Outlooki isikupärastamine - näpunäited ja seaded

Nende näpunäidete abil saate oma Outlooki isikupärastada

Tarkvara kasutajana on hädavajalik teha isiklikke seadeid ja programmi pidevalt isikupärastada. See kehtib nii Microsoft Outlooki kui ka muude rakenduste kohta, mida kasutatakse regulaarselt professionaalses või privaatses keskkonnas.

Outlooki konkreetsed seaded on olulised selleks, et oleks alati võimalik näha, kes e-kirja kirjutas ja millisest seadmest see saadeti. Lisaks soovib iga Outlooki kasutaja programmi tõhusalt ja funktsionaalselt kasutada.

Microsoft Outlooki töölauaversiooni põhiline isikupärastamine algab installimisega. Outlooki kasutamiseks on vaja Microsofti kontot. Esmase installimise ajal peab Microsoft Outlook olema Microsofti kontoga ühendatud. Seadeid saab igal ajal vaadata ja muuta, navigeerides vahekaardile „Fail” ja seejärel klõpsates menüüelemendil „Office'i konto”.

Tahvelarvutite või nutitelefonide jaoks mõeldud Microsoft Outlooki mobiiliversioon on tasuta ja seda ei pea Office’i kontoga seoses isikupärastama.

Outlooki isikupärastamine - praktilised valikud, mis säästavad aega

Lisaks Office'i kontole, mis pole töölauaversioonis saadaval, on Microsoft Outlooki isikupärastamiseks ka muid võimalusi. Tarkvara isikupärastamiseks initsiaalide, nime ja muude sätete osas saate kasutada järgmisi valikuid ja funktsioone. Lisaks töölaua lugemisala või linkide põhivaatele on saadaval lugematu arv muid funktsioone ja valikuid.

Näiteks saate valida, kas nii postkasti kui ka kalendrit kuvatakse samaaegselt. Kui töötate Outlookiga mitu tundi päevas ja kasutate suurt, suure eraldusvõimega kuvarit, võib olla mõistlik hoida kaks Outlooki akent kõrvuti. Nii on tekst paremini esindatud ja teistest funktsioonidest lahutatud. Näiteks võite järgmisel väljal avada kalendri või aadressiraamatu ja postkasti. See vaate isikupärastamine annab teile parema ülevaate ja võimaldab teil tõhusamalt töötada.

Sarnane olukord on manuste standardkaustaga. Windows 10 allalaadimiskausta soovitatakse tavaliselt vaikekaustana.

Tööriistaribade ja linkide isikupärastamine - nii see toimib

Outlookis on standardvarustuses kaks oluliste funktsioonide jaoks nuppudega tööriistariba:

• Tavaline tööriistariba.
• Laiendatud tööriistariba.

Tavalise tööriistariba koostis sõltub vastavast Outlooki moodulist. Nagu kõigi teiste Office'i programmide puhul, saab seda isikupärastada, lisades tööriistaribadele menüükäskude jaoks täiendavaid nuppe. Põhimõtteliselt saate Outlooki iga tööriistariba kohandada ja kohandada vastavalt oma vajadustele. See on kasulik tõhusamaks ja sihipärasemaks tööks.

Sarnane olukord on ka otseteedega, mille saate manustada Windowsi töölauale või menüüsse Start konkreetse Outlooki mooduli käivitamiseks. Kasutajad, kes töötavad Outlookis mitme profiiliga, saavad käsurealt käsu abil otsustada, millise profiiliga Outlooki käivitada. Kui soovite oma Outlooki sagedamini avada samade käivitusparameetritega, on soovitatav seadistada töölauale vastav otsetee.

Vahekaart Fail: isikupärastage automaatvastused ja minge rahus puhkusele

Outlookis kontoriväline assistent on sujuva suhtluse jaoks oluline. Kui te ei saa teatud aja jooksul ühtegi sõnumit saata ega vastu võtta, on funktsioon „automaatsed vastused” sihitud ja tõhus. Kui saate e-kirja, teavitatakse saatjat automaatselt, kui kaua te pole saadaval ja kes teid asendab. Isikupärastatud automaatvastuste funktsioon tagab, et kliente, huvitatud isikuid või kolleege teavitatakse alati puudumisest, näiteks puhkuse tõttu.

Fontide isikupärastamine Outlookis pole keeruline

Üks populaarsemaid isikupärastamisvalikuid Outlookis on vaikimisi fontide kohandamine. Igaühel on oma sõnumite väljanägemise osas erinevad soovid. Sel põhjusel on mõttekas fonte või muid stiililisi seadmeid isikupärastada. Muudatuste elluviimine pole keeruline. Kui töötate ilma mallita, saab fonti hõlpsalt reguleerida menüü "Tekst" vahekaardil "Sõnum".

Kui kasutatakse vormimalle, tuleb malli üks kord muuta. Lisaks sellele on sõltuvalt kasutatud Outlooki versioonist mallide fondi muutmiseks erinevaid menüüvalikuid.

Näpunäide:

Sõltuvalt seadetest saate e-kirju kas lihttekstina või html-vormingus. Kui soovite e -kirja üksikasjade vaatamiseks kiiresti HTML -vormingule üle minna, saate seda teha klaviatuuri otsetee abil ALT + SHIFT + H.

Outlooki vaatesätete isikupärastamine - määrake Outlook soovitud viisil

Lisaks Outlooki standardvaatele on teil ka muid praktilisi võimalusi ekraani jagamiseks ja kirjade kuvamiseks. Näiteks Outlooki eelvaateaken pakub ainulaadset võimalust. Postkastis valitud e-kirjade sisu kuvatakse siin kompaktsel kujul, ilma et peaksite e-kirja topeltklõpsuga avama.

Kohandatud vaateid saab Outlookis igal ajal lähtestada. Seda saab teha käsitsi või alternatiivselt Windowsi käsuga. Samal ajal saate eelvaateakna paigutada ükshaaval ja kuvada see näiteks sõnumiloendi paremal või all.

Vaatamata eelvaateakna kasutajasõbralikule vaatele on mõned kasutajad otsustanud Outlookis eelvaate põhimõtteliselt välja lülitada. Selle taustal on oht, et viirus või pahavara haarab teie süsteemi automaatselt enne pahatahtliku kirja avamist. Kui soovite olla turvaline, saate eelvaateakna välja lülitada, väliste piltide ja sisu laadimise takistada või lubada HTML -kirju kuvada ainult lihttekstina.

Kasutage valmisvaatevalikuid ja reguleerige navigeerimisala - nii see toimib

Esimeste Outlooki versioonide kasutajad hindasid paljusid valmisvaatevalikuid, mis pole enam saadaval Outlook 2010-s ega praeguses Outlook 365 versioonis. Näiteks saate kuvada ainult praeguses kaustas olevaid lugemata kirju. Kasuks tuli ka võimalus kuvamisperioodi piiramiseks ja näiteks eelkõige viimase seitsme päeva e-kirjade kuvamiseks. Hoolimata eelseadete puudumisest uuemates versioonides, saab armastatud vaateid määratleda ja salvestada Outlook 2010 ja uuemates versioonides.

Põhimõtteliselt on soovitav kohandada ka Outlooki navigeerimisala oma isikliku tööviisiga. Muu hulgas saate kuvada ja peita navigeerimisriba, kasutada klaviatuuri otseteid, et kiiresti teisele menüüle lülituda või määrata mõni teine kaust. Nagu postkastis, saate ka oma märkmete lugemisala sisse lülitada. Sellisel juhul näitab Outlook akna alumises pooles praegu valitud märkme sisu.

Seadistage kalender, ülesanded ja kohtumiste funktsioonid vastavalt oma vajadustele

Samuti saate Outlookis kalendrit isikupärastada ja muu hulgas määrata kohtumiste märkimiseks värvikategooriate järjekorra. Kohtumise loomiseks klõpsake kohtumisdialoogi väljal „Silt” ja valige sobiv värv. Saate koosolekukutsed postkastist automaatselt kustutada kohe, kui olete neile vastanud. See suvand on Outlookis vaikimisi aktiveeritud ja selle saab kas deaktiveerida või aktiveerida.

Igal juhul peaksite navigeerimisribal olevat linki failisüsteemile laiendama. Kasulike linkide abil saate integreerida kõvakettale kaustu või regulaarselt vajalikke faile. Nende otseteede abil saate Outlooki jätkusuutlikult isikupärastada.

Määrake reeglid Outlooki automatiseerimiseks

Outlook pakub Outlooki automatiseerimiseks reeglite ja makrode kasutamise võimalust. Reegleid tuleks Outlookis kohandada. Määrate kõik reeglid Outlookis menüükäsuga "Reeglid ja märguanded" vahekaardil "Fail".

Luba Outlookis töölaua märguanded

Kui soovite saada teavet Outlookist saabuvate meilide kohta, saate lihtsalt töölaua märguande aktiveerida. Kuidas seda teha:

1. Outlookis kuni versioonini 2007 kutsute käsu "Tööriistad, reeglid ja teatised". Avage rakenduses Outlook 2010 jaotis „Failide, reeglite ja märguannete haldamine”.

2. Valige reegel ja klõpsake "Muuda reeglit" ja seejärel "Muuda reegli seadeid".

3. Klõpsake nuppu "Järgmine", et minna dialoogi, kus saate toiminguid valida.

4. Siin aktiveerite valiku „Näita töölauamärguannet” (samuti „Ärge rakendage täiendavaid reegleid”, kui see valik pole veel aktiveeritud).

5. Seejärel klõpsake nuppu "Lõpeta".

Reeglid on isikupärastatud, kuna neid täidetakse ainult teie juhiste järgi, mitte automaatse rakenduse asemel. Reeglite käsitsi käivitamiseks eemaldage "Sõnumireeglitest" reegli nime ees olev linnuke.

Reeglite abil saate postkasti automaatselt sortida. Sel juhul määratakse teatud kriteeriumidele vastavad kirjad eelnevalt määratletud kategooriatesse. Automaatne arhiveerimine on Outlookis üks olulisemaid reeglipõhiseid funktsioone. Põhimõtteliselt saab seda spetsiaalselt kohandada. Arhiivide nimesid saab vajadusel muuta, et vältida koondamisi ja säilitada ülevaade. Makrosid saab käivitada ka e-posti automaatseks teisaldamiseks, mis sisaldab eelnevalt määratletud märksõna.

Säilitage Outlookis selgus - kui lihtne see on

Lisaks saate valida sätteid üksikutele Outlooki moodulitele, näiteks e-kirjade või postkasti üksikute kaustade jaoks, mis erinevad standardseadetest. Huvitav on näiteks funktsioon “Ajakiri”. Ajakirjafunktsiooni abil saate Microsoft Outlookis jälgida selliseid elemente nagu meilisõnumid või koosolekud. Samuti saate jälgida muid Microsoft Office'i faile, näiteks Wordi dokumente. Vaatamata lisaväärtusele on ajakirjafunktsioon mälumahukas. Kui te ei soovi päevikut kasutada või ei soovi seda enam kasutada, on soovitatav see välja lülitada. Selle tulemusel jääb PST -fail oma suuruse poolest hallatavaks.

Kokkuvõtteks võib öelda, et selgus on Outlookis edu saavutamiseks ülioluline. Postkast, kalender, aadressiraamat ja muud funktsioonid toetavad igapäevast tööd ainult siis, kui need on tõhusalt ja arusaadavalt esitatud. Selle saavutamiseks saate hiirega käsitsi reguleerida tabelivaadete veergude laiust, näiteks kohtumiste kalendris.

Isikupärastage postkasti ning sissetulevaid ja väljaminevaid kirju - millised seaded on mõistlikud

Lisaks vaate kohandamisele on üks olulisemaid samme Outlookis postkasti isikupärastamine ja kujunduse kohandamine. Outlookis on teil postkastis võimalus määrata, kui sageli tuleks e-kirju alla laadida. Selle asemel, et sõnumeid iga 15 minuti järel helistada, on mõttekas pikendada ajavahemikku, et saaksite häirimatult kauem töötada.

Põhimõtteliselt võib öelda, et on oluline kasutada Outlooki töövahendina ja mitte lasta Outlookil teie tööd katkestada. Igaüks, kes töötab ülesandele keskendunult, peaks tõhusa töö edendamiseks kõrvaldama igasugused häired või minimeerima need nii palju kui võimalik. Häirivad tegurid võivad hõlmata sissetulevaid e-kirju või töölaua teateid e-kirjade vastuvõtmisel. Postkasti ajavahemike, toonide ja märguannete isikupärastamine on iga Outlooki kasutaja jaoks hädavajalik.

Outlooki kasutajad, kes soovivad muuta serveri ajalõppu POP3 -kontodel, peavad seda tüüpi isikupärastamist registris tegema, kuna süsteem tagab serveri ajalõpu kuni 10 minutit.

Kohandage ja automatiseerige lugemistšekke - see säästab teie aega

Kui sissetulevad sõnumid sisaldavad lugemistšekke, suurendab see teadlikkust. Kui saate lugemiskinnitusi liiga sageli samal ajal, näiteks jadaposti puhul, saate Outlooki ekraani välja lülitada või teise võimalusena saata lugemiskinnitused automaatselt. Mõlemad valikud võivad olla kasulikud, et neid päeva jooksul töövoos harvemini häirida. Vanemates Outlooki versioonides 2000, 2003 ja 2007 tuleb lugemistšekk ajaloo suvandites muul viisil välja lülitada.

Isikupärastage visiitkaarte ja salvestage manused automaatselt - miks see on oluline

Outlooki kasutajad hindavad võimalust lisada e-kirjadele visiitkaarte koos nende konkreetse saatjaandmetega. Individuaalselt isikupärastatud visiitkaardid koos õige kontaktandmetega on olulised, et adressaadid saaksid teiega professionaalselt ja sekkumata suhelda. Samuti on huvitav kasutada suvandit „Järeltegevus”, et isikupärastada sõnumi teema punasega. Saaja loeb olulised sõnumid kiiremini, kuna need kuvatakse kindla värviga.

Kui saate iga päev või kord nädalas suure hulga manustega sõnumeid, näiteks arvedokumente või jooniseid, saate kuni Outlook 2007 -ni kasutada tasuta automaatsalvestustööriista. Outlook 365 praeguse versiooni puhul on Outlook Attachement Extractor alternatiivne väline tööriist, millega manused reeglite alusel automaatselt vahemällu salvestatakse.

Eemaldage või minimeerige lemmikkaustad ja kohandage kiirjuurdepääsu riba

Microsoft Outlook kuvab lemmikute kausta e-posti kausta kohal oleval navigeerimisribal. Kui seda kausta ei kasutata, saab selle Outlook 2007 versioonist eemaldada või minimeerida. Outlookis 2007 ja kõigis järgnevates versioonides on kausta minimeerimiseks kaks proovitud viisi. Nii säästate ruumi ja tagate oma kaustade struktuuri selguse.

Kiirpääsuriba Outlookis ja teistes Microsoft Office'i tarkvararakendustes on kasutajate poolt hinnatud, kuna see toetab tõhusat tööd. Seda kiire juurdepääsuriba on võimalik isikupärastada vaid mõne hiireklõpsuga. Selleks klõpsake kiirjuurdepääsu ribal olevat sümbolit: "Joon / nool alla".

Selle tulemusel avaneb valikuaken, milles saate kiirfunktsiooniribale integreerida täiendavaid funktsioone. Tehke linnuke ühe käsu ette, et lisada nupule vastav nupp. Vastupidi, eemaldage linnuke käskude ees, mille ribal ei tohiks olla ühtegi nuppu.

QuickSteps - kasutage Outlooki tõhusaid abimehi parimal võimalikul viisil

SmartTööriistadena tarnitud QuickSteps alates Outlook 2010 versioonist tuleb enne esmakordset kasutamist kohandada, et neid tõhusalt kasutada. QuickSteps leiate vahekaardilt "Start".

Lisaks valmis kiiretele sammudele, nagu „Meeskonna e-post” või „Valmis”, saab lisada ka muid üksikuid kiireid samme, mis isikupärastavad ja lihtsustavad Outlookiga töötamist.

Prindivormingute kohandamine vastavalt teie spetsifikatsioonidele säästab aega ja raha

Outlook pakub laia valikut võimalusi ja funktsioone dokumendi prindivormingu kohandamiseks. Eriti kui mitu töötajat töötab ühe arvutiga, võib see põhjustada probleeme ja trükivigu. Ebaõigete väljatrükkide minimeerimiseks on kasulik enne uuesti printimist lähtestada prindivorming vaikeväärtustele. Seda saab teha vaid mõne klõpsuga Outlooki seadetes.

Isikupärastage ülesannete riba ja navigeerimisala, et keskenduda olulisele

Microsoft Outlooki ülesannete ribal kuvatakse tavaliselt kuupäevade navigaator, samuti praegused kohtumised ja ülesanded.

Isikupärastamine tähendab sel juhul oluliste asjade tähtsuse järjekorda seadmist, et olulised kohtumised ja ülesanded ei ununeks kunagi.

Kui teie ekraanil pole palju ruumi või soovite oma e -kirjad esiplaanile tuua, saate Outlookis navigeerimisriba minimeerida. Sel juhul on erinevate Outlooki moodulite valimiseks kasutatavad nupud ikoonide kujul.See tagab, et e-kirjade lugemiseks on rohkem ruumi. Seadeid saab soovi korral ümber pöörata.

See kehtib ka populaarsete ja praktiliste töölaua märguannete kohta. Nende maksimaalne kestus on 30 sekundit. Kui soovite ekraani suurendada sellest maksimaalsest vahemikust, peate seda tüüpi isikupärastamiseks registrisse sekkuma.

Tabelite kuvamine Outlookis ükshaaval - nii säilitate selguse

Microsoft Outlook on:

• Postkastis
• Kalendris
• Aadressiraamatus ja
• Muude funktsioonide jaoks

üles ehitatud nagu laud. Tabelid tagavad selge esitluse. Tabelivaateid, näiteks postkastis, saab veeru laiuse järgi hiirega käsitsi reguleerida.

Kohandage integreeritud navigeerimisprogramme

Microsoft Outlook pakub teile võimalust avada kontakti jaoks tänavakaart Microsofti Bing Mapsis, kasutades nuppu "Määra". See kuvab kontakti aadressi. Tänavakaardi kuva saab valida kohe, kui olete Outlookis kontaktile postiaadressi sisestanud.

Vormide loomine või muutmine - nii saate isikupärastada õigesti

Microsoft Outlooki arendustööriistades vormidega töötamine pole igapäevane nähtus.

Näiteks kui soovite ülesande jaoks vormi luua, annab Outlook teile võimaluse isikupärastada vormi arendaja tööriistades. Kui lisate vormile väljad, paigutab Outlook sisendvälja ja sildi automaatselt kokku. Niipea kui klõpsate ühel kahest elemendist hilisemal ajahetkel, valitakse ainult see element. Mõlema elemendi üheaegseks teisaldamiseks on mõistlik, kui ühendate mõlemad elemendid üksteisega. Seda tehakse rühmaga.

Kokkuvõte ja järeldus: kui isikupärastate Outlooki, säästate aega ja töötate produktiivsemalt

Nii nagu igaühel on oma kodust sisustust valides isiklik maitse, peaks ka Microsoft Outlook olema iga kasutaja poolt spetsiaalselt kujundatud ja isikupärastatud. Tarkvararakenduse funktsioonid tuleks kohandada vastava kasutaja ja tema vajadustega. Isikupärastatud menüüribad, individuaalselt kohandatud postkast ja muud tarkvaraseaded on olulised, et saaksite töötada võimalikult tõhusalt.