Töö Microsoft Office'i programmidega on praktiline ja tõhus. Kuid eriti Microsoft Excelis võivad korduvad tööetapid olla väsitavad. Saate salvestada ja luua niinimetatud makrosid Microsoft Excelis ja teistes Office'i programmides, et neid ülesandeid kiiremini ja isegi automaatselt täita. Aga mis täpselt on makrod? Ja kuidas õnnestub teil erinevates Office'i programmides makrosid luua?
Mis on Microsofti makrod?
Lihtsustatult öeldes on makrod väikesed tarkvaraprogrammid, mis eksisteerivad Microsoft Office'i kosmoses.Nende makrode abil on võimalik automatiseerida nn "rutiinseid ülesandeid" . See tähendab muu hulgas, et aeganõudvaid korduvaid ülesandeid, mida Microsoft Excelis sooritate, saab makrode abil lihtsustada.
Termina "makro" tuleb kreeka keelest ja tähendab "suurt" . Microsofti makrosid nimetatakse nii, kuna neid peetakse suurteks käskudeks. Need omakorda ühendavad mitu väikest käsku tarkvaraprogrammidest ja täidavad need samaaegselt niipea, kui selleks on antud juhis. Esimene samm on leida oma makro jaoks konkreetne protsess, mida soovite Excelis, Wordis või mõnes muus Microsofti programmis automatiseerida.
Tööetapid komplekteerimine ja taasesitus: makrod töötavad nii
Makrode puhul on põhiline see, et on teatud tööetappide jada, mida tehakse ikka ja jälle samamoodi. Makroga ei pea te enam neid tööetappe üksi ise tegema, vaid saate need hoopis filmina salvestada.Seda fikseeritud programmeerimist saab seejärel kindla klahvikombinatsiooni abil taasesitada, nii et teie tööetapid tehakse automaatselt ja koondatakse minimaalse ajaga.
Makro põhineb järgmistel funktsioonidel:
- Tuvastate konkreetse töövoo, mida esineb sageli ja mida tuleks automatiseerida. Makro on kasulik näiteks siis, kui peate pidev alt sisestama arvutustabelitesse töötaja, liikme või sõbra andmeid.
- Nüüd looge makro. Seda tehes salvestate tööetapid, mida peaksite tavaliselt ikka ja jälle käsitsi tegema. Nii pääseb Office'i programm hiljem sellele juhendile juurde ja esitab seda automaatselt.
- Seejärel on teil võimalus käivitada loodud makro otse ühe hiireklõpsuga või kindla kiirklahviga. See säästab teid paljudest väikestest tööetappidest.
| Nõuanne. Isegi kui te pole Microsoft Office'i programmidega pikka aega töötanud, võivad makrod teie tööd lihtsamaks teha. Sest isegi kõige tavalisemaid funktsioone saab suurte käskudega lihtsustada. |
Milleks saab Excelis makrosid kasutada?
Esmapilgul tundub makrode teema üsna abstraktne. Kuid lähemal uurimisel ja mõne näite abil saab kiiresti selgeks, et väikesed tarkvaraprogrammid võivad paljudes valdkondades abiks olla. Näiteks saate Microsoft Exceli programmis luua makrosid järgmiste funktsioonide jaoks:
- Andmete päringud andmebaasidest
- Töövihikute või töölehtide teisaldamine
- Teksti, lahtrite või diagrammide vormindamine
- Lahtri sisu, linkide või valemite kohandamine
- Andmete sortimine ja filtreerimine
- Tabelite, PDF-failide või graafika loomine
- Andmete teisendamine
Suurte käskude mitmekesisus näitab: peaaegu kõiki Microsoft Excelis võimalikke toiminguid saab ka automaatselt makrona taasesitada. Kuid ka Microsoft Wordi programmis pakuvad spetsiaalselt määratud makroklahvid laia valikut võimalusi.
Praktiline igapäevaelus: näited makrovalikutest Microsoft Wordis
Populaarses tekstitöötlusprogrammis Microsoft Word on ka võimalus toiminguid salvestada ja määratleda need konkreetse käsuga makrona. Rakenduse näited näitavad, et suured käsud võivad igapäevaelus abiks olla, näiteks:
- kuupäeva või failinime automaatne reguleerimine
- Peida üksikud elemendid, näiteks kõik dokumendis olevad pildid
- Kleebi nimed, aadressid või telefoninumbrid vastavatele väljadele
- arvuta lausete keskmine pikkus
- Parandage sageli keerduvaid tähti
Sõltumata sellest, kas kasutate Office'i programme professionaalses või erakontekstis: makrod võivad teie tööst osa võtta. Saate igal ajal luua individuaalseid käske, mis vastavad teie isiklikele vajadustele.
Kuidas luua Excelis makro?
Makro loomine toimib erineval viisil. Programmeerimiskeelt tundvad inimesed saavad Microsoftis VBA-ga (“Visual Basic for Applications”) luua makrosid nn arendajatööriistades.
VBA on programmeerimiskeel, mida kasutatakse spetsiaalselt Microsofti jaoks. Kuid isegi kasutajad, kes pole programmeerimisega tuttavad, saavad hõlpsasti luua makrosid Microsoft Excelis või Wordis.Kuna salvestamine toimub vaid mõne sammuga – ja klaviatuuri hästi kujundatud makroklahvidega säästate palju tööd.
Makro loomine: kuidas edasi
Isegi ilma VBA-ta saate makro hõlps alt salvestada Microsofti programmides, näiteks Excelis. Selleks leiate lindi vahekaardilt "Vaade" üksuse "Arendaja tööriistad" . Teistes versioonides võib vahekaart sisaldada ka oma üksust "Makrod" . Kui teil on idee, millist funktsiooni soovite oma makrol täita, tehke järgmist.
- Vaade vahekaardi makrode alal klõpsake nuppu Salvesta makro.
- Avaneb aken, kus saate määrata makro nime. See annab teile hiljem parema ülevaate ja võib näiteks välja tuua, mida makro teeb. Kui te makrole nime ei pane, nummerdatakse makro nimi automaatselt.
- Aknas määrate ka, milline klahvikombinatsioon makrol peaks olema. Vastav alt välj alt leiad eelmääratletud võtmed tähistusega “valikuklahv” ja “käsuklahv” (nt CTRL) ning sisestusvälja mõne muu enda valitud võtme jaoks. Hiljem vajutage korraga kõiki kuvatavaid makroklahve, andes käsu makro kasutamiseks.
- Saate valida ka, millises Exceli piirkonnas peaks teie makro saadaval olema. Kui vajate seda ainult töövihikus, kuhu selle salvestate, klõpsake nuppu See töövihik. Kui soovite Exceli kasutamise ajal sellele juurdepääsu saada, valige "Isiklik makro töövihik" .
- Valgele väljale on teil ka võimalus sisestada makro lühikirjeldus. See võib olla kasulik, kui te ei kasuta Excelit kuigi sageli ja soovite näha, milliseid makrosid olete juba loonud ja milleks neid kasutatakse.
- Nüüd klõpsake "OK" . Seejärel alustatakse teie makro salvestamist.
- Nüüd tehke täpselt need tööetapid, mille makro peaks hiljem teie eest üle võtma.
- Kui olete kõik tööetapid lõpetanud, klõpsake lihts alt makrode vahekaardil funktsiooni "Stopp salvestamine" .
Kui olete kõik need sammud järginud, on programmeeritud makro Excelis saadaval. Nüüd saate seda käsku kasutada igal ajal, vajutades makro klahve ja optimeerida oma tööetappe. Selleks vajate ainult enda määratletud makroklahve.
Edasijõudnutele: vahekaart Arendaja
Kui salvestate makrosid sageli, on soovitatav lindile integreerida vahekaart "Arendaja tööriistad" . Te ei pea enam läbima kaarti "Vaade" , vaid pääsete makro loomisele otse juurde. Office 365-s tehke järgmist.
- Pöörake Excelis tähelepanu rohelisele ribale, mis asub vahelehtede kohal ülaosas. Lisaks faili salvestamise või meili saatmise sümbolitele näete ka kolme punkti. (Teistes Office'i versioonides võib ikoon välja näha ka allanoolega kriipsuna). Klõpsake sellel väikesel nupul.
- Nüüd avaneb hall aken, kus valite allosas tekstivälja "Veel käske" .
- Nüüd ilmuvas aknas „Rohkem käske” saate vasakult valida „Lint (kohanda)” ja „Kiirjuurdepääsu tööriistariba” vahel. Siin klõpsake veerul „Lint (kohanda)”.
- Paremal küljel näete nüüd erinevate vahekaartide tähistusi. Mõned neist on tähistatud sinise linnukesega – need on need, mis teile Excelis kuvatakse. Nüüd otsige loendi lõpust "Arendaja tööriistad" ja tehke sinna teine sinine linnuke.
- Nüüd klõpsake muudatuste salvestamiseks paremas alanurgas nuppu "OK" .
Pärast nende sammude järgimist leiate nüüd oma peamistelt vahekaartidelt Exceli arendaja tööriistad. Wordis või teistes Office'i programmides toimib protsess samamoodi. Vahekaardil klõpsates näete nüüd makrode loomiseks vajalikke valikuid: "Makro salvestamine" .
Kuidas Wordis makrot luua?
Kui soovite makro programmeerida teistesse Office'i programmidesse, nagu Microsoft Word, LibreOffice või OpenOffice, saate seda teha sarnaselt Microsoft Exceliga. See saab selgeks Wordi näitel:
- Orienteerige end oma lindil ja valige vahekaart "Vaade" .
- Se alt leiate paremast servast "Makrod" . Nüüd saate ühe klõpsuga valida "Kuva makrod" või "Makrode salvestamine" vahel.
- Klõpsates "Makrode salvestamine" , avaneb aken. Sisestage sinna makro nimi, klahvikombinatsioon ja lühike kirjeldus.
- Alustage makro salvestamist, klõpsates nuppu "Ok" .
- Valides "Stopp Recording" lõpetate makro programmeerimise ja saate seda nüüd Microsoft Wordis kasutada.
Teistes Microsoft Office'i rakendustes võivad üksikud vaated veidi erineda, kuid protsess on enamasti sama. See võimaldab teil hõlpsasti luua makrosid ilma VBA-d või muud programmeerimiskeelt kasutamata.
Kuidas Visual Basicsiga makrosid redigeerida?
Kui olete makro salvestanud ja seda mitu korda kasutanud, ei pruugi te päris rahul olla. Võib-olla soovite lisada sammu või muuta mõnda käsku.Sellisel juhul on võimalik makrot hiljem uuesti redigeerida. See on aga veidi keerulisem kui makro loomine, sest selleks on vaja Visual Basics (VB) programmeerimiskeelt.
Excelis saate VB-st osa saada, kui klõpsate vahekaardil Arendaja (näidatud ülal) nuppu Makrod, valite sobiva makro nime ja klõpsate seejärel käsul Redigeeri. Nüüd avaneb "Visual Basics Editor" . Selles näete käske ja tööetappe, mille olete programmeerimiskeeles makrona, st koodina, salvestanud. Kui keegi inglise keelest natuke aru saab, on VB tekstidest üsna kiiresti aru saada ja võimalik, et kustutada või vahetada. Kui teil aga siin teadmisi pole, saate lihts alt oma makro tuttaval viisil uuesti salvestada.
Järeldus: makrode loomine – Microsoft Office'iga pole probleeme
Kui töötate palju Microsoft Office'i programmidega, saate suurte käskudega palju lihtsustada. Kui kõik tööetapid on kokku kogutud, saab neid teatud klahvikombinatsiooni vajutamisel lühikese aja jooksul teha.
Eriti praktiline: iga Microsoft Office'i kasutaja saab makrosid ise salvestada. See võimaldab individuaalselt määrata, millised tööetapid millise kasutaja jaoks automaatselt käivituvad. Nii säästate mitte ainult palju aega, vaid ka tarbetut töökoormust.