Erinevad samm-sammult juhised ja näpunäited
Paljud tegevused kutse- või erasektoris on ülearused. See kehtib käsitöö ja käsitööga seotud tööde kohta. Üks tegevus, mida pidevalt korratakse, on e -posti kujundamine Microsoft Office'iga. Tsitaadid, arve kaaskirjad või isiklikud dokumendid sisaldavad sageli sama või sarnast sõnastust ning on teksti, ülesehituse ja vormingu poolest identsed.
Tõhususe huvides on mõttekas nende sõnumite kirjutamine automatiseerida, luues Outlookis malle. Microsoft Office'i kasutajad tunnevad eriti hästi Microsoft Wordi või PowerPointi esitlusprogrammi mallidega töötamist. Tekstitöötlusprogrammis või esitlustarkvaras tuleb standardina kasutada malle. Konkreetsed mallid või mallid hõlbustavad esitluste kavandamist või ärikirjade koostamist. Sarnaselt saate jätkata ka Microsoft Outlookis, et vältida meilide loomisel ülearustamist.
Samm-sammult juhised: mallide loomine Outlookis
Outlookis malli loomiseks tehke järgmist.
-
Avage Outlooki vahekaardil „Start” „Uus e-kiri” ja kujundage see teksti ja muude stiiliseadmetega individuaalselt, nii et seda saaks kasutada mallina. Teil on ka võimalus avada uus kiri klahvikombinatsiooniga CTRL + N.
-
Pärast e-kirja loomist salvestage see, klõpsates menüükäsku „Salvesta nimega” vahekaardil „Fail”, selle asemel, et saata sõnum tavapäraselt välja „Saada” kaudu.
-
Avaneb aken, kuhu saate oma sõnumi salvestada. E -kirja mallina salvestamiseks on oluline valida õige failitüüp. Selle leiate, kui klõpsate dialoogiboksil jaotises „Faili tüüp”. Valige failitüübiks kirje "Outlooki mall". Outlooki malli lühendatakse alati faililaiendiga * .oft. Kui olete seadistanud Microsoft Wordi oma e -posti redaktoriks, pole OFT -vorming (Outlooki mall) valimiseks saadaval. Võimalusena saate kirja salvestada Outlooki sõnumivormingus või faili HTML -vormingus. Sel juhul ei saa seda Outlookis mallina kasutada.
-
Kui klõpsate nuppu "Salvesta", salvestate uue malli oma isikliku malli kausta. Mallide nimena peaksite valima sobiva ja arusaadava kirjelduse. Vaikimisi leiate isikliku malli kausta Windowsi järgmisest asukohast: "C: \ kasutajad \ kasutajanimi \ rakenduseandmed \ rändlus \ microsoft \ mallid."
Tähtis: Kui loodud e -kirju kasutatakse ainult uuesti saatmiseks ja neid ei salvestata mallina, kasutage Microsoft Outlooki jälgimisfunktsiooni.
Outlookis loodud mall on kohe kasutamiseks saadaval.
Looge mallist uus e -kiri - nii see toimib
Kui soovite varem loodud mallist uue e-kirja luua, saate kasutada järgmist skeemi:
-
Selle asemel, et avada uus e-kiri nupu „Uus e-post” abil, liikuge menüüs nupule „Uued üksused”. Valige jaotises Elemendid väli: „Täiendavad elemendid> Vali vorm”.
-
Järgmises aknas klõpsake otsingu loendis välja "Vali vorm" valikul "Failisüsteemi mallid".
-
Seejärel avatakse standardne kaust "Mallid". Sellest kaustast leiate failitüübiga Outlooki mallid *. sageli samamoodi muud Wordi, Exceli või PowerPointi Office'i mallid. Kui teie mall on salvestatud teise kausta, klõpsake nuppu "Sirvi" ja valige soovitud mall.
-
Viimases etapis valige soovitud mall ja klõpsake nuppu "Ava".
Teie mall avaneb Outlooki meiliredaktoris. Saate seda enne saatmist isikupärastada ja lisada kiirmooduleid. Lisaks tekstimuudatustele peaksite sisestama saaja (d) väljadele To, CC või Bcc. Samuti on hädavajalik sisestada sisukas teema ning kontrollida enne saatmist, kas sõnumis pole õigekirja- ja tähemärke. Kui teie mallist loodud e-kiri on täidetud, saab selle saata nagu tavaliselt.
Outlooki malle ei pea üldiselt e-kirjade jaoks kasutama. Kui teie ülesannete hulka kuulub iga päev sama või sarnase sisuga koosolekukutsete saatmine samaväärsetele adressaatidele, võivad mallid olla kasulikud ja aega säästa.
Korduvaid protsesse ja tellimusi on mõttekas muuta tõhusamaks, luues Outlookis malle. Selle asemel, et kirjutada samu või sarnaseid tekste mitu korda päevas, aitavad mallid säästa aega ja tagada analoogia e-kirjadega. See on eriti kasulik äri kontekstis, näiteks pakkumiste korral klientidele ja huvitatud osapooltele.
Kokkuvõte ja järeldus: Outlookis mallide loomine ja kasutamine on tõhus ja lihtne
Igapäevases töövoos ülearuste vältimiseks on otstarbekas luua mallid. Sarnaselt Microsoft Wordile või PowerPointile on see ka Microsoft Outlookis võimalik vaid mõne hiireklõpsuga.
Saate malli mõne tavalise malliga kausta salvestada. Uute sõnumite kujundamine mallidest toimub samuti vaid mõne hiireklõpsuga. See protseduur tagab aja kokkuhoiu, vastavuse päringutele vastamisel ja vähendab vigu kirjade loomisel. Outlooki malle saab kasutada ka koosolekukutsete või kohtumiste jaoks. Spetsiaalselt malle kasutavad kasutajad on tõhusamad ja kasutavad Outlooki funktsioone professionaalselt.
