Tekst ja kiirosad - teksti automatiseerimine Outlookis

Kuidas Outlookis kiirosadega kõige paremini töötada

Outlooki e-kirjade kontseptsioon ei pea igal juhul olema individuaalne. Professionaalses ja erakeskkonnas kujundatakse pidevalt sarnaseid või võrreldavaid e-kirju. Näiteks sisaldab pakkumisega kaasnev e -kiri tavaliselt analoogseid tekstikomponente. Vastus päringule on samuti mittespetsiifiline ja seda tuleb muuta numbrite või toote osas. Sarnasus kirjade kontseptsioonis on põhimõtteliselt mõistlik ja sisaldab eeliseid, mida ei tohiks alahinnata. Seda on võimalik saavutada, kui töötate rohkem kokkupandavate tekstimoodulitega. Outlook 365 praeguses versioonis on tekstimoodulid ja nende funktsioonid saadaval kiirmoodulitena, mis erinevad teistest programmidest ja Outlooki versioonidest.

Videoõpetus: kuidas Outlookis tekstimooduleid luua ja kasutada

Looge Outlookis kiirosa - 5 olulist sammu automatiseerimiseks

Saate Microsoft Outlooki programmis kiiresti komponendi kujundada:

1. Avage uus kiri vahekaardi „Fail” kaudu. Järgmise sammuna kirjutage konkreetne tekst, mille soovite kiire osana salvestada.

2. Valige Microsoft Outlookis tekst ja kopeerige see. Selleks saate otsetee või otseteena kasutada klahvikombinatsiooni Ctrl + C.

   

3. Järgmise sammuna, kui tekst on endiselt märgitud, navigeerige vahekaardile „Lisa” ja minge menüüsse „Tekst”.

   

4. Klõpsates "Kiirosad", avaneb uus valikuaken, kus saate salvestada oma valiku kiirosade kataloogi.

   

5. Pärast nupul "Salvesta valik kiirosade kataloogis" klõpsamist avaneb teine valikute aken. Siin on teil võimalus tekstimooduli kohta lisateavet anda.

   

Muuhulgas saate:

• Määrake tekstimoodulile sisukas nimi.
• Valige kategooria või looge uus kategooria, näiteks „Pakkumised” või „Leping”.
• Sisestage kirjeldus, et teavitada kolleege tekstimooduli sisust.
• Valige suvanditest, kuidas tekst tuleks kiire osana sisestada.

Kui klõpsate nuppu "OK", salvestate kiirosa ja saate selle igal ajal uuele e -kirjale sisestada.

Lisage e -kirjale kiire osa - nii see toimib

Uuele meilile lisatud ehitusplokil on palju eeliseid. Tekstimoodulite lisamine e-kirja on aja kokkuhoid ja tõhus. Lisaks on väljaminevad sõnumid oma sisu ja vormingu poolest sarnased. See on eriti oluline professionaalses keskkonnas, päringu või pakkumise korral.

Loodud tekstimooduli e -kirjale manustamiseks on kaks võimalust:

Alternatiiv 1: sisestage tekstimoodul, näiteks automaattekst

Teie kiirosa nimega "Tekstimoodul 1" kuvatakse automaatselt lisamisvõimalusena kohe, kui sisestate oma teksti kiirosa nime esimesed paar märki.

Stringist „Tekst” piisab, et Outlook leiaks kiire osa. Kiirosa sisestatakse sisestusklahviga. See säästab palju aega e-kirjade loomisel.

Alternatiiv 2: integreerige kiirkomponent käsitsi

Lisaks automaatvariandile saate kiirkomponendi käsitsi integreerida. See toimib vaevata, avades uue e -kirja ja kasutades kursorit teksti navigeerimiseks sellesse punkti, kuhu soovite teksti sisestada.

Järgmises etapis minge vahekaardil „Lisa” vahekaardile „Kiired osad”. Klõpsake menüüvalikul, et kuvada kõik lisatavad kiirosad.

Pärast soovitud kiirkomponendil klõpsamist kuvatakse see teie e-kirja tekstis.

Kiirete osade korraldamine, muutmine ja kustutamine

Aja jooksul muutub vältimatuks, et iseseisvalt kavandatud kiireid ehitusplokke tuleb muuta või kustutada. Teksti osad, lisatud numbrid või protsendid võivad muutuda. Tekstimooduli muutmiseks või kustutamiseks toimige järgmiselt.

1. Liikuge vahekaardil "Lisa" menüüelemendile "Kiired osad".

2. Avage menüü "Kiired osad" ja klõpsake moodulil, mida soovite muuta. Avaneb uus valikumenüü, kus saate teksti moodulit redigeerida.

   

3. Muuhulgas on teil võimalus redigeerida tekstimooduli atribuute. Saate kohandada ploki nime või kirjeldust. Jaotises „Korralda ja kustuta” jõuate jaotisse „Moodulite korraldaja”, kus saate muuta kõiki salvestatud tekstimooduleid ja vajadusel need kustutada.

   

4. Klõps "Sule" salvestab kõik teie isiklikesse tekstimoodulitesse tehtud muudatused. Tekstimoodulite muutmine on võimalik ainult Outlooki uuemates versioonides. Outlookis 2007 või 2010 pole ametlikku viisi kiirete osade tagantjärele muutmiseks. Nipiga, mille abil salvestate tekstimooduli teise nime alla, saate siiski redigeerida ja kohandada.

Kokkuvõttes sisaldavad funktsioonid Quick Parts ja Autotext olulisi võimalusi tekstide loomise osaliseks automatiseerimiseks. Mõlema funktsiooni kasutamine sobib ideaalselt ärikirjade jaoks, milles kasutatakse erilist või tavalist tervitust, näiteks "Kallis". Isiklikke tervitusi saab salvestada ka automaattekstina.

Sama on kutse, korduvate sünnipäeva- või tähtpäevasoovide või korduma kippuvate küsimustega. Lühendeid ja koostisi saab igal ajal kujundada kiireteks ehitusplokkideks. Sel viisil saab allkirju manustada ka tegeliku allkirja asendamisel. Tähtede ja ärikirjade jaoks, mis tuleb sõna -sõnalt kirjutada, on olemas ka moodul.

Lisaks Outlookis sisalduvale kiirosade funktsioonile kasutavad ettevõtted ja ärimehed naeratuse tootlikkuse tööriista Text Expander. Selle tasulise rakenduse abil saab ärikirju ja e -kirju Autoteksti osas veelgi professionaalsemaks muuta. Text Expanderiga saate töötada nii Windowsi kui ka Maciga.

Näpunäide:

Selleks, et oma kiiretest ehitusplokkidest kogu aeg ülevaadet säilitada, on mõistlik ja praktikale orienteeritud need sorteerida arusaadavatesse kategooriatesse.

Järeldus

Microsoft Outlookis kiirosade loomine pole keeruline. Uue ploki saate salvestada 5 lihtsa sammuga. Kiirete moodulite tõhusaks integreerimiseks e-kirjadesse on oluline arusaadavate kategooriate eraldamine, selged moodulite nimed ja selge kirjeldus. See korduvate e -kirjade protseduur säästab rasestumisel palju aega. Lisaks tagab see protseduur, et pakkumistele või päringutele vastatakse ja saadetakse üksteisele sarnaselt.