Nende sammudega saate kiiresti kirjutada Outlooki e-kirja
E-kirjade kirjutamine on enamiku inimeste igapäevaelu osa. Isikliku või ärimeili koostamine on muutunud normaalseks, kuna meilisuhtluse eelised on ilmsed. Ennekõike on kiirust, millega sõnum adressaadini jõuab, ületada. Lisaks tuntud messenger-teenustele nagu WhatsApp või Telegram on e-post endiselt üks olulisemaid ja vastuvõetavamaid rahvusvahelisi sidevahendeid.
See on tingitud ka asjaolust, et meilisõnumite koostamisega on vähe vaeva nähtud. Peaaegu kõigil on praegu oma e -posti aadress. Tuntum e-posti suhtlusprogramm on Microsoft Outlook. Nii Windowsi arvutite tasulises versioonis kui ka tahvelarvutites ja nutitelefonides tasuta versioonis kasutavad seda iga päev miljonid kasutajad. Lisaks tavapärasele e-kirjade kirjutamisele saab Outlookis sõnumeid luua ka mallist. Samuti on võimalik salvestada tekstimooduleid ja sisestada need meilidesse, et e-kirju tõhusamalt kujundada.
Videoõpetus: kuidas koostada ja saata Outlookis e -kirju
E -kirja koostamine Outlookis - nii see toimib
Kui soovite koostada e-kirja Microsoft Outlookis, liikuge esimeses etapis vahekaardile „Start”. Vahekaardi „Start” ülemisest menüüalast leiate nupu „Uus” alt Uus ”nupp.
Pärast väljale "Uus e-post" klõpsamist avaneb uus aken. Sõnumiaknas saate koostada ja saata uue kirja.
Kui soovite sõnumi kirjutada mõnele teisele kirjaplangile, valige nupu „Uued e-kirjad” asemel nupp „Uued esemed”.
Valikus „E-kiri koos> Muud kirjatarbed” saate avada ja salvestada kirja jaoks teise kirjatarbe.
Valikväljad „From”, „To”, „Cc” ja „Bcc” ning teema on uue sõnumi koostamisel hädavajalikud. Üksikute väljade ja lühendite taha on peidetud järgmine tähendus:
|
valdkonnas |
tähendus |
|
alates |
Sisestage väljale „Saatja” e -posti konto, kust teie kiri tuleks saata. Kui haldate Outlookis mitut kontot, saate valida, milliselt kontolt e-kiri saata. |
|
Kell |
Väljale "Saaja" tuleb sisestada adressaadi e -posti aadress. Nimede järjekorda e-posti aadresside valimisel saab väljale "Saaja" kuvada tähestikulises järjekorras. Näpunäide: Microsoft Outlook salvestab kõik sisestatud e-posti aadressid niinimetatud automaatse täitmise loendisse. Tarkvara soovitab salvestatud teabest nende sisestamisel sobivaid aadresse. Tasuta tööriistad aitavad automaatse täitmise loendit muuta. |
|
Koopia |
Lühend "Cc" tähendab sõna -sõnalt "koopia" ja tähistab saksa keeles koopiat. Kui adressaat saab Cc -s sõnumi, selgub, et ta ei ole peamine adressaat. |
|
Pimekoopia |
Väli „Bcc” tähendab sõna -sõnalt „pime koopia”. Ingliskeelset terminit võib tõlkida kui „peidetud või nähtamatu koopia”. Kui väljale Pimekoopia sisestatakse e-posti aadress, ei näe teised sõnumi saajad, kellele e-kiri saadeti. Kui soovite tagantjärele teada, millised adressaadid on teilt Bcc-s e-kirja saanud, navigeerige e-posti atribuutide valikuväljale "Üksikasjad". |
|
viide |
Kirja teema näitab sõnumi teemat või punast lõime. Hea on täita väli "Teema" arusaadava pealkirjaga. Kui sõnumisse ei sisestata ühtegi teemat, võib see põhjustada selle, et adressaadi rämpspostifilter tuvastab ja sorteerib kirja rämpspostiks. Teema arusaadava identifikaatori või lühendiga saate näidata adressaadile sõnumi olulisust. Lühendid näitavad, et see on eranditult infopost, päring või tellimus. |
Lisaks mainitud väljadele, mis on sõnumi saatmiseks hädavajalikud, vajab iga e-kiri spetsiifilist sisu.
Selle saab sisestada üksikult sõnumi tekstiväljale. Kui klõpsate tekstiväljal, ilmub kursor ekraani esimesele reale. Selle tulemusel saab e-kirja koostada spetsiaalselt teksti või muude stiilielementidega. Vahekaardil Sõnum on saadaval järgmised vormindamisvalikud:
Piltide ja teksti kopeerimine lõikelaualt
Saate kopeerida lõikelaualt elemente, teksti või pilte ja samal ajal valida teksti vormingu, näiteks fondi, kopeerimise oma e-kirja. Pilte ja graafikat saab teksti lisada või manusena e-kirjale lisada. Kui pilt on liiga suur ja selle failisuurus on mitu megabaiti, saate Outlookis faili suurust vähendada. See toimib nii, et märgistatakse sisestatav pilt ja redigeeritakse pildi manuseid vahekaardi "Fail" vahekaardil "Teave". Kui klõpsate valikuväljal "Reguleerige sõnumi saatmisel suurte piltide suurust", vähendatakse faili automaatselt.
Manustage meeldetuletused adressaatidele meilidesse ja tsiteerige õigesti
Vahekaardi „Sõnum” käsk „Märgi adressaatidele” on sobiv tööriist, mille abil saate saajatele automaatselt teile vastamiseks meelde tuletada. See protseduur salvestab teile ühe või mitu meeldetuletusmeili.
Selle asemel, et igale e-kirjale tsiteerida, kui vastate ja sisu lisate, saate Outlookis määrata, et manustatud on ainult viimane e-kiri. Seda tüüpi e -kirjade saatmine on paljudel juhtudel tõhusam ja aitab asju selgeks hoida.
Eelseadistatud lühendit “FW:”, mis tähistab meilisuhtluses “Edasta”, saab muuta ja originaalteksti saab tuvastada näiteks taande või erimärkide abil.
Menüü "Tekst" - individuaalse vormindamise käsukeskus
Kui sisestate tekstiväljale isikliku teksti, leiate menüüst "Tekst" mitmesuguseid nuppe teksti vormindamiseks. Lisaks teksti esitamisele paksus kirjas, kaldkirjas ja teksti allajoonimisele saate lisada täpp- või nummerduspunkte. Samuti saate otsustada, kas teie tekst peaks olema tsentreeritud, parempoolne, õigustatud või vasakpoolne ning millist värvi ja fonti kasutada. Kui Outlook kustutab reatekstid lihttekstilistes meilides ilma HTML-vorminguta, aitab seadete muutmine selle probleemi lahendada.
Menüü "Lisa" - manustage sõnumitele manuseid ja visiitkaarte
Menüüpunktis "Lisa" saate oma e-kirjale manusena lisada faili või elemendi. Saate saata saadud e-kirju ka faili manusena. See võib olla hädavajalik PDF -vormingus äridokumentide või oluliste jooniste saatmisel.
Kui soovite tagada, et igal inimesel, kellega e-posti teel suhtlete, on teie praegused kontaktandmed, saate selle automaatselt lisada igale e-kirjale digitaalse visiitkaardi (vCard) kujul ja saata koos sellega. Lisaks saate allkirju hallata menüükäsuga „Lisa”. Allkiri on e -kirja lõpus olev tekstiosa, mis sisaldab teavet saatja kohta. Ettevõtte meilides on seadusega nõutud allkirju.
Kui soovite ka praeguse kuupäeva e -kirja lisada, saate selle sisestada kiirklahviga ALT + SHIFT + D.
E -kirja märgistamine ja asjakohasuse seadmine
Microsoft Outlookis on võimalik üksikuid kirju asjakohasuse märkusega märkida. Suure tähtsusega kirjad kuvatakse adressaadile eraldi. Vaatamata sellele identifikaatorile ei ole mingit garantiid, et sellisel viisil märgitud e-kirju adressaat kiiremini menetleb. Sel põhjusel on vaieldav, kas märgistus „ülitähtis” on mõttekas või on isiklik üleskutse ajakriitilisele küsimusele produktiivsem.
Õigekiri ja kirjavahemärgid - professionaalsed tekstikirjutamise tööriistad
Lisaks vahekaardi „Sõnum” valikutele pakuvad vahekaardid „Lisa” ja „Vorminda tekst” lisavalikuid teie sõnumi isikupärastamiseks.
Teksti kirjutades on oluline ka see, et teksti õigekiri ja kirjavahemärgid oleksid professionaalsed. Väljendus- või komavead häirivad tähelepanu ja mõjutavad vastuvõtjat negatiivselt. Sel põhjusel saate lasta teksti automaatselt kontrollida menüükäsuga „Õigekirja ja grammatika” vahekaardil „Kontrolli”.
Kui soovite, et õigekirjakontrolli tegija lisaks tekstile ka teema kaasaks, peate selle Outlooki seadetes määrama.
Vanemate Outlooki versioonide jaoks oli Dudeni parandus professionaalse parandusprogrammina saadaval alternatiivina integreeritud õigekirjakontrollile.
Vahekaart „Ülevaatus” pakub ka teksti lugemise või arvutis tõlkimise võimalust. Tesaurus aitab teil leida üleliigsete sõnade ja terminite jaoks tähenduslikke sünonüüme.
Saatke adressaatidele e-kirju, kasutades nuppu "Saada"
Kui olete sõnumi teksti täielikult kirjutanud ja kontrollinud, peate selle viimases etapis saatma. Seda tehakse tekstiaknas, klõpsates väljal "Saada". Kui te pole kindel, kas sõnum tuleks sel ajal saata, võite alternatiivselt aktiveerida automaatse salvestamise funktsiooni.
Pärast automaatse salvestamise funktsiooni aktiveerimata väljale "Saada" klõpsamist jõuab teie sõnum mõne sekundi jooksul adressaadi postkasti.
Näpunäide:
Võib juhtuda, et e-kiri ei jõua adressaadini pärast selle saatmist. Enamikul juhtudel saate teenusepakkujalt veateate. Sellisel juhul on kõigil Microsoft Outlooki varasematel ja praegustel versioonidel võimalus e-kiri vaid mõne sammuga uuesti saata. See toimib, klõpsates vahekaardil "Sõnum" nuppu "Saada see teade uuesti".
Kui välismaal viibides e-kirju ei saadeta, võib see olla tingitud valedest konto seadetest. Sel juhul on kasulik kontrollida seadeid ja SMTP -porti.
kokkuvõte
Nii pikaajaliste Microsoft Outlooki kasutajate kui ka kogenematute kasutajate jaoks on lihtne koostada Microsoft Outlookiga e-kiri ja see adressaadile saata. Vahekaardil „Kodu” viib nupp „Uus e-post” uue sõnumi tekstiaknasse. Seda saab individuaalselt vormindada ja professionaalseks muuta linkide, piltide ja allkirjaga. Täiendavad vahelehed ja valikud tagavad, et e-kirju saab igal ajal spetsiaalselt koostada ja edastada. Nii on pädev suhtlus e-posti teel võimalik nii professionaalses kui ka privaatses keskkonnas.
