hiirenupp.
4. Kui vaates pole veergu Vastutav kuvatakse, sisestage see nagu kirjeldatud. Vastutav võib leida dialoogi lõpus loendist Välja valik.
5. Seejärel sulgege dialoog Välja valik.