Paljude näpunäidete ja näpunäidetega teile!
Enamik inimesi on harjunud ennast ja oma igapäevaelu struktureerima nii professionaalselt kui ka eraelus. Näiteks müügiesindaja müügikõned on üles ehitatud sarnaselt spordiklubi klubi juhatuse korraliste koosolekutega. Struktuur või ülevaade tagab, et töökohustusi või isiklikke eluvaldkondi saab tõhusalt ja positiivselt lahendada. Erinevalt organiseeritud inimestest kaotavad struktureerimata inimesed palju aega, peavad määratud ülesandeid korduvalt alustama ja saavutavad plaanitust vähem.
Need faktid kehtivad ka PowerPointi esitluse struktureerimise kohta. Esitlusstruktuur aitab tagada, et faktid ja argumendid esitatakse õiges järjekorras. Struktuur tagab, et põhisõnumid ei vilgu alguses ega keskosas. Lisaks on tagatud, et publiku või publiku küsimustele vastamiseks on piisavalt aega.
Videoõpetus: kuidas oma esitlust PowerPointis mõistlikult struktureerida
PowerPointi esitlusstruktuur - millele peaksid kõnelejad ettevalmistamisel tähelepanu pöörama
Hea ettevalmistus on rohkem kui “pool võitu.” See ütlus on tõsi, kui taotletakse eesmärki esitada publiku ees informatiivne ja professionaalne ettekanne. Hea ettevalmistus algab teema struktureerimisega, et rõhutada publiku ja publiku jaoks lisaväärtust põhisõnumid tuleks seejärel visualiseerida ja arusaadavalt argumenteerida. Objektid, graafika ja muud stiililised esitusvahendid saavad väärtust, kui need on esitlusse professionaalselt integreeritud ega tõmba tähelepanu kõrvale.
Lisaks ühisele lõimele ja loogilisele struktuurile, milles argumendid üksteisele tuginevad, on oluline, et slaidide pealkirjad oleksid sisukad. Igal juhul peaksid need sisaldama järgmise slaidi põhisõnumit ning keeleline struktuur peaks olema kergesti mõistetav ja samal ajal huvitav. Kui pealkiri tõmbab publiku tähelepanu ja tekitab huvi järgmiste põhisõnumite ja argumentide vastu, tundub see professionaalne. Kuulaja hoidmisvõime suureneb märgatavalt.
Näpunäide:
Slaididel olev edenemise näitaja võib aidata esitluse ajal ülevaadet hoida. See näitab kõnelejale, kui kaugele ta on esitluse struktuuris jõudnud. Fade-in võib aidata ka vaatajatel näha, kui kaua esitlus kestab. Edusammunäitajad sobivad kõigil neil juhtudel.
Pealkirja slaid - sisenemine loogilisse esitlusse
Sarnaselt läbimõeldud ärikirjale või loole algab sissejuhatus, peaks PowerPointi esitlus alati algama pealkirja slaidiga. Pealkiri ja selle sisu tutvustavad esitluse mõtteid. Need jätavad publikule mulje teemast ja loengu põhisuunast. Iga PowerPointi tühi esitlus algab pealkirja slaidiga, kuhu saab lisada nii pealkirja kui ka alapealkirja.
Ülevaate slaid - tõstke oma ootusi
Sellest tulenevalt on mõttekas kujundada esitlusele ülevaate slaid. Ülevaate slaidi eesmärk on anda publikule üksikasjalikku teavet. Reeglina peaks see sisaldama loengu teemade struktureeritud loendit. Pealkirja slaidil olevate ahvatlevate küsimuste või sobivate visualiseerimistega on võimalik juhtida tähelepanu oodatud sisule. Kui piltidele tuleb lisada sildid, on soovitatav lisada üksikud tekstiväljad. Ülevaate slaidil olevad navigeerimiselemendid võivad samuti tagada, et iga kuulaja suudab oma seisukohti säilitada. See kehtib eriti esitluste kohta, kus on palju fakte või põhisõnumeid.
Põhiosa - struktureeritud võtmesõnumite ja sektsioonide järgi
PowerPointi esitluse põhiosas peaks deklareeritud eesmärk olema teema põhiväljendite arutamine loogilisel ja huvitaval viisil sobivas järjekorras. Põhiosa sõltub alati korrektsest esitlusstruktuurist. Seda võib öelda, sest põhiosa ülesehitus otsustab, kas kuulajad ja vaatajad võtavad teema ja põhisõnumid arvesse ning teevad öeldu ja näidatu põhjal isiklikke järeldusi. Kui loeng on üles ehitatud ebaloogiliselt, saab publikut kõige rohkem lõbustada ilma isiklikult puudutamata.
Tavalise struktuurina on soovitatav võtta teema oluline põhisõnum ja toetada seda ühel või kahel slaidil sobivate argumentidega. Kolmandal slaidil saab põhisõnumi kokkuvõtte siduda publiku lisaväärtusega. Põhisõnumi protsesse ja struktuure on lihtsam selgitada ja esile tõsta, kui esitlusse on sisse lülitatud orienteerumispunktid.
Vaataja seisukohast peaks peamine vastus olema see, mis kasu on kuulajal näidatud slaidide sisust. :
- Esinemisviis,
- Slaidide kujundus värvide, tekstide, graafika või selgitavate videotega ja
- Hästi läbimõeldud esitlusstruktuur
suurendab automaatselt publiku tähelepanu. Samuti tuleks rõhutatult korrata olulisi põhisõnumeid, et „ühine lõng” muutuks publiku jaoks äratuntavaks. See võib olla tõhus ka siis, kui sisestate praegusele slaidiseansile teiste esitluste slaidid. Seda saab teha vaid mõne hiireklõpsuga.
Esitluse korraldamiseks lisage sektsioonid
Lisaks uutele slaididele saate PowerPointi lisada ka sektsioone. Jaotist või mitut sektsiooni on lihtne integreerida esitlusse menüü „Start” vahekaardil „Slide”.
Kõnelejad, kes korraldavad teie slaidid ettevalmistusperioodil osadeks, tegutsevad sihipäraselt. Vaatamata läbimõeldud struktuurile ja eelnevalt koostatud esitlusstruktuurile võib ettevalmistusetapis tekkida argumente või võtmeavaldusi, millega tuleb tegeleda intensiivsemalt või muul ajahetkel.
Kui slaidiseanss on ennetavalt jagatud suletud osadeks, saab neid esitluses ühe klõpsuga teisaldada. Ilma sektsioonideta tuleks üksikud slaidid või argumentide ahelad slaididelt käsitsi kopeerida. See on aeganõudev ja üldjoontes kahjulik.
Kokkuvõtteks on soovitav ettevalmistusetapis välja töötada läbimõeldud ja loogiliselt ülesehitatud esitlusstruktuur. Ettekande põhiosa eesmärk on ühendada argumendid, faktid, sisu ja võtmeavaldused visualiseerimistega ning veenda publikut. Võib olla mõttekas lisada kokkuvõtte slaid pärast iga võtmesõnumit esitluse struktuuri. See seob kõige olulisemad väited, näitab kasu publikule ja aitab hoida publiku tähelepanu kõrgel tasemel.
Tähtis:
Esitluse ettevalmistamisel mõelge ennetavalt, kui palju ja milliseid võtmesõnumeid soovite eriti rõhutada. Otsus võtmesõnumite tähtsuse kohta on märkimisväärne ja see tuleb kindlaks teha esitluse eesmärkide põhjal.
Näpunäide:
Vahekaardid sobivad ideaalselt individuaalse sisu esiletõstmiseks, eriti pikkade esitluste ajal. Samas jääb esitluse üldine ülesehitus vaatamata registritele nähtavaks, mis hõlbustab selgelt publiku orienteerumist.
Publiku aktiveerimiseks kasutage viimast slaidi
Iga esitluse suur finaal on viimane slaid. Sõltuvalt esitluse ulatusest saab sisu kokkuvõtte tegemiseks esitluse lõpus näidata mitu slaidi. Ettekande lõpus ei piisa ainult slaidide struktureeritud faktide ja võtmeavalduste staatilisest kordamisest. Kõnelejad peaksid keskenduma publikule ja nende vajadustele.
Emotsionaalsed avaldused ja argumendid, aga ka eesmärgipärane visualiseerimine piltide, pealkirjade või muude stiilivahenditega peaksid publikut elavdama ja mõtlema stimuleerima. Kui esitluse eesmärk on näiteks toote müümine, tuleks publiku eelised ja eelised lõpus järk -järgult esitada. Sarnane olukord on PowerPointi toega esitlusega, mis on mõeldud ettevõtte töötajate teavitamiseks. Ettekande lõpus tuleks publiku seisukohast põhjalikult vastata järgmistele kahele küsimusele:
- Mida ma isiklikult esitluse argumentidest saan?
- Mida ma teen saadud teadmistega? Mis on minu jaoks järgmine samm?
Nii tuleks esitlused PowerPointis üles ehitada
Pädevusega üles ehitatud Microsoft PowerPointi läbimõeldud esitlusstruktuur on hädavajalik, et luua publikule huvitavaid ja informatiivseid loenguid koos slaidiseanssidega. PowerPoint pakub palju võimalusi visualiseerimiste, teksti ja multimeediumisisu esitlusele lisamiseks. Need, kes võtavad esitlusstruktuuri näpunäiteid ja mõtteid südamesse, rõõmustavad publikut.
Lisaks esitluse ülesehitusele on oluline ka see, et saatejuht saaks esitluse sisu ja põhisõnumid retooriliselt ja informatiivselt esitada. Professionaalselt üles ehitatud ja loogiliselt ülesehitatud esitlus tundub õrn, kui saatejuht esineb igavalt, ilma žestide ja näoilmeteta ning vähese empaatiavõimega. Sama kehtib ka siis, kui saatejuht pühib publiku oma esinemiskogemusega minema, samal ajal kui selleteemalised argumendid ja faktid on õhukesed ja vigased.
Esitluse ülesehitus sisaldab olulisi üksikuid osi. Pealkiri, ülevaateslaid, loogiliselt struktureeritud slaidid põhiosas ja üks või mitu viimast slaidi ei tohiks ühelgi slaidiseansil puududa. Lisaks tagavad teemat selgitavad asjakohaselt valitud rubriigid, et publiku tähelepanu püsib pidevalt kõrgel. Argument muutub väärtuslikuks, kui see on sobitatud temaatilisse struktuuri. Selliselt valitud esitlusstruktuur, mis on juba ettevalmistamisel kindlaks määratud, aitab esinejatel saavutada oma eesmärke ning veenda kuulajaid ja vaatajaid.