Outlooki kontaktrühmad - tõhus suhtlus rühmas

Jaotusloendite koostamine

Iga päev on professionaalses või privaatses keskkonnas vaja saata e-kirju erinevat tüüpi inimestele või inimrühmadele. Paljudel juhtudel peab ühe sõnumi sisu jõudma erinevate adressaatideni. Kogenematud Outlooki kasutajad võivad sellise ülesande jaoks töötada kopeerimise ja kleepimisega ning saata sel viisil sõnumi sisu erinevatele kontaktidele.

Sõnumite saatmine mitmele adressaadile "kopeeri ja kleebi" abil on maksimaalselt teine parim lahendus. Lisaks asjaolule, et tekstide kopeerimine ja kleepimine on altid vigadele, tuleb arvestada ka ajafaktoriga. Parem alternatiiv on Outlookis kontaktgrupi või jaotusloendite loomine. Terminitel jaotusloend ja kontaktrühm on samaväärne tähendus. Kuni Outlook 2007 versioonini kasutati mõistet „jaotusnimekiri”. Alates Microsoft Outlook 2010 -st on jaotusnimekiri asendatud mõistega „kontaktgrupp”, mida kasutatakse ka praeguses Office Outlook 365 versioonis. Microsoft Outlookis levitusloendi abil saate sõnumile ühe klõpsuga lisada adressaatide rühma. Kontaktirühma ja jaotusloendite loomine Outlookis pole keeruline ja säästab palju aega professionaalse e-posti suhtlemise jaoks.

Outlooki kontaktrühma loomine - praktilised näpunäited ümbertöötamiseks

Microsoft Outlookis uue kontaktirühma loomiseks lülitage esmalt vahekaardile „Start”. Seejärel saate nupu „Uued üksused” abil luua uue jaotusloendi. Outlooki praeguses versioonis on menüükirje „Kontaktrühm” menüüribale sügavamalt sisse lülitatud kui vanemates Outlooki versioonides. Selle nupu leiate alt: „Täiendavad elemendid> Kontaktirühm”.

Pärast nupu „Kontaktirühm” klõpsamist avaneb valikuaken, kus saate uue jaotusloendi jaoks individuaalsed seaded teha. Valige klaviatuuri abil kiirklahv Ctrl + Tõstuklahv + L.

Teil on järgmised valikud ja valikud.

nuppu

Väljendus

Salvesta lähedal

Menüüpunkt "Salvesta ja sulge" on uue kontaktgrupi loomise lõpus hädavajalik. Nupu abil saate salvestada kogu teabe uute liikmete ja adressaatide kohta. Seetõttu on kontaktgrupp tavapäraste e-kirjade saatmisel teile igal ajal kättesaadav. Tähtis: Enne Outlookis levitusloendisse sõnumi saatmist tuleb kontaktirühm salvestada. Selleks määratakse unikaalne nimi ja kinnitatakse see, klõpsates nuppu "Salvesta ja sulge".

Kustuta grupp	Kustutab jaotusloendi.
Rühm edasi	Microsoft Outlookis loodud jaotusnimekirja saab edastada teistele inimestele. Jaotusloendi on võimalik saata Interneti -vormingus failides vCardina või Outlooki kontaktina.

Liikmed ja märkmed

Akna vaate saate valida vahekaardil "Kuva". Nupuga "Liikmed" näete teavet kõigi rühma liikmete kohta. Jaotusloendisse saate märkmeid märkmete alla sisestada.

Lisage liikmeid

Nuppu „Lisa liikmeid” võib mõista kui Microsoft Outlooki kontaktrühma südant. Saate rühmitada liikmeid: Outlooki kontaktid, Tarkvarasse integreeritud aadressiraamat või Uus e -posti kontakt lisada jaotusnimekirja.

Eemalda liige	Grupiliikme jaotusloendist eemaldamiseks valige kirje ja klõpsake nuppu "Eemalda liige" .Kanne kustutatakse.
Uuendage kohe	Akna vaate värskendamiseks klõpsake nuppu „Värskenda kohe”. Kõik sissekanded on ajakohased.
Tab "Suhtle"	Vahekaardil „Suhtle” saate valida jaotusnimekirjast kontakti ja kirjutada sellele isikule individuaalse e -kirja. Konkreetse kontakti jaoks on võimalik luua ka koosolekukutse.
Tab "Kategooriad"	Nagu Outlooki kalendri puhul, on teil ka võimalus määrata element jaotusloendite kategooriasse. Lisaks saate määrata, et järeltegevust hakatakse hiljem kontaktrühmale meelde tuletama. Jaotusloendi saate märkida ka privaatseks.

Kokkuvõtteks võib öelda, et teil on erinevaid võimalusi ja seadistusvõimalusi kontaktgrupi individuaalseks seadistamiseks ja selle kohandamiseks oma vajadustele. Kui soovite loodud kontaktirühma hiljem kohandada ja näiteks lisada uusi liikmeid aadressiraamatust, saate seda igal ajal teha nupu "Start> Aadressiraamat" abil.

Pärast õige aadressiraamatu valimist saate jaotusloendi ära tunda ikooni järgi, millel on kaks stiliseeritud pead. Jaotusloendi spetsifikatsioone saate muuta, klõpsates nuppu "Atribuudid". Kõik kohandused tuleb kinnitada nupuga "OK". Teise võimalusena leiate kõik isiklikud jaotusloendid Microsoft Outlooki vahekaardi "Kontaktid" menüüribalt.

Saatke kontaktrühmale e -kiri neljas etapis

Pärast uue kontaktirühma loomist saate loodud levitamisrühma abil Outlookis ühe sammuga mitmele adressaadile kirjutada. Nelja lihtsa sammuga saate levitusgrupile uue kirja saata:

1. Avage uus e -kiri, klõpsates nuppu "Start> Uus e -post".

   

2. Avaneb tuttav e-kirjade sisestamise aken, mille abil saate uue e-kirja kujundada ja saata.

   

3. Selle asemel, et adressaadi e-posti aadress käsitsi sisestada, klõpsake nuppu "Saaja" ja otsige aadressiraamatust soovitud kontaktirühm. Kui olete saatnud jaotusgrupile uue sõnumi üks kord, piisab, kui sisestada jaotusnimekirja nime esimesed tähed nupu "To" sisestusväljale. Mõne klahvivajutuse järel kuvatakse kontaktgrupp soovitusena ja seda saab valida.

   Nagu tavaliste meilisõnumite puhul, saate ka kontaktrühmale sõnumi saatmisel otsustada, kas need:

   • Väljal "Saaja" saadetakse see lihttekstina kõigile kontaktirühma adressaatidele. Sel juhul on kõigi jaotusgrupi liikmete e -posti aadressid kõigile nähtavad.
   • Koopia tuleb saata väljale „Koopia” kõigile kontaktirühma adressaatidele.
   • Tuleks edastada nähtamatult väljale "Pimekoopia". Kui sõnum saadetakse jaotusloendisse "Pimekoopia" kaudu, ei edastata ühtegi e-posti aadressi.
   

4. Saatke sõnum, klõpsates nuppu "OK". See saadetakse kõigile grupi liikmetele vastavalt teie spetsifikatsioonidele.

Outlookis levitusloendi kaudu sõnumi saatmine sarnaneb e-kirjade proovimisega erinevatele adressaatidele. Kombineerides jaotusrühma adressaate, võib sõnum jõuda ühe sammuna paljude adressaatideni. See protseduur on eriti tõhus, kui sõnumeid tuleb saata samale inimrühmale pideva intervalliga. Näiteks võib kõik osakonna töötajad või äriüksuse kõik põllutöötajad koondada kontaktrühma. Sama sisuga sõnumid saab seejärel saata jaotusnimekirja.

Kokkuvõte ja järeldus: Outlookis levitamisloenditega töötamine on tõhus ja lihtne

Microsoft Outlookis on mõttekas luua kontaktgruppe, kui kindel grupp inimesi saab pidevalt sama sisuga e-kirju. Professionaalses keskkonnas on otstarbekas koostada jaotusnimekiri igale osakonnale või jaotusgrupile kõigile ettevõtte töötajatele. Sama kehtib klubide või erasektori kohta. Jaotusloend luuakse Outlookis vahekaardil „Start”, kasutades nuppu „Uued üksused”.

Vanemates Outlooki versioonides on nuppude nimed ja menüüstruktuur erinevad. Jaotusgruppi saab lisada nii teadaolevaid ja aadressiraamatusse salvestatud kui ka uusi e-posti aadresse.

Olemasolevat kontaktirühma saab kohandada, edastada teistele adressaatidele või kustutada vaid mõne klõpsuga. Microsoft Outlooki kasutajad, kes muudavad oma kontaktide kontaktrühmadega või vanemates versioonides jaotusloenditega professionaalseks, säästavad väärtuslikku aega ja vähendavad e -kirjade kopeerimisel ja kleepimisel vigade tõenäosust.