- Videoõpetus: kuidas Outlookis faile ja e -kirju otsida
- Microsoft Outlooki kaustade ja kaustade struktuur
- Kuva menüü struktuur ja kirjad
- Sorteerige kaustu või looge lemmikuid - nii see toimib
- Otsingufunktsioon Outlookis - kuidas otsingut õigesti kasutada
- Kokkuvõte: Outlooki on lihtne seadistada spetsiaalselt ja kasutajale orienteeritud
Juhised ja kasulik teave Outlookiga töötamiseks
Paljud kasutajad kirjeldavad Microsoft Outlooki kui kasutajasõbralikku. Te hindate funktsioonide valikut ja e-posti suhtlemise paljusid võimalusi. Teised vajavad Outlooki eelkõige isiklikuks korraldamiseks ning kasutavad integreeritud kalendrit ja selle erinevaid lahendusi.
Lisaks isiklikele kasutus -eelistustele on oluline:
- Kausta üldine struktuur,
- Funktsionaalne menüü navigeerimine
- Lugemisala ja
- Kõige olulisemad funktsioonid, näiteks otsingufunktsioon või funktsioon "Sortimine"
aru saada ja rakendada.
Videoõpetus: kuidas Outlookis faile ja e -kirju otsida
Microsoft Outlooki kaustade ja kaustade struktuur
Tuntud vanasõna ütleb: „Korraldus on pool võitu.” See metafoor kehtib nii paberkandjal ja läbimõeldud organisatsioonisüsteemiga analoogkontori kui ka Microsoft Outlooki kohta. Outlookis salvestatakse meilid alati kaustadesse. Kausta Saabunud saab kirjeldada kui e-kirjade tuntuimat ja kõige olulisemat salvestuskausta, kuna iga sissetulev e-kiri läheb sellest kaustast läbi. Kõik Outlooki kaustad kuvatakse peaakna vasakus servas.
Vaid mõne hiireklõpsuga on võimalik luua uus kaust. Selleks liikuge isikliku kaustasüsteemi punkti, kus uut kausta kohandatakse. Paremklõpsake ja valige kirje "Uus kaust".
Pärast tähendusliku nime määramist saate temaatiliselt sobivad e-kirjad kausta teisaldada. Kasutades kaustu, saate e-kirju täpselt klassifitseerida ja garanteerida nende leidmise struktuuris. Näiteks võib kaustu nimetada osakondade, klientide nimede, kuupäevade või muude konkreetsete kriteeriumide järgi.
Põhimõtteliselt pole isiklikel kaustadel ülempiiri. Hästi läbimõeldud tellimussüsteemi osana on mõistlik ka mitte liiga palju kaustu üles seada, et asjad oleksid selged.
Kuva menüü struktuur ja kirjad
Põhimõtteliselt on meilide vaatamise ja lugemise osas Microsoft Outlook järgmine:
- ka kausta ala
- jagas lugemisala.
Samuti saate kuvada ülesandeala.
Samuti leiate Outlookist vahekaardid, kus Outlooki funktsioonid on teemade järgi paigutatud. Vahekaart "Start" annab teile juurdepääsu näiteks "Kiirete sammude" või "Kustuta" menüüalale.
Vahekaardil "Vaade" saate määrata, kuidas ja millises aknasuuruses kirju kuvatakse ning kausta- ja vaateala kuvatakse.
Vahekaardil "Vaade" tehtud vaid mõne muudatusega saate konkreetse sõnumikeskuse, mis on kohandatud vastavalt teie soovidele ja vajadustele.
Sorteerige kaustu või looge lemmikuid - nii see toimib
Vahekaart „Kaust” pakub teile kõiki võimalusi kaustade struktuuri individuaalseks sortimiseks, olenemata kausta suurusest, alamkaustade loomiseks või kausta eelistamiseks kuvamiseks.
Seda saab kasutada ka kaustade jaoks
- Seadistage automaatne arhiveerimine,
- Meeskondades jagamisel määrake kaustaõigused ja
- Määrake kausta atribuudid.
Uue otsingukausta loomiseks võite kasutada ka klahvikombinatsiooni CTRL + SHIFT + P. Otsingukaust on Outlooki virtuaalne kaust, mis sisaldab vaadet kõikidele e-posti üksustele, mis vastavad teatud eelnevalt määratletud otsingukriteeriumidele.
Otsingufunktsioon Outlookis - kuidas otsingut õigesti kasutada
Microsoft Outlooki praeguses versioonis leiate otsingufunktsiooni otsinguvälja lindi kõrval olevalt ülemiselt funktsiooniribalt. Lisaks ühe või mitme otsingutermini sisestamisele otsingufunktsiooni sisaldab vahekaart "Otsi" täiendavaid valikuid ja seadistusvalikuid.
Microsoft Outlook pakub teile võimalust otsida oma kaustastruktuuri ja kõiki salvestatud e-kirju vastavalt erinevatele kriteeriumidele.
Muuhulgas saate:
- Otsige praegusest postkastist või globaalselt Outlookist või
- Kaasake otsingusse manused.
Praegune otsingufunktsioon soovitab otsingutermineid, näitab selgelt, milliseid märksõnu olete juba otsinud, ja annab teile võimaluse kasutada otsingutööriistu.
Kokkuvõtteks võib öelda, et Outlooki funktsioonid "Sortimine" ja "Otsi" pakuvad teile kõiki võimalusi Outlookis salvestatud e-kirjade professionaalseks esitamiseks ja vajadusel nende otsimiseks, kasutades kiirotsingut vastavalt kriteeriumidele.
Kokkuvõte: Outlooki on lihtne seadistada spetsiaalselt ja kasutajale orienteeritud
Suhtlusprogrammina on Microsoft Outlook paindlik ja kohandatav. Outlooki saate korraldada isiklike kaustade ja individuaalse kaustasüsteemi abil. Funktsioonid "Otsi" ja "Sortimine" võimaldavad e-kirju kasutajale orienteeritud viisil salvestada ja määratletud kriteeriumide alusel need uuesti üles leida.
Lisaks saate Outlooki lugemisalal kirju eraldi kuvada ja vahekaardil „Vaade” määratleda, kuidas lugemisala ja kausta ala kuvada. Vaid mõne sätte abil on võimalik Outlooki kohandada vastavalt teie vajadustele ja sidetarkvaraga tõhusalt töötada.
