Microsoft PowerPointi kasutamine - näpunäiteid edu saavutamiseks

Kõik, mida peaksite teadma PowerPointi kasutamise kohta!

Miljonid kasutajad kogu maailmas hindavad Microsoft PowerPointi Office'i komplekti osana. Professionaalses keskkonnas on praegu standardne kombineerida loeng PowerPointi esitlusega. Privaatselt saab PowerPointi kasutada ka individuaalselt konkreetse teabe kasulikuks ja huvitavaks ettevalmistamiseks.

Microsoft PowerPoint on oma menüüs navigeerimise ja funktsioonide poolest kasutajasõbralik ja iseenesestmõistetav. Vaatamata sellele asjaolule on kasutajatel oluline tutvuda üksikasjalikult tarkvara erinevate funktsionaalsete valdkondadega. Lisaks on näpunäited kasulikud PowerPointi kogu potentsiaali kasutamiseks. Kui publiku tähelepanu suurendatakse visuaalsete stiilivahendite ja arusaadava ülesehituse abil, on esitluse eesmärke võimalik tõhusamalt saavutada.

Professionaalseks muuta PowerPointi esitlused visualiseerimiste abil

Pole kahtlustki, et visualiseerimised muutuvad meie ühiskonnas üha olulisemaks. Tänu nutitelefonide edasiarendamisele ja Interneti pidevale kättesaadavusele on videod, animeeritud või kõrge eraldusvõimega pildid ning heli ja muusika vaid ühe hiireklõpsu kaugusel.

Kuna inimesed tajuvad ja säilitavad visuaalset teavet intensiivsemalt, on visualiseerimiste kasutamine Microsoft PowerPointis hädavajalik. Põhimõtteliselt on PowerPointi esitluse eesmärk tuua faktid ja teave sihtrühmale sihitud viisil slaidide abil lähemale. Erinevad fondid, esiletõstmine ja värvid ning erinevad kirjasuurused näitavad publikule arutatud probleemide asjakohasust.

Samas on mõistetav, et esitlus, milles esitatakse ainult tekste, ei veena publikut. Mida rohkem on esitluses tekste, seda väsitavamaks muutub esitlus. Sel põhjusel on PowerPointil palju funktsioone ja stiilseadmeid:

• osalejate huvi edendamiseks,
• tähelepanu suurendamiseks ja
• kaasata publikut.

Visualiseerimised PowerPointis - siit leiate kõige olulisemad funktsioonid

Teksti sisestate PowerPointi alati vahekaardi „Start” kaudu. Menüüalast „Font” ja „Lõik” leiate kõige olulisemad võimalused tekstide tõhusaks individuaalseks muutmiseks.

Menüüalad „Font ja lõik” pakuvad professionaalseid tööriistu tavaliste tekstide kohandamiseks PowerPointis.

Lisage graafika ja SmartArt - need on teie valikud

Lisaks esitluse tavalistele tekstkehadele on mõttekas kasutada slaidide kujundamisel pilte ja Microsoftis populaarset nutikat kunstigraafikat. Selgitav graafika tõmbab tekstid sõnadeta alla ja suurendab nende väljendusrikkust. Kui teete esitlust tehniliste üksikasjade või konkreetse sisu kohta, on seda olulisem toetada teavet sobiva graafika ja SmartArtsi abil.

Graafika ja SmartArtid leiate Microsoft PowerPointi vahekaardi "Lisa" menüüelementide "Pildid" ja "Illustratsioonid" alt.

Muuhulgas on teil võimalus:

• Integreerige pildid isiklikust fotoalbumist slaididesse või
• kasutada ekraanipilti.

Lisaks Smart Arti graafikale, kus saab visualiseerida loendeid, tsükleid või protsesse, leiate valikumenüüst „Illustratsioonid“ ka diagrammi või 3D-mudeli oma esitlusse integreerimise võimaluse.

Sisestatud pilte saab ka professionaalselt PowerPointis redigeerida. Seda saate teha, tõstes tarkvara sisse manustatud pildi. Saate automaatselt menüüalale „Pildivorming”. Selles valikumenüüs on teil võimalus:

• Graafika osade välistamiseks või
• Pildi värvide ja paigutuse põhimõtteline kohandamine.

Tarkvarasse integreeritud pildivormingu mallid on kasulikud kohandamissoovituste vastuvõtmiseks ja rakendamiseks.

Kokkuvõtteks võib öelda, et Microsoft PowerPointis on saadaval palju funktsioone, millega saate kasutada pilte, nutikat kunstigraafikat või muid visualiseerimisfunktsioone. Lisaks piltide muutmise võimalusele on teil ka võimalus kohandada fooliumide värvikujundust, näiteks fooliumi tausta. On otstarbekas ja paljutõotav kasutada suur osa ettevalmistusajast visualiseerimiste kohandamise ettekandeks. Sel juhul koos esitluse ja kõneleja retoorikaoskustega saadakse sidus tervikpilt.

Näpunäide:

Microsoft 365 praegusest versioonist leiate huvitava ja murrangulise funktsiooni slaidide visualiseerimiseks. See on pardatööriist “Disainiideed”, mis kuvatakse PowerPointi põhiseadetes automaatselt paremal. Funktsiooni „Disainiideed” abil saate lihtsad tekstislaidid vaid mõne klõpsuga muuta selgeteks, graafiliselt animeeritud slaidideks. Sarnane on olukord ka slaididega, mis sisaldavad graafikat või tabeleid.

Ehitage graafika ise - nii see toimib

Graafika või pildid pole saadaval iga toote või esitluse iga teema kohta või neid saab autoriõiguse seaduse tõttu ilma ette teatamata kasutada.

Sellisel juhul pakub PowerPoint võimalust ise graafikat luua. PowerPointis on saadaval mitmesugused tööriistad, mille abil saab graafikat iseseisvalt luua ja redigeerida, ning neid saab valida vahekaardil „Lisa“.

Tööriistad oma graafika kujundamiseks

Kõige olulisemad tööriistad oma graafika kujundamiseks on saadaval vormide ja kujundite abil.

Funktsiooniga "Kujundid" saate näiteks luua oma plokknooled või kasutada standardkujusid. PowerPointi piktogrammid pakuvad teile ka valmis sümboleid või tõelisi inimesi, kelle saate esitlusse manustada. Sel viisil on teil võimalus kujundada oma graafikat. Need sobivad teie esitlusega temaatiliselt ja selgitavad olulisi põhipunkte. Funktsiooni "WordArt" tekstivälja või graafikat saab teie esitlusse integreerida samamoodi.

Efektid ja animatsioonid hingavad teie esitlusele elu

Visualiseerimised muudavad iga esitluse professionaalseks. Fotod, sümbolid, laud või nutikas kunstigraafika äratavad huvi ja muudavad loengu publikule käegakatsutavaks. See kehtib eriti siis, kui lisate graafikale või slaidile efekte või animatsioone. Efekte ja animatsioone oma esitlusse integreerimise võimaluse leiate vahekaartidelt „Animatsioonid” ja „Üleminekud”. Animatsioone saab üldiselt lisada üksikutesse tekstiosadesse või graafikasse. Seevastu üleminekud on üldiselt saadaval kahe kile vahel.

Kuidas efektiga pilti animeerida

Valige esitluse graafika hiireklõpsuga.

Seejärel saate menüüst „Animatsioonid” valida sobiva efekti.

PowerPoint pakub teile palju efekte ja animatsioone.

Kaardil "Üleminekud" loote ülemineku kahe slaidi vahel erinevalt.

Näiteks saate valida, kas slaid tuhmub või lükatakse üles ja eemale. Lisaks kuvamisajale saate lisada ka konkreetseid heliefekte ja määrata, kas üleminekut tuleks alustada hiireklõpsuga või muul viisil.

Efektid ja animatsioonid ning üleminekud kahe slaidi vahel on esitluse olulised stiilielemendid. Kui seda tüüpi visualiseerimist liigselt ei kasutata, köidavad nad publiku tähelepanu ja suurendavad huvi. See on eriti oluline pikemate esitluste puhul, kus on palju teksti ja keerulist teavet.

PowerPointiga tõhusamaks töötamiseks kasutage malle ja paigutusi

Põhimõtteliselt vajate PowerPointi esitluse loomiseks malli. Selle valite PowerPointi käivitamisel esimeses etapis. Pärast programmi käivitamist alustage uut esitlust menüükäsuga „Uus” vahekaardi „Fail” kaudu.

Lisaks tühjale esitlusele on saadaval ka Microsofti valmis esitlused. Teine võimalus on otsida veebimalle ja -kujundusi, mis on tema esitlusega temaatiliselt seotud.

Valmis või välised mallid on esitluse kujundamisel oluline võimalus. Teine variant on isiklikult kujundatud esitluse ajutine mallina salvestamine. Seda saab seejärel kasutada edasiste PowerPointi esitluste aluseks.

Salvestage esitlus mallina või mallina

Kui soovite olemasoleva esitluse mallina salvestada, navigeerige:

1. Minge vahekaardil "Fail" menüükäsule "Salvesta nimega".

2. Valige salvestuskoht, näiteks kõvaketas või pilveseade, ja salvestage esitlus PowerPointi mallina.

   

Uus mall salvestatakse valitud salvestusteele ja on teile kohe kättesaadav.

Reguleerige slaidi paigutust - slaidihalduriga pole probleeme

Valmis esitlusmalle saab kõige harvemal juhul vastu võtta ainult suhtega 1: 1. Kile kohandamise esimeses etapis tuleb tavaliselt värve reguleerida. PowerPointi slaidimeister mängib olulist rolli slaidipaigutuste kohandamisel ja koostamisel. Selles saab:

• Vormid ja värvid, fondid ja kirjasuurused, taust ja pealkirjad ning
• Põhiline disain

universaalselt kohandatud. Fooliummeistri kasutamine säästab palju aega ja vaeva. See on nii, sest ühe klõpsuga saab kõik esitluste visuaalsed või tekstilised muudatused üle võtta kogu esitluse jaoks.

Ärikeskkonnas alluvad esitlusmallid enamikul juhtudel ettevõtte kujundusele. See sisaldab filmi kujunduse või üldiselt digitaalsete või tavapäraste trükitoodete spetsifikatsioone ning määratleb värvid, graafika ja fondid.

Manustades esitlusesse kohatäite, saate tagada, et graafika, näiteks ettevõtte logo, lisatakse igasse slaidi kindlas kohas. Kohatäitjad on kasulikud ka pealkirja slaididel või jalustes, et kujutada objekte või graafikat samaväärsel viisil. Hiire vasaku nupuga klõpsates saab pealkirja kohatäiteid või jaluste kohatäiteid kuvada või peita.

PowerPointi õige kasutamine - eduka esitluse jaoks oluline

Esitlusprogrammi menüüstruktuur on põhimõtteliselt kasutajasõbralik. Eelkõige leiavad kasutajad, kes töötavad lisaks PowerPointile ka Microsoft Wordi, Exceli või Outlookiga, palju ühist seoses vahekaartide, valikumenüüde seadete ja integreeritud abifunktsiooniga. Esitlustarkvara erinevate funktsioonide ja võimaluste tõhusaks kasutamiseks on oluline mõista PowerPointi menüüstruktuuri. PowerPoint on üles ehitatud praktikale, nii et uued kasutajad, kes on sisustanud olulised funktsioonid ja valikud, saavad ka PowerPointi õigesti kasutada.

Eelkõige peaksite olema kursis järgmise kolme PowerPointi juhtimisalaga:

Põhiekraan	Kõige olulisem tööpiirkond järgmise alajaotusega: Vasakul: Ülevaade kõigist teie loodud slaididest. Keskel: Kontseptsiooniala esitluse kohandamiseks. Paremale: Funktsiooni kujundamise ideede integreerimine
Vahekaart "Kodu"	Microsoft PowerPointi vahekaardil "Start" leiate PowerPointi professionaalse slaidiseansi kujundamiseks kõige olulisemad tööriistad, funktsioonid ja konfiguratsioonivalikud. Muuhulgas saab vahekaardil "Start" valida järgmised funktsioonid: Fontide ja fondisuuruste seadistamine. Loendite vormindamiseks lisage lõigud ja lisage täpppunkte. Funktsioonid "Otsi, asenda ja tõsta esile", mille abil saate otsida ja asendada tekstis konkreetseid termineid.
Funktsiooniribad	Olulisi funktsioone saate paigutada vastavalt vajadusele alumisele ja ülemisele funktsiooniribale. Näiteks on eelseadistatud järgmised: Automaatne salvestusfunktsioon. Nooleklahvid "Edasi ja tagasi", millega saate muudatusi tagasi võtta. Kasutage projektoril esitluse alustamiseks ikooni „Ekraani esitlus”. PowerPointi otsingufunktsioon. Parandusfunktsioon alumisel tööriistaribal, mille abil korrigeeritakse süstemaatiliselt õigekirja- ja märgivigu.

Lisaks kolmele PowerPointi elementaarsele juhtimisalale leiate palju muid menüüalasid ja vahekaarte, kus saate teha individuaalseid seadeid.

Selles kontekstis tuleks eraldi mainida vahekaarti „Abi”, kust leiate ulatuslikku abi PowerPointi puudutavate küsimuste, koolituste ja uudiste kohta. Abiala on üles ehitatud temaatiliselt ja seda saab otsida põhipunktide järgi.

Integreerige tekste, helisid, videoid ja tabeleid ning avaldage oma publikule muljet

Edukas PowerPointi esitlus koosneb tavaliselt tekstide, graafika ja videote segust ning informatiivsetest tabelitest. Paljud esitlused sisaldavad ka muusikat või helisid. Kõigi stiililiste seadmete õige segu avaldab kuulajatele muljet ja toetab esitluse põhisõnumeid.

Erinevalt tekstidest sisestatakse heli- või videofailid slaidiseanssi vahekaardi „Lisa” abil. Menüükäsuga "Meedia" saate kasutada järgmisi valikuid:

• Laadige helifaile kohalikust arvutist või ühendatud pilveseadmest.
• Salvestage helifaile ja salvestage need esitlusse.
• Laadige ja kaasake oma arvutist videofaile.
• Importige manuskoodiga videoid Internetist, näiteks YouTube'ist.

Pärast helifaili või video esitlusse lisamist on kasutajatel meediafaili redigeerimiseks palju erinevaid võimalusi. Erinevad värvifiltrid videote jaoks või helisümboli ja helivormingu kohandused on kasulikud meediumifailide esitlusesse eraldi manustamiseks.

Näpunäide:

Lisaks meediumifailidele saate slaidid varustada nutika ja aega säästva e-posti funktsiooniga. Sel viisil saate tagasisidet inimestelt, kes vaatavad esitlust arvutist väljastpoolt.

Lisage sümbolid ja valemid - tehke seda kiiresti PowerPointis

Lisaks konkreetsele graafikale ja piltidele, mis toetavad või tugevdavad verbaliseerimist, võivad ka ikoonid ja erimärgid aidata esitlust professionaalsemaks muuta. Lisaks ületavad sümbolid või emotikonid keelelised ja kultuurilised tõkked ning on universaalsed ja arusaadavad.

Sümbolite ja erimärkide esitlusse kaasamise võimaluse leiate ka vahekaardilt „Lisa”. Menüüriba lõpus kirje „Sümbolid” all saab esitlusse integreerida erimärke ja sümboleid ning valemeid .

Konkreetsed erimärgid

Näiteks kui otsite rahvusvahelistele äripartneritele esitluse jaoks konkreetset eritegelast, leiate selle tavaliselt sellest menüüalast.

Sama kehtib teaduslike valemite kohta.

Täpsustage PowerPointi fakte tabelite abil - nii see toimib

Microsoft Office pakub lisaväärtust, et paljud funktsioonid on üksikrakendustes identsed. Lisaks muudele tööriistadele kehtib see ka esitlustarkvara tabeli funktsiooni kohta. See on väga sarnane funktsiooniga tekstitöötlusprogrammis Word.

Muuhulgas saate nupu abil määrata, mitu rida ja veergu tabelisse sisestatakse. Lisaks PowerPointi tabelite kujundamisele saavad Exceli kasutajad valida ka suvandi „Lisa Exceli arvutustabel“ ja manustada Excelis loodud tabeli PowerPointi. See toimib kasutajasõbralikul viisil koos hüperlinkide ja hüppesiltidega.

Struktureerige, vaadake üle, saatke esitlusi ja kaitske sisu

Mõistlik ja professionaalne struktuur on iga esitluse õnnestumiseks ülioluline. Saatejuhi seisukohalt on ettevalmistamisel oluline rõhutada põhisõnumeid ja lisaväärtust publikule. Lisaks tagavad visualiseerimised argumentide tugevdamise.Lisaks "ühisele lõimele" ja loogilisele struktuurile on otstarbekas esitada pealkiri sisuliselt slaidil. Pealkiri peaks üldiselt sisaldama järgmise slaidi põhisõnumit. Samuti on olulised sõnad, mis kuulaja tähelepanu hoiavad.

Esitluste ülesehitus - see on hädavajalik

PowerPointi esitlus peaks alati algama pealkirja slaidiga. Pealkirja slaid annab publikule mulje teemast ja loengu ülesehitusest. Järgmine slaid tuleks kuvada ülevaateslaidina. Ülevaate slaid koosneb tavaliselt loengu teemade struktureeritud loendist. Sarnaselt raamatu sisukorraga on ülevaateslaid mõeldud publiku pinge tekitamiseks.

Esitluse põhiosa tuleks struktureerida võtmesõnumite järgi ja jagada osadeks. Paljudel esinejatel on olnud häid kogemusi peamise temaatilise punkti võtmisega ja selle esitamisega kahel slaidil koos argumentidega. Kolmandal slaidil saab põhisõnumi kokkuvõtte siduda publiku lisaväärtusega. Vastavad slaidid leiate menüükäsuga „Uus slaid” vahekaardilt „Start”.

Näpunäide:

Kasutage klahve [Ctrl] ja [M], et lisada esitlusele kiiresti ja lihtsalt uus slaid.

Köitmiseks ja kokkuvõtteks on soovitav esitada esitluseks üks või mitu viimast slaidi. Lisaks sisu ja faktide kokkuvõttele on peamine eesmärk esitluse eesmärkide saavutamiseks publikuga emotsionaalselt pöörduda. Nii saab ostuimpulsse panna või publikut veenda.

Esitluse saatmine ja kaitsmine

Kui soovite oma esitluse hiljem saata, on teil erinevaid võimalusi. Lihtsaim viis on esitlusfaili edastamine otse PowerPointist. See toimib, valides vahekaardil „Fail” nupud „Jaga” või „Eksport”.

Muuhulgas on teil võimalus muuta esitlus PDF- või XPS -failiks. Selle saab teistele kättesaadavaks teha pilveseadme kaudu lingi kaudu, näiteks Microsoft OneDrive.

Kui soovite tagada, et esitluse sisus ei saaks muudatusi teha, peaksite failile andma kirjutus- või paroolikaitse.

Jaotises „Fail> Teave> Esitluse kaitsmine” leiate erinevaid kirjutuskaitse ja parooli krüptimise valikuid.

Kui esitluse kallal töötavad erinevad inimesed, on mõttekas lisada kommentaarid ja kommentaarid vahekaardi "Ülevaade" abil. Sel viisil saab meeskonna esitlust võrgus kooskõlastada ja täiustada, enne kui see klientidele viimases etapis esitatakse.

Pärast kõigi kommentaaride töötlemist saab esitluse märkida "lõplikuks". See näitab, et see on lõplik versioon, mida enam ei muudeta.

PowerPointi ühilduvus - kasutage hästi ära vanemaid versioone ja failivorminguid

Microsoft PowerPointi uusimat versiooni pole alati vaja ega võimalik kasutada. Paljud PowerPointi aastate jooksul välja antud versioonid võivad endiselt töötada Windows 10 -s. Isegi kui vanematel väljaannetel pole uusimaid funktsioone ja funktsioone, saab neid kasutada professionaalsete esitluste loomiseks.

Lisaks saab praeguse versiooniga lugeda ka PowerPoint * .ppt vormingus kujundatud esitlusi. Seevastu PowerPoint 365 ja faililaiendiga * .pptx loodud esitlusi saab salvestada faililaiendiga * .ppt. Sel viisil tagatakse PowerPointi ühilduvus edasi ja tagasi alati.

Esitlusprogrammil on lisavahendina ühilduvusrežiim. Seda saab valida menüükäsuga "Teave" vahekaardil "Fail". Ühe klõpsuga on võimalik teisendada vanemas * .ppt “failivormingus loodud esitlus praeguseks * .pptx failivorminguks.

Lisaks saab PowerPointi esitluse salvestada muudes vormingutes, näiteks automaatselt töötava esitlusena wmv -vormingus.

Esitlus - mida esinejad peaksid veenmiseks otsima

Microsoft PowerPoint pakub oma kasutajatele laia valikut võimalusi ja funktsioone, et luua esitlusi tõhusalt, kiiresti ja kõrgel tasemel. Et kujundada esitlusi, mis publikule muljet avaldavad ja publiku tähelepanu suurendavad, vajate lisaks programmiteadmistele ka esitlusplaani. See peaks sisaldama selget eesmärki.

Näiteks paljude professionaalses keskkonnas toimuvate PowerPointi esitluste puhul on esitluse eesmärk teavitada publikut toote omadustest ja seejärel julgustada neid ostma. Muud esitlused on mõeldud ainult teabe edastamiseks. Ilma selge ja arusaadava esitluseesmärgi ja professionaalse struktuurita eksib loeng tühisustesse ja faktide loetlemisse.

Isegi esitluseesmärgi ja slaidide struktureeritud struktuuri korral võib esitlus publikule negatiivselt mõjuda. Seda juhul, kui kõneleja ja tema retoorikaoskus on nõrgad. Sellisel juhul ei saa professionaalne paigutus esitlust salvestada, kuna saatejuhi jõudlus on sama oluline kui esitluse sisu.

Edukas PowerPointi toega loeng või esitlus sisaldab alati järgmist:

• Samuti piisav ettevalmistusaeg
• Üksikute kilede kujundus, mis põhineb üksteisel.

Visualiseerimised, mis toetavad öeldut või slaididel olevat teksti, on tõhusad. Nii saab esitlus publikule elamuseks. Saatejuhi jaoks annab slaidide loogiline ülesehitus ka lisaväärtust. Ta oskab vabamalt ja enesekindlamalt esineda. Selle asemel, et keskenduda slaidide sisule, suhtleb ta publikuga. Nii saab ta kohandada oma esitlust individuaalselt vastavalt publiku vajadustele.

Mida peaksid esinejad esitluse kujundamisel endalt küsima

Enne iga ettekannet peaksid kõnelejad tundma oma publiku vajadusi. Küsimused nagu:

• Millised vajadused on minu kuulajatel?
• Mis publikut tegelikult huvitab?
• Kuidas ma saavutan esitluse eesmärgi ja millised faktid on tõesti olulised?

on olulised tugipunktid, mis keskendavad esitluse publikule. Kui saatejuht lööb kaasa elava esitlusstiili ja hea silmsidemega ning kasutab hoolikalt oma žeste ja näoilmeid ning häält, võidab ta publiku ja saavutab esitluseesmärgid.

Kokkuvõte: Igaüks, kes tunneb PowerPointi hästi, saab luua professionaalseid esitlusi

Microsoft PowerPointi abil saavad kasutajad uusima tarkvara informatiivsete ja huvitavate esitluste loomiseks. Graafika, videote, animatsioonide ja muude stiiliseadmete kasutamine suurendab publiku tähelepanu. Igaüks, kes teab kõige olulisemaid näpunäiteid ja näpunäiteid ning visualiseerimise olulisi punkte, saab kõiki integreeritud funktsioone tõhusalt kasutada. Lõppkokkuvõttes otsustab õige segu professionaalselt loodud slaidide ja kõneleja retooriliste oskuste vahel, kas esitluse eesmärgid saavutatakse.