Outlooki kalendri kasutamine kohtumiste ja ülesannete jaoks

Ülevaade kõigist funktsioonidest

Olgu tegemist ametialaste või eraviisiliste kohtumistega - peaaegu igaüks on igapäevaselt hõivatud enda ja isikliku keskkonna korraldamisega. Sel põhjusel on kalender, näiteks Outlooki kalender, iga professionaalse kohtumise planeerimise keskmes. Pärast seda, kui Outlook on hiireklahvi topeltklõpsates avatud, leiate vasakpoolsest programmi alast mitu ikooni. Outlooki kalendriikooni leiate e-kirjade ikooni kõrval.

Lisaks kalendrile on mõttekas üles märkida olulised ülesanded Outlookis ja need läbi töötada. Selleks sobib ülesandeala, mis on Outlook 365 aadressiraamatu kõrval ikoonina paigutatud.

Outlooki kasutajad, kes tunnevad ja valdavad funktsioonide "Kalender ja ülesanded" võimalusi, töötavad ja planeerivad tõhusamalt ja sihipärasemalt. Lisaks kalendrile ja ülesannetele hindavad kasutajad ka Outlooki otsingufunktsiooni. Näiteks pakub Outlook võimalust otsida kohtumisi ja e-kirju ühe korraga. See valik on eriti kasulik ja praktiline, kui kasutate Outlooki ärilistel eesmärkidel, kuna see toetab tõhusalt kontoris töö tõhusust.

Korraldage kohtumisi professionaalselt - Outlookiga on see lihtne

Outlooki kalender on põhimõtteliselt iseenesestmõistetav ja kasutajasõbralik. Uue kohtumise määramine on võimalik vaid mõne hiireklõpsuga. Lisaks on palju nippe ja proovitud abi, mis aitavad teil tõhusalt ja säästlikult kohtumistele siseneda. Näiteks on uute kohtumiste sisestamise hõlbustamiseks võimalik olemasolevaid kohtumiskirjeid kopeerida. Praktikale on suunatud ka olulise kohtumisega e-kirja lohistamine nupule „Kalender” või „Ülesanne”. Sel viisil saate luua kohtumiskirje või uue ülesande ja e-kirja sisu kohe meeldetuletuseks käepärast hoida. Ülesannete teisendamine hiirega kohtumisteks on tõhus ja säästab väärtuslikku aega.

Järgmisest tekstist saate lugeda, kuidas saate ülesandeid korraldada: Sorteerida ülesandeid kategooriate järgi

Tõhususe näpunäide:

Kuna kõik Office'i programmid on võrku ühendatud, saate igal ajal luua kohtumisi või ülesandeid Wordist ja Excelist otse Outlookis. Selleks saate sisestada nupu Microsoft Wordi või Excelisse ja kanda ühe klõpsuga ülesande või kohtumise Outlooki.

Sellest artiklist saate lugeda, kuidas Wordist ülesandeid luua.

Outlooki kalendri suur eelis on võimalus kooskõlastada kohtumisi teiste inimestega ilma jagatud kalendrit kasutamata. Selleks on Outlookis saadaval vahekaart „Koosoleku taotlemine”. Koosolekukutsed saab Outlookis automaatselt vastu võtta. Kui soovitud kohtumine pole kalendris hõivatud, kinnitab süsteem taotluse. Teise võimalusena saate määrata, et iga koosolekukutse tuleb käsitsi töödelda ja vastu võtta.

Pikaajalise isikliku või digitaalse suhtluse asemel saab selle protseduuri abil kohtumisi vaid mõne klõpsuga kooskõlastada. Teise võimalusena on Outlooki kasutajatel võimalus saata individuaalseid kohtumisi iCalendari failina. Sellisel juhul säilitab adressaat kontrolli oma kalendri üle. Vajadusel saab ta kohtumistaotluse ja märkme Outlooki importida. Eksportimine iCalendari failina on kasulik näiteks inimestele, kes pole saatjale isiklikult tuttavad. Kui Outlooki kasutajad peavad harva kohtumisi teistega kooskõlastama, võib olla mõistlik saata individuaalseid kohtumisi või väljavõtteid kalendrist ilma konkreetseid kohtumistaotlusi küsimata. Kalendri või kalendritõkete jagamine ja kohtumiste ajakohastamine on Outlookis kasutajasõbralik ja seda saab teha vähese vaevaga.

Märkige kohtumised värviliselt, teisaldage või kustutage

Kohtumised, ülesanded ja meilid on Outlookis tihedalt seotud. Sel põhjusel pakub Outlook 2007 versioon hiirega jälgimiseks võimalust märkida postkasti olulised e-kirjad erinevate värviliste lippudega. Lisaks värvikoodidele võib Outlook teile meelde tuletada sõnumiga seotud ülesannet.

Kohtumisi saate hõlpsalt teisaldada ka klõpsamata, sisestades teksti või lohistades neid hiirega. See on võimalik samal kalendrialal ja ka kuupäevade navigaatori kaudu teiste nädalate, kuude või aastate jooksul. Seejärel kohandab Microsoft Outlook kuupäeva automaatselt ja säilitab kellaaja. Samuti on võimalik ühe klõpsuga mitu kohtumist teisele päevale üle viia, näiteks kui olete haige või ei saa tööpäeval tööd teha. Korduvaid kohtumisi saab mõne lihtsa sammuga eemaldada, kasutades käsu klahvikombinatsiooni.

Mõnel juhul võib olla oluline kohtumised enne teatud kuupäeva täielikult kustutada. See on kasulik näiteks siis, kui võtate kolleegilt kalendri üle ega vaja enam tema vanu kohtumisi. Saate kustutada kõik kohtumised oma Outlooki kalendrist enne teatud kuupäeva, lülitades tabelite kohtumisvaatele. Selles vaates on teil võimalus kohtumisi kuupäevade järgi sorteerida ja kustutada.

Ka erinevate kalendrivaadete esitlus Outlooki kalendris on praktikale orienteeritud. Saate kuvada kalendrivaadet päevas, terve nädala või töönädala või terve kuu kohta.

Kohtumisi saate saata ka Outlooki kaudu. Kuidas see toimib, saate lugeda artiklist: Kohtumiste saatmine

Vanemates Outlooki versioonides, näiteks Outlook 2007, on teil ka võimalus kuvada üksikasjade tihedus kuuvaates. See funktsioon annab teile kolm vaatamisvõimalust:

• "Madal",
• "Keskmine" ja
• "Kõrge".

Valik "Madal" on automaatselt eelseadistatud. Kui te ei leia kuuvaates Outlookist asjakohaseid kohtumisi, võib selle põhjuseks olla detailide tihedus. Põhimõtteliselt pakub Outlook kohtumiste jaoks erinevaid ja konkreetseid vaatesätteid. Muu hulgas on võimalik kuvada praegust, olulist tulevikku või alternatiivina varasemaid kohtumisi.

Korduvad korduvad kohtumised - Outlooki oluline funktsioon

Lisaks ühekordsetele kohtumistele on palju korduvaid kohtumisi, mida korratakse kord nädalas, kuus või aastas. Selle asemel, et kõik need kohtumised Outlookis käsitsi sisestada, tagab korduvate kohtumiste sisestamine aja kokkuhoiu. Samuti annab see Outlooki kasutajatele turvalisuse, et nad ei jätaks olulisi kohtumisi vahele. Korduva kohtumise määrate Outlookis otse vahekaardi „Uus kohtumine” all nupu „Seeria tüüp” abil. Saate Outlookis iga kohtumise jaoks meeldetuletuse rakendada.

Seeriakohtumisi saab valida ja sisestada dialoogiaknasse. Outlooki vanemate versioonide tööpäevade valimisel ilmnes probleem. See probleem on Outlooki praeguses versioonis lahendatud, nii et põhimõtteliselt on jadakokkuleppena võimalik ükskõik milline kombinatsioon.

Kui soovite kogu kohtumiste seeriat muuta või kustutada, on see ka probleemideta võimalik. Näiteks kui kustutate kohtumiste seeriast kohtumise, teavitab süsteem teid aknas, kas ka kogu kohtumiste seeria tuleks kustutada. Pärast valiku tegemist klõpsake dialoogi sulgemiseks nuppu "OK".

See funktsioon on ka praktikale orienteeritud, et oleks võimalik kohtumiste seeriast üksikuid kohtumisi kustutada. Kui ettevõttes näiteks iganädalast koosolekut ei toimunud, saab tühistatud kohtumise hiljem kalendrist eemaldada, ilma et peaksite kogu seeriat kustutama ja uuesti seadistama.

Kasutage ALPEN -meetodit ja professionaalseks oma ajajuhtimist

Kas peate paljusid kohtumisi kooskõlastama ja iga tööpäeva või erategevusi täpselt ja professionaalselt planeerima? Sel juhul on mõttekas kasutada tuntud ALPEN-meetodit, mida kasutavad peamiselt juhid või mida õpetatakse ajajuhtimisseminaridel. ALPEN-meetod kirjeldab hästi läbimõeldud ajajuhtimise metoodikat. Selle asutas tuntud autor Lothar J. Seiwert. ALPENi meetod põhineb eeldusel, et piisab iga päev mõne minuti kulutamisest kirjaliku päevakava koostamisele. See toimib vastavalt ALPEN -meetodile järgmiselt.

1. Pange kirja ülesanded, kohtumised ja tegevused.

2. Hinnake tegevuste pikkust.

3. Planeerige puhverajad.

4. Tehke päevaks otsuseid.

5. Järelkontroll ja kohanemine

ALPEN -meetodit saab tõhusalt toetada Outlooki kalendris, ülesande piirkonnas või vaates "Outlook Today".

Korraldage Outlookis ülesandeid hoolikalt: nii see toimib

Ülesanded erinevad kohtumistest üldiselt selle poolest, et neil pole alguskuupäeva. Ülesandes keskendutakse tegevusele või eesmärgile. Kokkuvõttes on kohtumised seotud selgelt määratletud algus- ja lõpp -punktiga. Seevastu tähtaeg on ülesannete jaoks määrav. Kui ülesanne on selgesõnaliselt tehtud, pole seda määratletud.

Saate Outlookis uusi ülesandeid vahekaardil "Ülesanded" ühe klõpsuga luua. Ilmub lint, kus saate ülesandeid hallata, jälgida või teisaldada.

Kõigi asjakohaste ülesannete paremaks orienteerumiseks ja selgitamiseks on teil Outlookis valikud,

• Peida Outlookis lõpetatud ülesanded
• kuvada ainult Outlookis juba täidetud ülesanded.
• Samuti saate lõpetatud ülesanded Outlookist täielikult kustutada.

Selleks valige jaotises "Ülesanded" valik "Lõpetatud ülesanded". Seejärel kuvatakse teile kõik täidetud ülesanded. Saate need hõlpsalt kustutada klahvikombinatsiooni või käsuga CTRL + A. Outlook annab teile ka võimaluse konkreetse ülesandevaate kuvamiseks ja salvestamiseks.

Jälgige ülesandeid ja printige ülesannete loend

Kõigi ülesannete jälgimine on hädavajalik. Sel põhjusel on otstarbekas planeerida ülesanded ülesandeplaanis kõigi saadaolevate veergude järgi. Teise võimalusena saate ülesandeid vabalt korraldada ja määratud ikoone kuvada tegumiribal. Ülesandeala ulatuslikud kuvamisvalikud tagavad, et saate lühidalt eristada olulisi ja vähem asjakohaseid ülesandeid. Saate määrata oma ülesannete järjekorra, nummerdades need ja numbrite jaoks eraldi veeru. Saate oma kokkuvõtlikud ülesanded samaaegselt töödelda ülesannete loendiks, kuvada, avada või koos nädalakalendriga välja printida.

Ülesannete delegeerimine ja filtreerimine - eriti kasulik erialal

Kui te ei tegele iga ülesandega isiklikult, saate automaatselt nõuda olekuaruandeid. Automatiseeritud olekuteave annab teile ülevaate lõpetamise tasemest, millega ülesanne parasjagu on. See valik on eriti oluline professionaalses keskkonnas, kui vastavad ülesanded on delegeeritud. Juba delegeeritud ülesandeid saab igal ajal teisele töötajale üle anda. Lisaks delegeeritud ülesannete olekuaruannetele on Outlookil ülesannete jaoks professionaalne filtreerimisfunktsioon. Seda saate kasutada ülesannete filtreerimiseks vastavalt määratletud kriteeriumidele. Muu hulgas on võimalik konkreetselt:

• Vaadake kõiki konkreetsele töötajale määratud ülesandeid
• Kellel on kindel tähtaeg või
• on teemas määratletud kirje.

Ülesandeid saab lohistamiseks kasutada ka kohtumiseks, ilma et peaksite neid uuesti looma.

Näpunäide:

Kasutage konkreetseid Outlooki malle, et kiiresti luua kohtumisi või ülesandeid, millel on põhimõtteliselt sama struktuur. Nii säästate palju aega, kõrvaldate koondamised ning planeerite kohtumisi ja ülesandeid tõhusalt.

Alates Outlook 2007-st on arhiivi juba teisaldatud ülesanded endiselt nähtavad, kui need on märgitud järelmeetmeteks. Kasutajad, kes haldavad Outlookis palju ülesandeid, hindavad seda võimalust. See on väärtuslik, kuna teile tuletatakse meelde arhiivikausta salvestatud ülesandeid, e-kirju ja kohtumisi.

Outlook 2003 kasutajatel on ülesannete ja kohtumiste kuvamise osas eriline võimalus. Saate kalendris näidata ülesannete loendit. Nii saate oma kohtumistel ja ülesannetel samal ajal silma peal hoida. Teiste Outlooki versioonide kasutajad saavad vaatesätete abil määrata, milliseid Outlooki alasid kuvada.

Tarkvara näpunäide:

Kas soovite oma Outlooki ülesandeid, päevakava ja kalendrit oma töölaual ilma Outlooki avamata näha? Sel juhul saate kasutada tasuta programmi DeskTask. DeskTask töötab Windows 10 all ja seda saab kasutada kõigi teadaolevate Outlooki versioonidega.

Järeldus: korraldage Outlookis kohtumised ja ülesanded suurepäraselt

Microsoft Outlooki abil saate keeruka ja läbimõeldud tarkvararakenduse kohtumiste ja ülesannete ideaalseks korraldamiseks. Outlook pakub erinevaid võimalusi kohtumiste, kohtumistaotluste ja korduvate kohtumiste rakendamiseks. Lisaks saab kalendrivaateid kohandada. Kohtumisi saab jagada või ülesanneteks muuta vaid mõne klõpsuga. Vastutusvaldkond on eriti väärtuslik, kui kutse- või erasektoris tuleb erinevaid tegevusi ja nõudeid mõistlikult suunata. Tänu kasutajasõbralikule struktuurile aitab Outlook kaasa professionaalselt korraldatud kalendrile.