Exceli tabelid: struktuur lühidalt

Ridad, veerud, lahter, pealkirjad

Microsoft Excelit kasutatakse era- ja ärivaldkondades. Tänu programmile on võimalik teha matemaatilisi arvutusi ja seada erinevaid parameetreid erinevates suhetes. Põhimõtteliselt kõlab see alguses abstraktselt. Excel on aga põhimõtteliselt intelligentne programm, mis aitab teil andmeid koguda, neid hinnata ja esitada vastavalt soovile. Nende Exceli funktsioonide kasutamiseks professionaalsel või eraotstarbel on soovitatav luua Exceli tabel, mida kasutajad saavad vabalt vormindada. Aga kuidas on Exceli tabelite struktuur ja mis on võimalik?

Selline näeb välja Exceli tabelite struktuur

Programm pakub erinevaid rakendusvaldkondi ja on seetõttu väga mitmekülgne. Siiski on oluline mõista, kuidas Exceli arvutustabel on üles ehitatud ja kuidas seda asjakohaste andmetega toidetakse. Niipea kui kasutajad programmi avavad, on nende ees töövihik, mis koosneb tühjast töölehest. Rea- ja veerupäised piiravad üksikuid lahtreid. Andmeid numbrite ja teksti kujul, mis sisestatakse tühjale töölehele, nimetatakse esialgu Exceli loendiks. Seda loendit või üksikuid lahtrivahemikke saab Exceli tabelis lihtsate sammudega vormindada. Põhimõtteliselt näeb Exceli tabelite struktuur välja selline:

• Liinid
• veerud
• Rakud
• Registreeri

Vormindatud tabeleid tähistavad read ja veerud. Ridade päised on horisontaalsed ja nummerdatud järjest. Veerupead kulgevad vertikaalselt ja on määratud tähega. Rida ja veeru kohtumispunkti nimetatakse lahtriks. Näiteks lahter B3 on punkt, mis tuleneb 3. reast ja veerust B. Samuti on registreerimiskaardid. Saate selle luua, kui teie fail suureneb. Saate hõlpsalt töölehe erinevate tabelite vahel vahetada, kasutades vahekaarti Register. Tänu erinevate elementide kergele struktuurile saavad kasutajad tabelina sisestada erinevaid andmeid ja seega neid selgelt kuvada.

Exceli tabelite kasutamine: era- ja professionaalsed rakendusvaldkonnad

Olgu tegemist rahanduse või andmete statistilise analüüsiga - Excel on kõige enam kasutatav arvutustabeli programm.

Näiteks Exceli puhul on võimalus salvestada sisendit ja väljundit (olgu see siis era- või äriline). Kasutaja saab kohandada, milliseid valemeid sisestatavate väärtuste jaoks kasutatakse. Exceli tabelistruktuuri abil saab andmetest kiiresti ülevaate luua.

Näide Exceli tabelist erasektorist

Eelarveraamatut hoiate oma Exceli arvutustabelis. Saate määrata, kui suured on teie sissetulekud ja kulud. Kulud saate liigitada erinevatesse rühmadesse. Näiteks: üür, toidukaubad, kindlustus jne. Kasutades erinevaid valemeid ja sisestades erinevad kulud, saate näiteks jälgida rahandust pikema aja jooksul. Nii saate analüüsida, kuidas teie kulud on viimase kuu või isegi viimase viie aasta jooksul muutunud.

Näide ärisektori Exceli arvutustabelist

Ettevõtted saavad Exceli tabelite abil salvestada ja hinnata andmeid näiteks erinevatest ettevõtte asukohtadest. See võib hõlmata kasumi määramist tervikuna või jaotada üksikuteks harudeks. Lisaks saab Exceli tabelitesse sisestada näiteks andmeid personali kohta.

Pöördtabelid kui tabeli erivorm

Kui andmed on tabeli kujul ja soovite neid hinnata, pakuvad arvutustabeliprogrammid, näiteks Excel, võimalust luua nn pöördtabel. See on spetsiaalne tabel, mille abil saab suure hulga andmeid taandada arusaadavaks ja analüüsida. Näiteks võib fookuse asetada sama tüüpi andmekirjele ja võtta see kokku pöördetabelis. Osalisi tulemusi saab arvutada samamoodi. Pivot tabeli struktuur sarnaneb Exceli tabeli struktuuriga; see täidab lihtsalt teist funktsiooni.

Pöördtabeli näide

Ettevõttel on andmed oma töötajate kohta nimekirja kujul. See võib olla näiteks osakond, sugu, sünniaasta, palk ja ettevõttes töötatud aastad. Selle Exceli tabeli saab nüüd muuta pöördtabeliks. Selle eeliseks on see, et erinevaid andmeid saab hinnata erinevalt. Näiteks saab pöördtabeli abil arvutada keskmise palga, kogupalga või loendada üksikute meeskondade töötajaid. Samuti on võimalik hinnata, kui palju naisi ja mehi ettevõttes on või kui kõrge on töötajate keskmine vanus.

Exceli tabelite struktuur pakub neid eeliseid loendite ees

Niipea kui andmed Excelisse sisestatakse, luuakse kõigepealt loend. Loendi saab tabeliteks muuta nuppude või klahvikombinatsioonide abil. Tabelitel on loendite ees mitmeid eeliseid. Eriti suurte andmekogumitega töötamisel võivad nihutamise, hindamise või sortimise ajal sisse hiilida vead, mis hävitavad kogu andmekogumi. Tabelite puhul seevastu pole andmekirjete sortimine vale. Tabelid esindavad suuri andmekogumeid hallataval viisil ja pakuvad võimalust vajadusel andmeid laiendada.

Kuidas Exceli tabelite vormindamine toimib?

Tabeleid on lihtne vormindada. Mõne hiireklõpsuga on mitmesuguseid vormindamisvalikuid, mis tagavad teabe selge esitamise.

• Päised ja jalused
• Tulemuste read
• Ühendatud read ja veerud
• Esimene ja viimane rida
• Automaatne filter

Päised ja jalused parema ülevaate saamiseks

Excel pakub teile päiste ja jaluste sisestamise võimalust. See võimaldab muuta töövihiku tabelid selgemaks ja anda vajalikku teavet. Päistes või jalustes on ruumi leheküljenumbrite, kuupäevade või nimede jaoks. Samuti on pealkirja read, mis näitavad vastavatesse lahtritesse sisestatud andmete tüüpi. See võib olla näiteks nimetused, kogused või ajavahemikud. Saate neid filtreerida vastavalt soovile. Vastupidiselt loenditele saab tabelite päiseid ja jaluseid peita ja näidata.

Tulemuste read Exceli tabeli osana

Tulemusliinid näitavad erinevate lahtrite või lahtrivahemike summat üldtulemusena. Lisaks kogusummade loomisele saab tulemireale määrata ka muid funktsioone. Neid saab ka tabelites näidata ja peita.

Liideti read ja veerud, et võtta kokku mitu lahtrivahemikku

Rakke saab ühendada vertikaalselt ja horisontaalselt. See on siis vajalik parema ülevaate saamiseks tabelis. Näiteks olete loonud iga kuu jaoks lahtri. Sisestatud numbrite tähenduse selgitamiseks saate andmete kohal olevad lahtrid ühendada ja sinna pealkirja sisestada. Näiteks võib see öelda „igakuine müük”. Vormindatud tabelites saate hõlpsalt esile tõsta ka esimest ja viimast veergu. Samuti on võimalik külmutada esimene või viimane rida. See annab vajaliku ülevaate, eriti pikkade tabelite puhul. Vastasel juhul on kerimisel lihtne kaotada, mis sisend see on.

Automaatfilter on kasulik andmete sortimiseks

Teine tähelepanuväärne funktsioon Excelis on niinimetatud automaatne filter. Lisaks filtri funktsioonidele on olemas ka sortimisvalikud. Näiteks kui soovite nimede loendit tähestikulises järjekorras sortida. Kuid siis tuleb teha säte, et mitte ainult veergu sorteerida, vaid ka vastavaid ridu. Autofiltrite eeliseks on näiteks see, et saate sortida tähestikulises järjekorras või numbreid väikesest suureks ja ka sellega seotud andmed sorteeritakse automaatselt. Lisaks saab individuaalset teavet filtreerida.

Automaatse filtri näide

Exceli tabelis koos töötajate andmetega soovite filtreerida, kui palju on pärit asukohast xy. Selleks tuleb seadistada sobiv automaatne filter ja kuvada ainult sobivad töötajad. Lisaks saate filtreerida mitme parameetri järgi. Näiteks päritolukoht ja meeskond. Vastavate automaatsete filtrite abil saavad kasutajad teada, kui palju meeskonna töötajaid elab samas kohas.

Eelmääratletud ja kohandatud laua stiilid

Excel pakub laias valikus erinevaid eelmääratletud tabelivormingu malle. Selle suureks eeliseks on see, et abistavaid lauaelemente saab kiiresti kohandada ja muuta. Samuti on võimalik luua kohandatud laua stiile. Eriti ettevõtted saavad luua tabeleid oma ettevõtte kujunduses. Tabeleid saab seega kuvada teie enda fondi või värvidega.

Kasutage oma töö jaoks tõhusalt Exceli tabeli struktuuri

Kui soovite kasutada vormindatud Exceli tabeleid professionaalses või privaatses keskkonnas, peaksite tutvuma programmi põhitõdedega. Paljude jaoks on Excel hirmutav programm, millel on hulgaliselt segadust tekitavaid funktsioone.

Üldiselt on soovitatav kõigepealt keskenduda põhitõdedele. Lihtsalt sellepärast, et põhifunktsioonid nagu vormindamine on omandatud, saab programmi juba tõhusalt kasutada.

Samuti on kasulik teada, milliseid funktsioone programm üldse üle saab võtta. Pole tähtis, kas kasutaja teab, millist valemit kasutatakse ja kuidas. Seda saab pärast veel uurida ja omastada. Kui soovite Excelit kasutada teatud otstarbel, peaksite esialgu sellega oskuste omandamisel piirduma ja võimalusel pärast seda teiste funktsioonidega tutvuma. See tagab, et programmi rakendusala ei heiduta kasutajat algusest peale ega kaota ülevaadet.

Järeldus: vormindatud Exceli tabeli struktuur hõlbustab andmete ülevaadet

Exceli programm on osa Microsoft Office'i paketist ning on saadaval Apple'i ja Microsofti kasutajatele. Arvutustabeliprogrammiga saavad kasutajad töövihikus olevasse tabelisse andmeid loetleda ja lasta programmil neid hinnata. Exceli tabelite lihtne ülesehitus pakub kasutajatele andmete struktureeritud kuvamist ridade ja veergude päiste, päiste ja tulemuste ridade kaudu. Lisaks on võimalik kasutada vormindamist oluliste lahtripiirkondade ja nendes sisalduvate väärtuste esiletõstmiseks või fondi ja suuruse muutmiseks. Lisaks saab sisestatud andmed Exceli tabelites diagrammideks teisendada, näiteks teabe selge jaotuse näitamiseks. Võrreldes andmeloenditega on Exceli tabelite struktuuril see eelis, et saadaval on laiendatud funktsioonid, mis võimaldavad ajasäästlikku ja tõhusamat sisestuste hindamist. Lisaks tabelite individuaalsele kujundusele on kasutajad loomulikult varustatud ka mallidega, mida nad saavad kasutada töölehel olevate andmete hindamiseks.