Igaüks, kes on kunagi proovinud kohtumisi mitme inimesega kooskõlastada, teab, kui palju e-kirju ja kõnesid see maksta võib, eriti kui kõigil pole Exchange'i kaudu juurdepääsu jagatud kalendrile. Lugege seda postitust, et teada saada, kuidas välja pääseda
Kui teil on Exchange'i kaudu juurdepääs kõigi osalejate päevikutele, pole keeruline (olenevalt töökoormusest) leida kohtumist, mille jaoks kõigil on aega. Raskeks läheb aga siis, kui peate leidma ühise kohtumise "lendav pime". Siis on see kõigepealt: tehke kohtumisettepanekuid, koguge tagasisidet, selgitage võimalusel telefoni teel, kas osaleja ei saa mujal kavandatud kohtumist edasi lükata, ja seejärel määrake ühine kohtumine. Sõltuvalt Outlooki versioonist on teil soovitatud kuupäevade esitamiseks mitu võimalust.
Saadate osalejatele e -posti teel valiku võimalikest kuupäevadest - kuid see on mõttekas ainult siis, kui kõik osalejad kasutavad Outlooki.
Saadate osalejatele valiku võimalikest kohtumistest iCalendari failide kujul, mida saab avada Outlooki ja muude kalendriprogrammidega. See on võimalik ka vanemate Outlooki versioonidega.
Te saadate teistele osalejatele väljavõtte oma kalendrist koos vastava perioodiga. Nad näevad, kas teie kalendris on veel kohtumisi või milliseid kohtumisi pakute. Kuna andmed kirjutatakse otse e-kirja teksti ja lisatakse iCalenderi failina, on see kõige "kasutajasõbralikum" variant, mille üle ka paberkalendrit pidavad kasutajad rõõmsad on. See valik on aga saadaval ainult alates Outlook 2007 -st.
Alternatiivina on saadaval veebipõhine kohtumiste tegemise tööriist "Doodle"-see sobib ka neile, kes keelduvad elektroonilistest kalendritest.
Šveitsis korraldatud uuringu kohaselt on paberkalender umbes pooltel Interneti -kasutajatest - eriti naised eelistavad paberkalendreid. Muidugi ei saa Outlooki või iCalendari failidest kalendri väljavõtteid sellisesse “analoog” kalendrisse importida. Siin võib aidata veebiteenus nagu www.doodle.com. Selles loote tabeli võimalike kuupäevadega ja saadate tabeli lingi kõigile adressaatidele. Nad avavad lingi ja märgivad kõik kuupäevad, mille jaoks neil on aega. Niipea kui üks kutsututest on kuupäevad sisestanud, saate kutse saajana teate. See võimaldab teil küsitluse täita, kui kõik on vastanud.
Nüüd on olemas ka Doodle'i pistikprogrammid Outlooki, Exchange'i ja muude kalendritööriistade jaoks. Seda saate kasutada Doodle'i kirjete sünkroonimiseks elektroonilise kalendriga. Täiendav brauseri pistikprogramm võimaldab juurdepääsu Outlooki aadressiraamatule, muutes osalejatele kutsete saatmise lihtsamaks.
Esitage valitud kuupäevad
Lihtsaim variant eeldusel, et kõik adressaadid kasutavad Outlooki: sisestate soovitatud kuupäevad kalendrisse ja saadate need inimestele, keda soovite kutsuda. Kohtumised lisatakse e-kirjale Outlooki kohtumisfailidena ja adressaat saab need topeltklõpsuga kalendrisse üle kanda. Kui saatjal on Outlook 2007 või 2010, saab ta sõnumisse sisestada ka kohtumise andmed teksti kujul (ja / või lisada need Outlooki failina).
- Esmalt sisestage soovitatud kuupäevad kalendrisse.
- Avage uus sõnum.
- Täitke saatja ja teema.
- Outlookis kuni versioonini 2003 klõpsake sulgude ikoonist paremal asuvat väikest noolt (sisesta fail) ja siis edasi element (aastal Sisesta-Menüü pole käsku element). Outlookis 2007 ja 2010 klõpsake vahekaarti Sisesta rühmas Lukustage peal Outlooki üksus.
- Valige kalender.
- Outlookis kuni versioonini 2003 on nuppude all paremal valik Sisesta: manusena valima. (Milleks teine variant Ainult tekst mis on enamasti hallid, ei saanud me seda teada.) See tähendab, et kohtumised on manustatud Outlooki kalendrifailina. Kui kasutate Outlook 2007/2010, saate suvandi abil sisestada kohtumise andmed (teema, kuupäev, kellaaeg) Kleepimine: ainult tekst kopeerida sõnumi kehasse.
- kliki Okeidialoogi sulgemiseks ja sõnumiaknasse naasmiseks.
- Kui teil on Outlook 2007/2010, saate kohtumised failidena manustada ja andmed e-kirjale tekstina kirjutada. Selleks korrake samme 4 kuni 7 ja valige üks kord Kleebi lihttekstina ja üks kord Sisesta: manusena lõpp.
- Lõpeta ja saada sõnum.
Saatke kalendri väljavõtteid Outlookiga 2007/2010
Outlook 2007 ja 2010 puhul saab e-postiga saata mitte ainult individuaalseid kohtumisi, vaid ka väljavõtteid kalendrist, s.t kõik valitud perioodi kohtumised. Saate täpselt määrata, millised andmed edastatakse:
- Avage uus sõnum.
- Täitke saatja ja teema.
- Valige vahekaardil Valikud the HTML -vormingus - Kalendri väljavõtteid saab saata ainult HTML -postiga.
- Klõpsake tekstiväljal.
- Avage register Sisesta ja klõpsake siin all Lukustage peal kalender.
- Valige soovitud kalender.
- Sisestage väljale Kuupäevavahemik periood, mida tuleb arvesse võtta. Kui teil on siin valik Täpsustage kuupäev saate vabalt valida algus- ja lõpuaja.
- valdkonnas detail märkige, kas kõik kohtumiste üksikasjad, ainult saadavus ja teema või lihtsalt olek (Tasuta, broneeritud, puudub vastavalt. Reservatsiooniga) tuleks näidata.
- Alloleval väljal saate määrata, kas edastada tuleks ainult Outlookis määratletud tööaja jooksul toimunud kohtumisi.
- Seejärel klõpsake nuppu Hajuma.
- Siin saate kuvada privaatsete kohtumiste üksikasju ja saata kohtumiste manuseid.
- Lõpuks täpsustage, kas kohtumisi tuleks kuvada päevakavade või lihtsalt loendina. Loendivaade on selgem.
- Sulgege dialoog nupuga Okei.
- Outlook lisab nüüd andmed sõnumi teksti iCalendari faili (laiend ".ICS") kujul, mida saavad lugeda ka teised kalendriprogrammid. Lõpeta ja saada sõnum.
Kooskõlastada kohtumisi
See, kuidas hindate kutsutute vastuseid, et näha, mis aegadel kõik on vabad, sõltub teie eelistustest ja kutsutute arvust - ja muidugi ka sellest, millisel kujul vastused tagasi tulevad:
- Kui enamik vastuseid sisaldab Outlooki või iCalendari faile, soovitame need sisestada teise Outlooki kalendrisse, nt. B. "Planeerimine" nimetatakse ja avatakse selleks otstarbeks tegeliku kalendri kõrval.
- Kui kutsutavaid on rohkem kui viis ja soovitatud kuupäevi mitu, muutub Outlooki lahendus segaseks. Siis on kõige parem koostada Exceli tabel: osaleja nimetab horisontaalselt, soovitatud kuupäevad vertikaalselt (või vastupidi, kui kohtumisi on rohkem kui osalejaid). Lahtrites märkige, milline inimene võiks kohtumisel osaleda.
Saada kinnitatud kohtumised
Niipea kui olete kohtumise otsustanud, teavitage sellest teisi osalejaid. Kohtumine on soovitav saata osalejatele iCalendari faili kujul. Saate selle oma kalendrisse üle kanda, topeltklõpsates ICS-failil. Lisaks kirjuta e-kirja kohtumise andmed nende inimeste kohta, kellel pole elektroonilist kalendrit.
Muidugi võite kohtumise saata koosolekukutse vormis. Kuid ainult Outooki kasutajad saavad sellega midagi ette võtta. Lisaks on mõned adressaadid veidi kummalised, kui nad saavad e-kirja valikutega „Nõustu”, „Broneeringutega”, „Keeldu” ja „Soovita teist korda”, kuigi olete sellega juba nõustunud.
See ei tööta muide ainult Outlooki uuemates versioonides, vaid juba Outlook 2000 -s.
Saate luua iCalendari faili järgmiselt.
- Avage kohtumiskanne.
- Helistage käsule Fail → Salvesta nimega peal.
- Valige failitüübiks iCalendari vorming (* .ics).
- Veenduge, et teil oleks valik Salvestage praegune kohtumine on valitud (Outlookis 2007/2010).
- Sisestage faili nimi ja valige asukoht.
- Salvestage fail.
- Lisage ICS -fail manusena osalejatele saadetavasse e -kirja.
