Varundamine Outlookis - varundage professionaalselt andmefaile ja kaustu

Praktilised näpunäited ja üldine teave andmete varundamise kohta

Microsoft Outlooki kasutajad saadavad, arhiveerivad ja edastavad aja jooksul tohutul hulgal andmeid. Lisaks kogutakse kalendrikirjeid, isiklikke ülesandeid, manusena saadetavaid faile ja aadressiraamatust pärit isikuandmeid.

Igaüks, kes on oma pabermärkmiku või analoogkalendri kaotanud, saab aru, kui olulised on aadressid, telefoninumbrid või sõnumid. Kaotusega on raske toime tulla. Sama kehtib digitaalse versiooni ja Microsoft Outlooki salvestatud andmete kohta. Kui süsteemi kokkujooksmine, viirus või muu sündmus põhjustab arvuti taaskäivitamise, võib see olla valus. Eriti kui olulisi andmeid, ülesandeid, aadresse ja muud teavet pole varundatud ja need on kadunud.

Sellist stsenaariumi tuleb iga hinna eest ära hoida. Sel põhjusel on Outlooki kasutajatel ülioluline oma isikuandmeid regulaarselt varundada. Samuti on kasulik teada andmefailide asukohta. Kasutajatel peaks olema pealiskaudne arusaam sellest, kuidas ja kuhu Outlook aadresse, kohtumisi ja ülesandeid salvestab. See teadlikkus ja süstemaatiline andmete varundamine tagavad, et kõik olulised Outlooki andmed on varundatud ja süsteemiprobleemide korral endiselt saadaval.

Õpivideo - Outlook: Outlooki varundamine ja e -kirjade varundamine

Praktiline näpunäide: Kui soovite salvestada vaid mõned olulised meilisõnumid ja te ei soovi täielikku varukoopiat teha, on ideaalne arhiivimine PDF-sõnumina. Tasuta tarkvara PDF Creator aitab teil e-kirju failina salvestada, sarnaselt printimisprotsessiga. PDF -faili saab lugeda erinevate programmide ja lõppseadmetega ilma probleemideta, mida ei saa öelda Outlooki enda MSG -vormingu kohta. Samal ajal on võimalik alternatiivselt salvestada olulised kirjad Windowsi all olevasse kausta MSG -vormingus.

Teine alternatiiv MSG- või PDF -vormingus salvestamisele võib olla tekstifaili salvestamine. Outlook pakub kasutajasõbralikku võimalust arhiivida mitu e-kirja ühes TXT-failis. Sel viisil saate salvestada seotud sõnumeid sihipäraselt ja koos.

Kuidas Microsoft Outlook teie andmeid salvestab Süsteemiprobleemide või viiruse rünnaku korral kohe tegutsemiseks on oluline teada tausta ja seadistusvalikuid ning teada, kuidas Outlook teie andmeid salvestab. Põhimõtteliselt arhiveerib Outlook teie andmed failides kahe erineva faililaiendiga:

1. Outlooki võrguühenduseta failid (OST -fail).
2. Isiklikud poefailid (PST -fail).

Outlooki võrguühenduseta failid

Süsteem kasutab Outlooki võrguühenduseta faile järgmistel eesmärkidel.

• IMAP -kontod,
• Microsoft 365 kontod,
• Samuti vahetada kontosid
• Outlook.com kontod

loodud. Kõiki mainitud e-posti kontosid iseloomustab nende detsentraliseeritud serveripõhine salvestusruum. Sellel säilitusmeetodil on palju eeliseid. Lisaks kiirele juurdepääsule erinevatest lõppseadmetest salvestatakse teie andmed kaitstud serveritesse ja kaitstakse viiruste või pahavara eest.

Lisaks serveri algsetele failidele loob Outlook võrguühenduseta andmefailid, mis on lühendatud faililaiendiga "OST". Need on pidevalt sünkroonitud koopiad, mis asendatakse kohe, kui postkast on Internetti ühendatud. Ilma Interneti -juurdepääsuta saavad kasutajad jätkata tööd OST -failide abil, kuna kõik asjakohased andmed ja teave kopeeritakse kõvakettale. Kui Interneti-ühendus on loodud, töödeldakse kõiki muudatusi, näiteks vahepeal loodud meilisõnumeid. OST -faili värskendatakse automaatselt. Kui OST -fail kustutatakse käsitsi, loob Outlook uue. See juhtub kohe, kui arvuti ja server on uuesti ühendatud.

Juhuslikult Exchange'i serverist kustutatud andmeid saab hõlpsasti uuesti aktiveerida. Selle eeltingimus on see, et administraator on loonud kustutatud objektide säilitamise poliitika. See on üks paljudest Exchange'i serverite eelistest ja põhjus, miks paljud ettevõtted kasutavad seda tüüpi meilisuhtlust.

Isiklikud poefailid

Erinevalt Outlooki võrguühenduseta failidest salvestatakse isikliku poe failid arvutisse ainult keskselt. Neid võib kirjeldada kui olulist andmearhiivi sõnumite, ülesannete, seadete ja kontaktide jaoks. Kõik Outlooki andmefaili (.pst) sõnumid ja Outlooki üksused on saadaval ainult arvutis, kuhu fail on salvestatud.

Lisaks andmetele salvestatakse konkreetne kaustastruktuur ka PST -failidesse. Outlookil on võimalik süsteemi poolel luua erinevaid PST -faile. Seda tehakse muu hulgas kasutaja käsul, et eraldada era- või ärimeilid üksteisest. Kui PST -failide koopiaid ei salvestata regulaarselt, arhiveeritakse varukoopiatesse või varundatakse käsitsi, võivad kõik andmed arvuti krahhi või kõvaketta rikke korral pöördumatult kaduda. Kuna krahhid ja viiruste rünnakud toimuvad ilma hoiatuseta, on oluline olla ennetav.

Isiklikud poefailid luuakse peamiselt POP -kontode jaoks. Kuni Outlook 2013 versioonini varundati kogu IMAP -kontode teave ka PST -failidesse. Vanemate Outlooki versioonide kasutajad teatasid, eriti IMAP-kontode puhul, et meilisõnumid kadusid seletamatult peaaegu 3 kuu pärast. Probleemi saab lahendada seadete kohandamisega.

Tähtis. Vanemate Outlooki versioonide kasutajad või inimesed, kes töötavad POP3 meilikontodega, peaksid andmete kadumise vältimiseks alati tagama, et nad jätkaksid oma PST-failide varundamist.

Siseringi näpunäide: Individuaalsete sätetega saate kahel erineval arvutil üheaegselt pääseda juurde POP3-serveri meilisõnumitele. Sel juhul peate oma postkasti konto seadetes reegleid muutma. Seejärel luuakse igasse arvutisse samaväärsete andmetega PST -fail.

Info: Niinimetatud tavaline PST-fail on Outlooki kasutajatele hädavajalik. Põhimõtteliselt hallatakse selles kogu postkasti ja postkasti, samuti kõiki kohtumisi ja kontakte. Sel põhjusel ei tohiks tavalist PST -faili igal ajal kustutada. Kuna PST -failid sisaldavad tundlikke isikuandmeid, saate neid soovi korral parooliga kaitsta. See protseduur on eriti asjakohane, kui mitu ettevõtte töötajat jagavad arvutit ja neil ei ole juurdepääsu isiklikele e-kirjadele.

Kuidas leida Outlooki andmefailide asukohta

Outlooki andmefailide käsitsi varundamine on arhiveerimisvõimalus. Selleks vajate juurdepääsu andmefailide asukohale. Andmefailide asukoha leiate Outlookist järgmiselt.

1. Liikuge Outlooki menüüs kirje "Fail" kaudu konto seadetele.

   

2. Klõpsake alamüksusel „Import / eksport”. Käivitate Outlooki impordi ja ekspordi viisardi.

   

3. Kõigile arvutisse salvestatud andmefailidele pääsete juurde Windows Exploreri abil. Saate selle käsitsi varukoopiasse lisada või koopia mälupulgale või muule kõvakettale salvestada.

Nii saate Microsoft Outlooki abil oma andmetest varukoopia luua

Andmefailide käsitsi varundamine võib olla otstarbekas ja toimiv, kui varundate pidevalt andmeid, dokumente ja seadeid professionaalse varundustarkvaraga. Elegantsem ja turvalisem viis OST- või PST -failide varundamiseks on andmete varundamine ekspordiviisardiga otse Outlookist.

Ekspordi viisardi abil kopeeritakse teie e-kirjad, kalendrikirjed ja kontaktid uude PST-faili ja varundatakse need. Outlookis ekspordiviisardi käivitamiseks peate tegema järgmist.

1. Liikuge Outlooki menüüs Fail teise menüüelemendi „Ava ja ekspordi” juurde. See käsk avab uue akna, millel on mitu valikut.

   

2. Klõpsake alamüksusel „Import / eksport”. Käivitate Outlooki impordi ja ekspordi viisardi.

3. Avanevas aknas valige Outlooki salvestatud andmete varundamiseks "Ekspordi faili".

   

4. Järgmine samm peaks olema valida, kas salvestada andmed komaga eraldatud CSV-faili või Outlooki andmefaili. Valige siit alati Outlooki andmefail, kuna andmete kadumise korral saate selle vormingu Outlooki originaalitõesena importida.

   

5. Järgmises aknas on teil võimalus valida postkast, mida soovite arhiveerida. Siinkohal on oluline, et saate PST-faili salvestada ainult ühe e-posti postkasti koos kõigi andmetega. Kui haldate Outlookis mitut e-posti postkasti, peate ekspordiprotsessi kordama iga postkasti jaoks.

6. Järgmises aknas klõpsake "Sirvi", et määrata Outlooki andmefaili salvestuskoht. Saate valida mis tahes kataloogi ja valida ekspordifaili nime koos PST lõpuga. Kui olete varem Outlookis andmete varukoopia teinud, kuvatakse vaikimisi varem kasutatud failinimi. Kui tegemist on tavalise andmete varundamisega, välistage duplikaatide eksport. Sellisel juhul on teie andmefaili käimasoleval varukoopial alati kõige ajakohasemad andmed.

   

7. Valikuga „Finish” salvestatakse teie Outlooki andmefail varukoopiana. Andmefaili saab salvestuskohast kopeerida ja ajutiselt salvestada näiteks pilvmällu, näiteks OneDrive.

Näpunäide: Üldiselt aktiveerige märkeruut "Kaasa alamkaustad"Nii et kõik e-posti konto elemendid kõigist alamkaustadest arhiveeritakse. Menüüelemendi all "filter„Teil on võimalus määrata üksikasjalikult, millised sõnumid või üksikud elemendid arhiveeritakse. Reeglina ei vaja te tavalise andmete varundamise jaoks filtrifunktsiooni.

Praktiline näpunäide: Kas te ei soovi arhiivida kogu postkasti, vaid ainult olulist projekti kausta? Sel juhul märkige kogu postkasti varundamise asemel kaust või kaustad, mida soovite varundada.

Info: Kas teadsite, et saate Outlooki jaotusloendeid ka Excelisse eksportida? Lugege siit, kuidas see toimib.

Kui te ei tööta IMAP- või Exchange'i kontoga, on mõttekas regulaarselt oma e-posti postkasti varundada. Varufaili saab seejärel hõlpsasti Outlooki importimisviisardi abil süsteemi importida. See toimib ka Outlook Expressilt Outlookile üleminekul.

Praktiline näpunäide: Tehke Outlookis tavaline kalendrikanne, näiteks kord kuus, et eksportida postkast koos kõigi andmetega. Tänu Outlooki meeldetuletusfunktsioonile ei jää te arhiivist ilma ja teil on üldiselt varukoopiad, mis on uued.

Kokkuvõttes pole Outlooki ekspordifunktsiooni kasutamine keeruline. Selle abil saab POP3 e-posti kontosid professionaalselt varundada ja Outlooki PST-failide varukoopiaid luua. IMAP- ja Exchange -postkastide andmeid saab ka arhiveerida. Neid ei pea tingimata varundama, kuna kõik algandmed on pakkuja serveris. See tähendab, et neid saab andmete kadumise korral uuesti probleemideta importida.

Kuidas allkirju käsitsi salvestada

Saate isiklikult loodud allkirju käsitsi varundada, avades nende salvestuskoha. Seda saate hõlpsalt teha järgmiste Windowsi käskudega:

1. Vajutage samal ajal klaviatuuri klahve [Windows] ja [R]. Dialoogiboks "Vii läbi“, Mis oli DOS -i all käsurealt tuntud.

2. Sisestage käsureale järgmine käsk: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Ilma jutumärkideta).

3. Windowsi kaust "Allkirjad", Kuhu arhiveeritakse kõik teie salvestatud allkirjad. Allkirjad leiate nii RTF -vormingus kui ka HTM- ja TXT -vormingus. Allkirju saate mugavalt kopeerida salvestuskohast, teisaldada teise arvutisse või ajutiselt pilvesalvestusse salvestada.

Automaatne arhiveerimine Outlookis

Microsoft Outlookil on juba aastaid olnud võimalus e-kirjad automaatselt arhiveerida etteantud ajakava alusel. Automaatne arhiveerimine on eriti kasulik postkasti puhtana hoidmiseks ja postkasti suuruse minimeerimiseks.

Määrake automaatse arhiveerimise parameetrid järgmiselt.

1. Liikuge valikule Fail / Valikud.

2. Avaneb aken "Windowsi suvandid". Windowsi suvandites saate klõpsata kujunduse ja funktsioonide muutmiseks, menüüriba kohandamiseks või keelevalikute valimiseks. Automaatse arhiveerimise seadistusvalikud leiate akna keskelt valiku "Täpsem" alt.

   

3. Klõpsake nuppu „Automaatse arhiveerimise seaded”, et määrata, millised sõnumid tuleks automaatselt arhiveerida ja mis ajavahemike järel.

   

Kõik arhiveeritud sõnumid saab seejärel arhiivikaustadest leida ja uuesti aktiveerida. Vanemaid faile ja sõnumeid saab arhiivist avada ja neile ligi pääseda vaid mõne hiireklõpsuga. Selleks saate ühelt poolt kasutada Outlookis automaatset arhiveerimist - teise võimalusena saate oma andmed ka käsitsi varundada.

Järeldus Outlooki varundamise ja selle asjakohasuse kohta iga kasutaja jaoks

Oluline on regulaarselt varundada oma isiklikud Outlooki andmed ja kõik alamkaustad. E-kirju, kalendrikirjeid, käsitsi kirjutatud märkmetega kontakte ja muud teavet saab kõige hõlpsamini arhiveerida Outlooki ekspordiviisardi abil. Teise võimalusena on võimalik ka olemasolevate PST- või OST -failide käsitsi koopia. Selleks vajavad kasutajad andmefaili täpset asukohta Outlookis.

Nõustaja abil saab iga arhiveerimisprotsessi jaoks salvestada ühe konto. Kui kasutate mitut kontot, tuleb protsessi korrata. Enne andmete varundamist Outlookis on oluline mõista, kuidas Outlook andmeid salvestab. Andmete varukoopia on eriti oluline POP3 meilikontode puhul, kus kõik andmed salvestatakse tsentraalselt kohalikku arvutisse. Vastasel juhul võidakse viiruse rünnaku korral pöördumatult kustutada kõik failid, kontaktid, seaded ja teave. Duplikaatide loomisega saate garanteerida, et saate andmeid igal ajal taastada.

Microsoft Exchange'i kontode, IMAP-kontode kasutajad ja kasutajad, kes kasutavad Outlook 2013 või uuemat versiooni, saavad kasu oma andmete välisest salvestamisest e-posti pakkuja serveritesse. See tähendab, et nende kontodega salvestatud andmed on pärast arvutiprobleemi endiselt saadaval. Outlooki varukoopia pole nende kontode kasutajate jaoks hädavajalik. Vaatamata vajaduse puudumisele võib see olla kasulik, kui soovite turvalisuse kaalutlustel hoida oma andmete varukoopiaid pulgal või välisel kõvakettal.

Küsimused ja vastused Outlooki varundamise kohta

Mida saate teha, kui teie PST -failid on rikutud ja loetamatud?

Kas teil on Outlookiga tõsine probleem ja PST -fail on tõsiselt kahjustatud ja andmed kadunud? Selline olukord on problemaatiline, kuna kontaktandmed või olulise teabega e -kirjad on paljudel juhtudel pöördumatult kadunud. Sellisel juhul võib lisaks teie andmete ennetavale varundamisele aidata tasuta tasuta tarkvara, mis võib kahjustatud PST -faile parandada.

Kas on võimalik teisaldada PST -faile teisele draivile ja neid kasutada?

Kas teil on probleem, et teie kõvakettal pole Windowsi all piisavalt ruumi, hoolimata käimasolevast arhiveerimisest ja varundamisest? Kas soovite ruumi puuduse tõttu teisaldada Outlooki PST -failid teisele kettale? Siis toetab teid hästi läbimõeldud 5-punktiline plaan Outlook 2013-st või juhised Outlook Expressi kasutajatele. Mõlemad artiklid õpetavad teile, kuidas PST -faile hõlpsalt teise draivi teisaldada.

Kuidas Windowsi olulisi manuseid pärast nende kustutamist uuesti aktiveerida?

Paljudel juhtudel on meilisõnum vähem asjakohane kui selle manus. Kuigi post ainult kinnitab saatmist, on manustatud PDF- või Exceli fail ülimalt tähtis. Kui e -kiri kustutati, ei leitud ka manust. Windowsis saab kustutatud manuse triki abil uuesti aktiveerida, otsides ajutisi Interneti -faile.