Otsige ja asendage Excelis: need funktsioonid säästavad aega

Sa peaksid seda teadma!

Tänu Exceli otsingufunktsioonile on tabelis konkreetsete tähemärkide leidmine kiire ja lihtne. Klahvikombinatsioon Ctrl + F avab uue sisestusakna, mille saab kasutaja ise täita. Otsing võtab aga esialgu arvesse ainult praegu valitud töölehte. See tähendab, et väärtusi ei võeta arvesse, kui need on teistel töölehtedel.

Otsige Excelis korraga mitut töölehte

Selle probleemi lahendamiseks on samas otsinguaknas nupp, millele vajutamisel avanevad lisavalikud. Selle all on siis võimalik laiendada otsingut ka praegusest töölehest kogu töövihikule. Sel moel võtab Exceli otsingufunktsioon arvesse ka ridade ja veergude väärtusi, mis pole praegu ekraanil nähtavad.

Lisaks saab otsingu suunda ka sel viisil ümber pöörata. Siis ei tööta Excel enam ülevalt alla, vaid alt üles.

Otsige otsitavat sisu otse valemi abil

Kui väärtust tuleb mitu korda kontrollida, võib see protseduur suurte andmebaaside puhul mõnikord väga aeganõudev olla. Otsitava väärtuse korduva esinemise kontrollimiseks on vaja lühikest valemit.

Otsige ettevõtteid Exceli arvutustabelitest

Mõned ülesanded on aga nii spetsiifilised, et standardotsingust ei piisa. Nii on see näiteks ettevõtete puhul, mis sisaldavad juba oma asutaja nime ettevõttes. Sellistes tingimustes võidakse andmeid kaks korda välja visata, mis muudab otsingu tarbetult pikemaks. Valemi abil kuvatakse ainult märgistringid, mis sisaldavad näiteks lisasid “GmbH”, “AG” või “GbR”.

Leidke miinimum ilma nullväärtuseta

Lisaks saab Exceli otsingufunktsioon väärtusi iseseisvalt sortida, kui soovitakse saada maksimaalset või minimaalset väärtust. Siiski võib rea või veeru madalaima väärtuse otsimine olla keeruline, kui väärtus 0 on olemas, kuid seda ei tohiks arvesse võtta. Kuna ilma täiendavate piiranguteta viitab Excel alati sellele väärtusele. Seda asjaolu saab seadetes kiiresti parandada.

Otsing on tõstutundlik

Exceli otsing võib olla keeruline ka siis, kui sisestatud tekst on tõstutundlik. Excel ei tee reeglina vahet. Selle valiku saab kiiresti aktiveerida või deaktiveerida, klõpsates märkeruutu.

Kuid selleks, et võtta arvesse numbrite ja muude sümbolitega seotud tekstide suurtähti ja väiketähti, on vaja natuke rohkem. Selleks saab luua spetsiaalse valemi, mis selle probleemi lahendab.

Asendage Excelis tähemärgid ja numbrid automaatselt

Exceli otsingufunktsiooniga kaasneb ka võimalus sisu kiiresti asendada. See avatakse klahvikombinatsiooniga Ctrl + H ja see asub nupust „Otsi” paremal. Seal on teil võimalus asendada konkreetne märk uue, ise valitud tegelasega. Sel viisil saab kirjavigu automaatselt parandada.

Leidke ja asendage Exceli loenditest tähemärk *

Excelis väärtuste otsimisel ja asendamisel võivad tekkida komplikatsioonid, kui sisestatud märgid täidavad ka eraldi funktsiooni. See kehtib tärni puhul, kuna seda kasutatakse tavaliselt kohatäiteks. Selle märgi ettevalmistamata otsing lõpeb asjaoluga, et töölehel olev olemasolev tekstisisu asendatakse tahtmatult.

Tilde ~ kasutatakse dialoogiboksi teavitamiseks, et see ei tähenda tärni funktsiooni. See sümbol tekib siis, kui klahvi + vajutatakse ja AltGR -klahvi vajutatakse. Sisestatud väärtus ~ * otsib olemasolevaid tähti ja ignoreerib selle erifunktsiooni.

Asendage Exceli lahtrite märgid valemi abil

Tervete tekstidega tabel võib aga olla liiga keeruline, et seda muuta ainult nupu detailidega. Sel juhul saate kasutada funktsiooni REPLACE.

Eemaldage SAP -i loenditest esimesed nullid

Asendamise võimalus on kasulik ka muudes töövaldkondades. Võib juhtuda, et andmete edastamine SAP -süsteemist viib lahtritesse valede nullideni. Selle probleemi saab hõlpsasti lahendada Exceli dialoogiaknas asuva nipiga.

Eemaldage jutumärgid Exceli loenditest ja tabelitest

Lisaks soovimatutele nullidele võivad andmete importimisel ilmuda ka valed jutumärgid, mis moonutavad lahtrite sisu. Seetõttu ei tunne Excel neid väärtusi enam arvudena ja muudab nende arvutamise võimatuks. Selle probleemi saab kiiresti lahendada ka Exceli dialoogiaknas.

Asenda värvid automaatselt Exceli arvutustabelites

Otsimise ja asendamise võimalused ei ole lahtrite sisuga ammendatud. Nende funktsioonidest võib kasu olla ka nende välimus. Samuti on võimalik tabelis valitud värvid automaatselt asendada. Selleks toimige järgmiselt.

1. Avage vajalik liides klahvikombinatsiooniga Ctrl + H.

2. Klõpsake nuppu "Valikud".

3. Nüüd ilmuvad kaks nuppu nimega „Format”. Valige ülemine, mille leiate real „Otsi”.

4. Lülitage vahekaardile „Font” ja määrake loendis „Värv”, millist värvi soovite asendada.

5. Kinnitage oma valik, klõpsates nuppu "OK".

6. Nüüd valige alumine nupp nimega "Vorming".

7. Lülitage vahekaardile „Font” ja määrake, millist värvi asendamiseks kasutatakse.

8. Sulgege ka see aken, klõpsates nuppu "OK".

9. Arvutustabeli värvide asendamiseks klõpsake nuppu VAHETA KÕIK.

Kui see on kinnitatud, asendatakse kõik Exceli lahtrid teie valitud värviga teise värviga.

Väikesed Exceli funktsioonid, millel on suur mõju

Lühikeste kiirklahvidega Ctrl + F ja Ctrl + H pakub Excel oma kasutajatele kahte Exceli funktsiooni, mis tunduvad esmapilgul praktilised. Lähemal vaatlusel selgub, et potentsiaal on tegelikult palju suurem. Lisaväärtus on siin ilmne nii juhukasutajale, kes sooviks oma Exceli kasutamist praktilisemaks muuta, kui ka kogenud kasutajale, kes haldab suuri andmekogumeid erinevatest süsteemidest. Seepärast saab funktsiooni „Otsi ja asenda” vastavalt vajadusele kohandada vastava kasutaja tüübiga.