Kasulike näpunäidete ja abiga
Kas tunnet tunnete? Olete professionaalselt valmistunud, teie kohtumised ja ülesanded on rangelt korraldatud ning vaatamata parimale ettevalmistustööle olete unustanud olulise kohtumise. Vaatamata veekindlale ja struktureeritud planeerimissüsteemile võib juhtuda, et olulised asjad jäetakse tähelepanuta. See on tüütu, kui kohtumised, tähtajad või ülesande täitmine unustatakse. Outlookil on mitmeid funktsioone, mis aitavad teil:
- Eelistage olulisi asju ja
- Kohtumistele õigeaegselt või
- Mõelge nende ettevalmistamisele.
Kasutage Outlookis meeldetuletusi
Outlook teeb kasutajatel oluliste ülesannete või kohtumiste meeldejätmise lihtsaks. Kui Outlookis on integreeritud meeldetuletusfunktsioon, ei pea te enam kalendrisse postitust või käsikirja kirjutama kohtumist või ülesande täitmist. Outlook tuletab teile automaatselt meelde kõike olulist. Sel eesmärgil kuvab tarkvara akna, kus on teave kohtumise või ülesande kohta, ning väljastab ka helisignaali. See töötab nii arvutis kui ka sünkroonitud nutitelefonides või tahvelarvutites.
Uute kohtumiste meeldetuletuste määramine
Uute kohtumiste meeldetuletuste seadmiseks toimige järgmiselt.
-
Looge Outlookis uus kohtumine.
-
Valige väljal "Meeldetuletus" soovitud tarneaeg. Saate valida mõne minuti, tunni, päeva või nädala vahel.
-
Ülesannete ja järelmeetmete jaoks märkige ruut "Meeldetuletus" ja valige kuupäev ja kellaaeg, millal soovite teate saada.
Outlooki meeldetuletustega tuletate teile usaldusväärselt meelde kohtumisi ja ülesandeid või kohtumisi teistega. Outlook pakub ka võimalust automaatselt sisse lülitada meeldetuletus iga kohtumise või ülesande jaoks. Selleks kasutage käsku: „Fail”> „Valikud”> „Kalender või ülesanded”. Tähtajal olevate ülesannete meeldetuletus kuvatakse kindlal ajal.
Kuna mitte iga kohtumine või iga ülesanne ei ole sama tähtsusega, peaksid kasutajad kaaluma, kas standardseade on sel juhul mõttekas.
Näpunäide:
Esmakordsel installimisel kuvab Outlook vaikimisi meeldetuletusakna 30 minutit enne iga kohtumist. Kui soovite seda muuta ja meeldetuletusi eraldi määrata, peate tavalise meeldetuletuse välja lülitama. See toimib, kui lülitate ülalkirjeldatud kalendrisätetele ja deaktiveerite tavaliste meeldetuletuste märkeruudu.
Kasutage uuesti saatmisel järelfunktsiooni
Outlooki ülesandefunktsiooni on lihtne kasutada ja tõhus. Kui te ei soovi iga ootel oleva telefonikõne või lihtsate e-posti vastuste jaoks ülesannet või meeldetuletust luua, saate alternatiivina kasutada ka Outlooki praktilisi meeldetuletusfunktsioone.
Microsoft Outlooki järelmeetmete kasutamiseks toimige järgmiselt.
Sisestage ülesanne ülesannete planeerijasse ja linkige see kontaktandmete või e-kirjaga, millele soovite vastata. Selleks valige kontakt või e-kiri ja käivitage käsk: “Start”> “Jälgi”. Klõpsake "Kohandatud" ja valige järgmises etapis tähtaeg. Soovi korral saate valikul ka meeldetuletuse seada.
Menüüst „Järeltegevuseks” leiate ka eelnevalt kindlaksmääratud tähtpäevad. Näiteks kui valite kirje „Järgmine nädal“, saate järgmise nädala meeldetuletusteabe. Lisaks peate klõpsama kellukese sümbolil ja lisama meeldetuletuse, et automaatne meeldetuletus aktiveeruks.
Laske endale ja teistele meelde tuletada olulisi kuupäevi
On kuupäevi ja tähtaegu, mis on edasise töövoo jaoks äärmiselt olulised ja otsustavad. Kui soovite sõnumi adressaadile automaatselt meelde tuletada, et ootate vastust, saate Outlooki sõnumile lisada järelmärkuse. Alates Outlook 2007 versioonist saate aktiveerida ka teise järelmeetme enda jaoks. Selle protseduuriga saate luua privaatse digitaalse uuesti saatmise.
Olulise kohtumise selliseks märkimiseks tehke järgmist.
-
Klõpsake saadetava kohtumise vahekaardil SÕNUM nuppu JÄRGI.
-
Seejärel valige USER-DEFINED.
-
Määrake adressaadile akna alumises osas silt. Näiteks peaksite sõnumile vastama neljapäeva kella 16.00 -ks.
-
Üks tase saaja jälgimisest kõrgemal aktiveerite jälgimise enda jaoks. Näiteks lubage endale järgmisel hommikul meelde tuletatud vastust. Selle menetluse ja ennetava järelkontrolli abil on teil garantii, et kui saaja pole veel vastanud, on piisavalt aega saajaga järelmeetmete võtmiseks.
Outlook 2010 -st: nii saate eelseisvaid ülesandeid meelde tuletada
Kui soovite, et Outlook tuletaks teile automaatselt meelde tähtaegadega ülesandeid, saate meeldetuletusfunktsiooni automatiseerida järgmise sättega.
-
Liikuge menüüsse Fail> Valikud.
-
Avage vahekaart "Ülesanded".
-
Aktiveerige valik "Aktiveeri meeldetuletused tähtaegadega ülesannete jaoks".
-
Valige jaotises „Tavaline meeldetuletusaeg” soovitud aeg.
Kasutage kaustu või otsingukaustu
Outlooki erinevaid kaustu saab kasutada ka selleks, et mitte unustada olulisi ülesandeid. Näiteks saate luua isikliku kausta "Ülesanded", kuhu saate teisaldada kõik e-kirjad, mis veel vajavad toimimist. Vastupidiselt järelmeetmetele pole kaustas sisalduvatele meilidele määratud tähtaega. Peate isiklikult meeles pidama kausta vaatamist ja ootel olevatele meilidele vastamist. Kui laadite iga päev uusi e-kirju ja neile vastate, on isiklikud kaustad kasulikud teie enda töö struktureerimiseks. Pärast vastamist saab sõnumi teisaldada kausta, kuhu see pikaajaliselt salvestada või arhiveerida.
Otsingukaust "Jälgimiseks", mis oli Outlooki vanemates versioonides ette määratud ja mille leiate kaustade loendi lõpust, on praktiline ja kasutajasõbralik. Outlook 365 praeguses versioonis leiate kausta nimepuu "Otsi kaust" alt kaustapuu otsast.
Avage see kaust ja sisestage otsinguparameetrid, Outlook leiab sekunditega kõik e-kirjad, mille olete järelmärkimiseks märkinud, ja kuvab need. Nii saate vahetu ülevaate, mis sarnaneb kausta Ülesanded. Peamine erinevus seisneb selles, et otsingukaust kogub kogu postkastist ja selles sisalduvatest kaustadest jälgimiseks märgitud e-kirju. Seega kuvatakse ka vastavasse kliendikausta salvestatud e-kirjad.
