Tarkvara kontori igapäevaelus: Microsoft Office ja alternatiivid

Siit saate lugeda kõike, mida peate teadma erinevate Office'i programmide kohta

Tööelu on digitaliseerimise tulemusena selgesõnaliselt muutunud. Aastaid tagasi kasutasid inimesed telefoni üha enam äriasjade arutamiseks, kuid tänapäeval loodavad nad e-posti või suhtluse kaudu sõnumsideteenustega, nagu WhatsApp või Facebook. Eriti seoses koroonakriisi puhkemisega on töömaailm otsustavalt reforminud. Isiklikud kohtumised ja ärireisid annavad teed digitaalsele suhtlusele videokonverentsisüsteemidega, nagu Zoom või Skype. See areng mõjutab ka erasektorit.

Digiteerimise edenedes muutub kontorisuhtluse võrgustatud tarkvara üha olulisemaks ja populaarsemaks. Sel põhjusel mängivad kontoris otsustavamat rolli programmid, mida saab kasutada igapäevases era- või äribüroo elus. Microsoft Office'i kui kontoriprogrammide tuntuimat esindajat ning tasuta tarkvara, nagu LibreOffice, Open Office või Ashampoo Office, kasutavad iga päev miljonid inimesed Saksamaal ja miljardid inimesed kogu maailmas.

Seetõttu on tarkvara professionaalse kontorisuhtluse jaoks oluline

Kui vaatate väljakutseid, millega ettevõtted või üksikisikud globaliseerumise tõttu silmitsi seisavad, saate aru, miks on kaasaegne kontorisuhtlustarkvara hädavajalik. Ettevõtted konkureerivad oma toodetega paljude teiste riiklike ja rahvusvaheliste ettevõtetega. Erinevate raamtingimuste tõttu saab mõnes riigis tooteid odavamalt toota ja turustada. Selle taustal on veelgi olulisem luua oma tooteportfellile professionaalne turundus, mis annab lisaväärtust ja eeliseid. Samal ajal on hädavajalik, et saaksime klientide päringutele kiiresti ja tõhusalt reageerida.

Näide:

Keskmise suurusega ettevõte turustab külmikut kui tehnilist tooteuuendust maailmaturul. Huvitatud ja olemasolevad kliendid saavad esialgset teavet piirkondlikel ja riiklikel esitlustel. Sarnane olukord on Internetis esitatavate veebiettekannetega. Nende ja muude turundusmeetmete jaoks kasutab ettevõte kaasaegset esitlustarkvara, nagu Microsoft PowerPoint.

Huvitatud kliendid küsivad uut tüüpi külmikute pakkumist. Ülemaailmne hinnaarvutus, mis sisaldab kõiki materjali- ja tootmiskulusid, koostati Microsoft Excelis ulatuslike arvutustega. Iga kliendi jaoks õiglase ja piisava pakkumise loomiseks lingiti lugematu arv laudu. Lisaks kulude arvutamisele kasutatakse ettevõttes Microsoft Excelit ka sisemiste personalikulude arvutamiseks ja paljude muude protsesside registreerimiseks.

Pärast pakkumishinna väljatöötamist Microsoft Excelis kasutab ettevõte sisusirikka ja motiveeriva kaaskirja koostamiseks Microsoft Wordi. See on selgelt üles ehitatud ja annab edasi toote ja pakkumise eeliseid ja lisaväärtust. Sel eesmärgil lingiti Microsoft Word ja Microsoft Excel CRM -programmiga. See lisab automaatselt prospekti kontaktandmed kirja ja salvestab pakkumise sisemisse serverisse. Viimases etapis saadetakse tootevalik Microsoft Outlookiga e -posti teel individuaalselt.

Näide näitab selgelt, kui oluline on kaasaegne tarkvara kontoris. Kaasaegse kontorisuhtluse või pakkumiste arvutamise ülesanded oleksid võrguga ühendatud tarkvararakendusteta keerulisemad ja veaohtlikumad. Lisaks Microsoft Office'i programmidele, mida paljud ettevõtted kasutavad turuliidrina, võiks ülaltoodud näite nõudeid täita ka tasuta tarkvaraga, näiteks Libre Office.

On oluline, et kontoris olevate programmide üksikud funktsioonid oleksid üksteisega sisuliselt võrgustunud. Kvaliteetsete esitluste loomine, professionaalne tekstitöötlus, korrektsed arvutustabelid ja muud rakendused on võimalikud kaasaegse kontoritarkvara abil. Paljudel juhtudel saab tulemusi kuvada vaid mõne klõpsuga.

Samal ajal on sellisest tarkvarast nagu Microsoft Office vähe kasu, kui seda ei saa professionaalselt kasutada. Sel põhjusel on ülioluline, et kontori töötajad või erakasutajad teaksid ja kasutaksid tarkvararakenduste võimalusi. Sellisel juhul täidab kaasaegne kontoritarkvara nagu Microsoft Office või Libre Office oma eesmärki ning aitab kasutajatel tõhusalt ja individuaalselt suhelda.

Microsoft Office - kontoritarkvara lipulaev

Microsoft Office on kontoritarkvarana saadaval alates 1989. aastast. Algselt eranditult Macintoshile mõeldud Microsoft Office for Windows täiendavad versioonid ilmusid kiiresti. Esimeses versioonis olid tänapäeval kõige tuntumad rakendused järgmised:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Samuti Microsoft PowerPoint
• Microsoft Mail

sisaldama.

Aja jooksul on Microsoft Office'i pidevalt arendatud. Praegu saab kauplustest osta erinevaid väljaandeid erinevatele vastutusvaldkondadele. Microsoft Office'i praegune jaemüügiversioon kannab seda nime Office Home & Business2021-2022 ja maksab ühekordne tasu 299 eurot. Seda saab hankida enamlevinud operatsioonisüsteemide jaoks, nagu Windows, MacOS, iOS või Linux. Hind sisaldab Outlooki, Wordi, Exceli ja PowerPointi Windowsi või Maci PC jaoks täielikult installitud versioone. Üliõpilaskaardiga õpilased saavad Microsofti Kodu ja üliõpilane2021-2022 ühekordse tasu eest 149 eurot. Õpilasversioon sisaldab ainult Microsoft Wordi, Excelit ja PowerPointi, Outlook pole saadaval.

Vanemate MS Office'i versioonide kasutajad saavad neid endiselt kasutada ja avada faile uute failivormingutega docx, xlsx või pptx. Sel juhul on kasulik installida ja kasutada ühilduvuspaketti, mille Microsoft pakub tasuta.

Näpunäide:

Microsoft Outlook on tahvelarvutite ja nutitelefonide mobiiliversioonis tasuta ning selle saab tasuta alla laadida Apple'i või Androidi seadmete vastavas rakendustepoes. Lisaks võivad Office'i vanemad versioonid, näiteks Office 2007 või 2010, endiselt töötada Windows 10 all.

Lisaks Microsoft Office'i ostmise võimalusele pakub tootja Microsoft alates 2011. aastast Office'i tellimispõhist litsentsimist ärinime all. Office 365 kl. Sõltuvalt soovitud tarneulatusest on eraklientide hinnad 10 eurot kuus (aastatellimus 99 eurot) Microsoft Office'i perekond. Ettevõtetele pakub Microsoft erinevaid tellimisversioone, mis maksavad vahemikus 10,50 eurot kuni 16,90 eurot kuus. Ettevõtted saavad kasu järgmistest tarkvararakendustest:

• Microsoft Publisher (kontori- ja disainitarkvara).
• Microsoft Access (andmebaas).
• Microsoft Exchange (e -posti server).
• Microsoft OneDrive Business (pilv).
• Microsoft SharePoint (veebirakendus koostööks).
• Microsoft Teams (platvorm, mis ühendab vestluse, koosolekud, märkmed ja manused).

Täpsed hinnaplaanid ja teave Microsoft Office'i programmide ja pilveteenuste kohta on saadaval aadressil www.microsoft.com. Lisaks pakub Microsoft spetsiaalsetel veebisaitidel oma toodete jaoks tasuta juhiseid.

Programmid Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel ja Microsoft Word on kontoritarkvarana eriti populaarsed ja mängivad kaasaegses Office'is suurt rolli. Iga kasutaja jaoks on oluline teada, millised põhifunktsioonid ja valikud rakendustes sisalduvad.

Info:

Turvalisus viiruste ja troojalaste vastu on iga Microsoft Office'i kasutaja jaoks hädavajalik. Põhimõtteliselt edastab Microsoft Office'i programmid Word või Excel desaktiveeritud makrodega. See on oluline selleks, et troojalased või muu pahavara ei satuks teie arvutisse makro kaudu.

Microsoft PowerPoint: professionaalne esitlustarkvara era- ja ärikasutajatele

Arvatakse, et 500 miljonit inimest üle maailma kasutavad esitlustarkvarana Microsoft PowerPointi. Ärikohtumine ilma slaidide ja PowerPointi esitluseta on muutunud haruldaseks. Ettevõtted, vabakutselised ja erakasutajad loodavad peamiselt tõsiasjale, et publikut saab erutada ja aktiveerida faktide pädeva visualiseerimise kaudu.

PowerPointi töötas algselt 1987. aastal välja ameeriklane Robert Gaskins ja müüs Microsoftile nimega "Presenter". Praeguses versioonis on PowerPointil palju kasulikke funktsioone esitluste ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks elaval ja väga pädeval viisil.

PowerPointi funktsioonid - need on teie valikud elavate esitluste jaoks

PowerPointi tühjal esitlusel klõpsates avaneb PowerPointi standardvaade.

Standardvaate paremal küljel näete kõiki oma esitluse siiani loodud väikesi formaate. Keskel on ehitus- või esitlusala. Selles tarkvara valdkonnas on teil võimalus kujundada iga slaid eraldi. Näiteks saate sisestada teksti, graafikat, videoid ja helisid või muid stiililisi seadmeid spetsiaalselt ja sobivatesse kohtadesse. PowerPointi uusimas versioonis leiate ka disainiideed standardvaates paremalt poolt. Kui alustate slaidi kontseptsiooniga, saate programmist automaatselt kujundussoovitusi, mida saab ühe klõpsuga vastu võtta.

Tähtsündmused iga esitluse jaoks - kuidas PowerPointi professionaalselt kasutada

Miski pole igavam kui esitlus, kus on liiga palju teksti. Ilma visuaalsete stiilseadmeteta teksti slaidid seovad vaatajad monitori või ekraaniga. Kõneleja kuulamise asemel loetakse ja tõlgendatakse teksti. Sel juhul lähevad kõneleja põhipunktid kaduma. Kuulajad rändavad ja satuvad vaimsesse puudumisse. Selle asemel, et olla loengus osaleja, laske end infost üle lasta.

Et seda ei juhtuks ja PowerPointi esitlus ärataks publikus kogu aeg huvi ning esitaks teema ja faktid asjatundlikult, leiate PowerPointist lugematuid võimalusi oma slaidide professionaalsemaks muutmiseks. Kui tuua kõik näited, näpunäited ja nipid PowerPointi professionaalseks kasutamiseks, läheks see väljapoole. Järgmised 3 praktilist näidet näitavad selgelt, kui kasulik võib olla PowerPoint kontoritarkvarana. Saate vaadata, kuidas kasutajad esitluse ajal valmistumisest ja samamoodi publikust kasu saavad:

Praktiline näide 1: sisestage üleminekud, et muuta esitlus huvitavaks

PowerPointi esitluse võib üles ehitada slaidiseansi või põneva filmina. Slaidiseanss näeb tavaliselt igav välja, kuna peale kuvatavate piltide pole efekte ega üksikuid üleminekuid. PowerPointi esitlus, mida esitatakse slaidiseansi stiilis, on publikule üksluine.

Ettekande oluline eesmärk on teavitada, inspireerida ja suunata publikut tegutsema. Selle saavutamiseks on otstarbekas spetsiaalselt uuendada üksikute kilede vahelisi üleminekuid. Sel juhul on ühelt poolt huvitavad muutuva disainiga kiled. Lisaks on muljetavaldavad ka üleminekud kilede vahel.

PowerPointiga on võimalik slaidide vahel animeeritud üleminekuid manustada vaid mõne hiireklõpsuga. Need tekitavad pingeid ja hoiavad publiku tähelepanu kõrgel. Funktsiooni "Üleminekud" leiate samanimeliselt vahekaardilt "Üleminekud".

Sa seisad:

• Dünaamiline,
• Spectacular samuti
• Peened fooliumi üleminekud

mis peaks igal juhul sobima teema ja esitluse põhikujundusega. Väga teaduslik loeng suurejoonelise üleminekuga, näiteks animatsioon "kärgstruktuur"Pakkumine on kahjulik. Seevastu dünaamilist sisu, näiteks üleminekut, mis lendab läbi, saab kasutada erutavas loengus, mille eesmärk on publikut inspireerida ja elustada.

Nagu enamikul juhtudel, kehtib ka PowerPointi üleminekute kohta järgmine: „Vähem on rohkem.” Esitlust ei tohiks segada liiga paljude erinevate slaidide üleminekutega. See on oluline, sest muidu kaotavad vaatajad vaatamata üleminekutele huvi. Liigsed kordused kuluvad ja koormavad esitlust üle. Seevastu, kui lisate oma esitlusse oskuslikult sobivad üleminekud, võidate oma publiku ning suurendate publiku tähelepanu ja huvi.

Praktiline näide 2: kasutage disainiideid, et luua kiiresti kvaliteetseid filme

PowerPointi kasutajad teavad, et informatiivsete, kaasahaaravate ja kaasahaaravate PowerPointi esitluste loomine võib võtta palju aega. Lisaks teemale ja põhipunktidele tuleb sobivalt ja sihipäraselt valida pilte, tabeleid, videoid ja muid stiilivahendeid.

GfK poolt Made in Office GmbH tellimusel korraldatud esinduslik uuring, milles küsitleti üle 1000 Office'i kasutaja Saksamaa ettevõtetes, näitab, kui keeruline võib olla esitluste loomine. Keskmiselt töötasid küsitletud töötajad PowerPointiga 20 tundi kuus. Sellest 20 tunnist pühendati 8 tundi ainult slaidide vormistamisele. Uuringust selgub, kui palju vaeva on vaja köitva esitluse loomiseks.

PowerPointi uusima versiooni kasutajad saavad slaidide kujundamiseks kuluvat aega vähendada. Teil on võimalus jätta slaidide vormindamine osaliselt programmi hooleks. Integreeritud funktsiooniga "Disainiideed", mis kuvatakse vaikimisi põhiekraani paremal küljel, saavad kontori töötajad või kodukasutajad stiilseid ja atraktiivseid ideid slaidide kujundamiseks. Kui menüüelement on peidetud, saab seda kuvada vahekaardi „Start” kaudu. Menüüelement „Disainiideed” asub vahekaardi lõpus.

Paljudel juhtudel võivad disainiideed muu hulgas aidata slaidil olevate piltide ja tekstide õiget paigutust või kujundust optimeerida. Lisaks kuvatavatele soovitustele saate täiendavate soovituste saamiseks kasutada nuppu „Kuva täiendavad disainiideed“.

Funktsiooni „Disainiideed” kasutades on PowerPointi kasutajatel võimalus keskenduda rohkem sisule ja põhisõnumite esitlusele, selle asemel et kulutada disaini täiustamisele liiga palju aega.

Asjatundlik näpunäide piltide redigeerimiseks:

Selleks, et muuta Office'i failide konfidentsiaalsed osad äratuntavaks, ei piisa nende mustalt mustale vormindamisest. Veendumaks, et tundmatuid lõike ei saa lugeda, tuleb need alati pildilt kustutada.

Praktiline näide 3: manustage meedia interaktiivse esitluse loomiseks

Edenev digiteerimine on muutnud normaalseks võimaluse vaadata videoid, muusikat ja liikuvaid pilte igal ajal kõrgeima eraldusvõimega. Sülearvutite või televiisorite ekraanid näitavad videoid HD-, Ultra HD- ja 4K -vormingus. Sama kehtib muusika ja helide kohta, mis edastatakse Dolby Surroundis kristallselgelt. Kuna liikuvad pildid, aga ka muusika ja helid on meie ühiskonnas laialt levinud, on mõistlik need ka PowerPointi esitlusse integreerida. See töötab vaid mõne hiireklõpsuga menüükäsuga "Meedia" vahekaardil "Lisa".

Muuhulgas on teil selles menüüalas valik.

• Sisestage video kõvakettalt või pilveseadmelt.
• Integreerige video veebiplatvormilt, näiteks YouTube.
• Manustage esitlusesse oma arvutist helifailid.
• Alustage salvestamist ja integreerige see esitlusse.
• Sisestage ekraanisalvestis.

See, kas meedia kasutamine on edukas, sõltub videote või muusika valikust ja kasutatavast riistvarast. Igatahes inspireerib publikut meelelahutuslik ja meelelahutuslik esitlus, milles tekstid ning esiplaanil esitlus koos videote ja fotoseeriatega inspireerivad publikut. Lisaks huvile suureneb säilitusvõime, kuna visuaalne sisu salvestatakse ajus palju sügavamale kui räägitud sõnad või tekstid. Seetõttu on objektiivsed põhjused meedia esitlusse integreerimiseks ning publiku võitmiseks ja rõõmustamiseks muusika ja liikuvate piltidega.

Kokkuvõtteks võib öelda, et Microsoft PowerPoint pakub igale kasutajale laia valikut võimalusi ja funktsioone professionaalsete ja publikule suunatud esitluste kujundamiseks.Igaüks, kes kasutab PowerPointi kontoritarkvarana ja teab programmi võimalusi ja peensusi, loob koos rakendusega kvaliteetseid esitlusi. Neil on potentsiaali jätkusuutlikult inspireerida ning sisu ja väärtusi kaasaegselt ja sügavalt edasi anda. Sel põhjusel hinnatakse PowerPointi kontoris ja seda kasutatakse iga päev slaidiseansside loomiseks.

Microsoft Excel - looge arvutustabeleid nagu professionaal

Microsoft Excel ilmus 1985. aastal oma esimeses versioonis Macintoshi jaoks. Microsoft Multiplani järeltulijana oli eesmärk pakkuda visuaalselt orienteeritud tarkvara keerukate arvutustabelite jaoks. 1989. aastal esitleti Exceli esimest Windowsi versiooni. Aja jooksul on tarkvara järjepidevalt arendatud. Seda kasutavad praegu miljonid kasutajad üle maailma äri- ja eraotstarbel. Excelis on üle 400 funktsiooni, mille abil saab arvutusi kavandada ja kuvada peaaegu igaks otstarbeks. Samuti on oluline, et tulemusi ja arvutusi saaks visuaalselt diagrammidena või kujundeid, värve ja fonte kasutades individuaalselt väljastada.

Exceli loogiline ülesehitus

Pärast uue tühja töövihiku avamist Microsoft Excelis leiate arvutusrežiimis kõik Exceli funktsioonid, mis on jagatud erinevateks vahekaartideks.

Nagu kõigi teiste Microsoft Office'i programmide puhul, on Exceli peamised funktsioonid loetletud vahekaardil „Start”. Kõigi Office'i tarkvararakenduste ühtne struktuur võimaldab kogenematutel Exceli kasutajatel hõlpsalt programmis orienteeruda.

Kõik põhifunktsioonid, näiteks:

• Fondide kohandamine,
• Ka teksti või numbrite joondamine
• Numbrite konkreetne vormindamine

on vahekaardil "Start" selgelt loetletud. Funktsioon on eriti oluline suurte tabelite puhul, kus hinnatakse palju andmeid. See puudutab funktsiooni "Sorteeri ja filtreeri" menüüpunktis "Muuda".

Exceli kasutajad, kes töötavad valemitega harvemini ja kasutavad peamiselt Excelit andmete, loendite ja tulemuste tõlgendamiseks, vajavad regulaarselt menüükäsku „Sorteeri ja filtreeri”.

Nagu kõigi teiste Office'i programmide puhul, on teil võimalus lisada pilte, diagramme, tekstivälju või 3D-objekte. Illustratsioonide ja diagrammide korrektse sisestamise valikud leiate vahekaardilt "Lisa". Samuti on otstarbekas linkide sisestamine Exceli tabelisse, näiteks ettevõtte sisemisele veebisaidile või välisele projektile viitamiseks.

Nagu kõik teised Office'i programmid, avaldab Microsoft Excel muljet tabelite individuaalse visualiseerimise võimalusega. Igaüks, kes kasutab Exceli professionaalses keskkonnas, sõltub andmete ja kaudse teabe esitamisest faktiliselt ja samal ajal visuaalselt. Excel pakub selleks kõiki funktsioone ja valikuid. Muuhulgas saate:

• Valige erinevate laudade vahel,
• Reguleerige ka veeriseid ja prindiala
• Muutke värve ja fonte spetsiaalselt.

Vahekaardi "Lehekülje paigutus" funktsioonidega on võimalik kujundada unikaalseid, informatiivseid ja atraktiivseid tabeleid. Need kajastavad fakte ja keskenduvad samal ajal arvutuste põhipunktidele ja põhiväidetele. Diagrammide saatel kasutatakse sadu või tuhandeid üksikandmeid professionaalse, arvestusliku ülevaate loomiseks, mis annab vaatajale püsivat teavet.

Kasutajad saavad vahekaardil Valemid oma arvutustabelisse lisada ka matemaatikafunktsioone.

Excel pakub teile menüükäsuga "Funktsioonikogu" kõige olulisemate funktsioonide populaarsemaid kategooriaid. Jaotises „Funktsiooni lisamine” saate kasutada suvandit „Vaba tekst” ja kirjeldada funktsiooni eesmärki oma sõnadega. Seejärel pakub programm teile sobiva matemaatilise valemi.

Uutele ja kogenematutele Microsoft Exceli kasutajatele, kellel on valemite kasutamisega vähe kogemusi, tähendab Exceliga töötamine pikaajalist harjutamist, et valemeid mõistlikult kasutada. Abiks on Excelis sisalduvad abifunktsioonid ning valmisfunktsioonid ja matemaatilised valemid, mille iga kasutaja tavaliselt otsitava leiab. Spetsiaalseid valemeid on kirjeldatud paljudes Interneti -foorumites ning neid saab enamikul juhtudel kopeerida ja oma tabelisse kleepida.

Võimalik on andmeedastus erinevatest allikatest

Eriti professionaalses keskkonnas tuleb Excelis arvutamiseks üle võtta erinevate allikate andmed. Siin on vahekaart Andmed suureks abiks. See garanteerib, et saate salvestada ja integreerida teiste Exceli tabelite andmeid, andmebaasiteavet ja väliste programmide arvandmeid.

Jaotises „Andmete toomine” on saadaval lugematu arv allikaid, mille andmeid saate oma tabeliga linkida. Muuhulgas saate lisada Microsoft Accessi andmebaaside andmeid. Tasuta õpetustes näitame teile, kuidas kahe programmi vahel linke luua ja kuidas Accessi üldiselt õigesti kasutada.

Sellel vahekaardil on ka kaks praktilist funktsiooni, mille leiate menüükäsust „Prognoos”.

Ühelt poolt saate erinevate stsenaariumide esitamiseks kasutada „mis-kui-analüüsi”. Selline hinnang võib olla eriti oluline prognoositava eesmärgi arvutamisel, et teha pädevaid otsuseid. Funktsiooni „prognoosileht” saab sarnasel viisil kasutada olemasolevatest andmetest trendide ja prognooside loomiseks.

Vahekaardil „Vaade”, mis on abilehtede kõrval Exceli menüüalal viimane valik, saate valida järgmiste valikute vahel.

• Valige erinevad töövihiku vaated
• Et teha kindlaks, kas ruudustikjooned ja pealkirjad tuleks väljastada või
• Määrake tabeli suumitegur.

Akna külmutamine - oluline valik Excelis

Menüüelement "Paranda aken" on Microsoft Excelis silmapaistmatu ja samal ajal hädavajalik funktsioon. Eriti tabelite puhul, mis ulatuvad ekraanile mitmele lehele, on sageli probleem, et pealkirjad kaovad kerimisel. "Külmutusaknaga" määrate, et pealkirjad sisestatakse tabeli iga lehe ülemisele reale. Teise võimalusena saate määrata, kas esimene veerg on fikseeritud.

Kujundage Excelis professionaalseid tabeleid - kasutage funktsiooni Idees

Nagu Microsoft PowerPointi puhul, pakub ka Microsoft Excel funktsiooni, mille abil saate automaatselt ideid oma laua kujundamiseks või professionaalseks esitlemiseks. Vaid mõne sammuga saate Excelis tabeleid, mis on veenvad ja muudavad faktid visualiseerimiste abil arusaadavaks.

1. Kasutage oma andmeid Exceli tabeli kujundamiseks, näiteks toodete tabelite müügivõrdlust mitme kalendriaasta kohta. Sisestage andmed Excelisse ilma täiendava vormindamiseta.

   

2. Avage topeltklõpsuga vahekaardil "Start" funktsioon "Ideed".

   

3. Programm kuvab peaakna paremas servas automaatselt teie laua kujundusideed. Otsustage sobiv ja ahvatlev esitlus, aktiveerides selle topeltklõpsuga.

   

Tänu Excelisse integreeritud ideedele saate tabeleid tõhusalt professionaalsemaks muuta. Ühe tabeli jaoks kuvatakse rohkem kui 20 mudelit, et saaksite valida parima esituse. See protseduur säästab palju aega diagrammide, diagrammide ja tabelite kujundamisel ja vormistamisel. Samal ajal saate kõige olulisemat teavet esitada faktiliselt.

Kokkuvõttes on Microsoft Excel tuntud kui professionaalne arvutustabeli programm. Elementaarsete tabelite lisamine, informatiivsete diagrammide kuvamine ja keeruliste matemaatiliste funktsioonide sisestamine on kolm paljudest muudest võimalustest, mida Excel pakub. Piisavalt harjutades ja uusi võimalusi proovides omandavad Exceli kasutajad aja jooksul ekspertteadmisi ja saavad tarkvararakenduse funktsioone professionaalselt kasutada.

Microsoft Word: kaasaegne tekstitöötlus igasse kontorisse

Lisaks Microsoft Excelile ja PowerPointile on Microsoft Word üks Office'i sarja tuntumaid programme. Microsoft Wordi abil kasutavad kasutajad tõhusat ja praktikale orienteeritud programmi tekstitöötluseks. Lisaks tekstide loomisele, mis on Wordi kõige olulisem funktsioon, saab luua ka vormitähti ning tabeleid integreerida tähtedesse või dokumentidesse.

Microsoft Word on ülesehituselt sarnane PowerPointi ja Exceliga, mis lihtsustab uute kasutajate alustamist. Vahekaardil „Start” leiavad kasutajad uue kirja või tekstidokumendi loomiseks kõige olulisemad valikud ja funktsioonid.

Lisaks lõikepuhvrist teksti “kleepimisele” kasutatakse Wordis intensiivselt eriti menüüala “Font”. See on hädavajalik

• Muutke fondi ja fondi suurust,
• Tehke tekstimärgistused või
• Kaasake tekstiefekte.

Sarnane olukord on ka menüüelemendiga „Lõige”. Selles valikumenüüs saab määrata täppide lisamise, taanete kasutamise ja teksti põhilise joondamise.

Wordiga tõhusamaks töötamiseks kasutage funktsiooni „Otsi ja asenda” ning dikteerimisfunktsiooni

Funktsioonid "Otsi" ja "Asenda" võivad olla keeruliste tekstide puhul abiks ja tõhusad. Näiteks kui soovite teada, kui sageli esineb mõnd olulist terminit tekstis, saate selle teada saada menüükäsuga "Otsi" suurendusklaasi abil. Vasakul avaneb tekstiväli, kust saate otsida sõnavara.

Funktsioon "Asenda" võimaldab ühe sammuga asendada terminid või sõnad vale õigekirjaga. Näiteks kui olete mõiste „hädavajalik” mitu korda oma teksti integreerinud ja soovite selle vastavalt praegusele Dudeni soovitusele muuta sõnale „hädavajalik”, ei pea te igat tekstilõiku käsitsi otsima ja muutma. Kui sisestate funktsiooni "Asenda" mõlemad õigekirjad, saate kõiki kohandusi teha ilma vaheetapita.

Praktiline on ka tekstide dikteerimise võimalus otse Wordis. See töötab hästi menüü „Keel“ funktsiooniga „Dikteeri“. Samal ajal on professionaalsele dikteerimistarkvarale suurem kasu nende ettevõtete kasutajatele, kes loodavad tõrgeteta dikteerimisele. Era- või aeg -ajalt kasutamiseks on kindlasti soovitatav dikteerimine Microsoft Wordiga.

Tabelite ja graafika lisamine Wordi

Vahekaardil "Lisa" on teil avatud kõik Office'i muude programmidega samaväärsed võimalused oma dokumendi professionaalseks muutmiseks tabelite, diagrammide, Vikipeedia kirjete, veebivideo, kommentaaride ja järjehoidjate või sümbolite ja valemitega. On mõttekas kasutada tekstivälju, mis on dokumendi piltide või kujundite kohatäiteks.

Info:

Kui Wordis või Excelis lingil klõpsates kuvatakse järgmine tõrge: "See protsess on selle arvuti piirangute tõttu tühistatud", peate registris kirjeid muutma. Seejärel saate hõlpsasti Wordis ja teistes Office'i programmides linke sisestada ja klõpsata.

Kohandage oma dokumendi kujundust ja paigutust - need on teie valikud

Vahekaardil "Kujundus" saate vaid mõne sammuga kohandada dokumendi valmis kujundusega ja valida kujunduse vormindamiseks malle. Samuti on võimalik kohandada värve, fonte, lõiguvahesid või vesimärke.

Iga dokument vajab kindlat paigutust. Kuigi ärikirjad tuleb kujundada vastavalt DIN -i spetsifikatsioonidele, saab kutsekaarte või flaiereid kujundada individuaalselt. Kõik veeriste, põhijoondamise, vormingu või taandega seotud sätted tehakse vahekaardil "Paigutus".

Näpunäide:

Üliõpilased, kes valmistavad ette teadustööd või doktoritööd, saavad hästi kasutada vahekaarti „Viited”. Seda saab kasutada näiteks sisukorra loomiseks. Plagiaadi välistamiseks saab tekstidesse selgelt lisada viited väliste allikatena ja lisada õiguslike aluste loendisse. Sõna saab kasutada ka hinnapakkumiste arukaks otsimiseks.

Seeriakirjade saatmine kirja või meilina - nii see toimib

Igapäevases ärielus on vahekaart „Saadetised” paljudes ettevõtetes väga populaarne. Selle abil saab vormitähti kujundada ja siduda andmeallikatega, näiteks Exceli failiga. Ümbrikke ja silte saab luua samamoodi ja printida mis tahes printeriga. Eelvaade menüüpunktis "Eelvaate tulemused" on praktikale orienteeritud. Kallise proovitrüki alustamise asemel saab eelvaate digitaalselt väljastada. Kui leitakse vigu, saab neid enne vormitähtede tegelikku printimist parandada, ilma ressursse raiskamata.

Vahekaardil "Kontrolli" on Microsoft integreerinud õigekirjakontrolli Wordi ja teistesse rakendustesse, nagu Microsoft Outlook. Sisseehitatud tesauruse abil on Wordiga varustatud ulatuslik sünonüümide andmebaas. Lisaks saate sellel valiku alal:

• Laske tekst valjusti ette lugeda
• Kontrollige juurdepääsetavust ja
• Kaitske dokumenti eraldi.

Kasutage Wordi veebimalle professionaalsete dokumentide loomiseks

Selle asemel, et luua iga dokument isiklikult ja hoolikalt tööd teha, võib olla mõistlik kasutada Microsoft Wordi veebimalle selliste tekstidokumentide loomiseks nagu:

• Resümee.
• Ärikiri.
• Brošüür.
• Jaotusmaterjal või
• Sertifikaadi loomiseks.

Vahekaardi „Fail” kaudu, kus saate Wordis teha palju põhiseadeid, lülitage valikuväljale „Uus”. Lisaks oma isiklikele mallidele sisaldab see valikuala ka arvukalt veebis saadaolevaid malle ja otsinguvälja saab otsida täiendavaid soovitusi saab otsida.

Microsofti veebimallide abil on Wordiga võimalik kujundada enamik dokumente professionaalseks ja isiklikuks otstarbeks. Tasuta malle on saadaval ka teiste Office'i programmide jaoks, nii et saate tasuta kasutada sadu Wordi, PowerPointi ja Exceli malle.

Kokkuvõttes pakub Microsoft Word laia valikut tekstidokumentide professionaalseks loomiseks ja saatmiseks. Lisaks võimalusele lisada tekstile ka graafikat ja muid stiiliseadmeid, hindavad kasutajad kirjakooste funktsiooni või võimalust tekste automaatselt parandada ja professionaalsemaks muuta.

Vaatamata Microsoft Office'i laialdasele kasutamisele ja arvukatele praktilistele funktsioonidele ei ole iga kasutaja nõus ega võimeline igakuiselt maksma programmipere eest ega ostma Office'i kaubanduslikku versiooni. Sel juhul saab Microsoft Office'ile valida tasuta alternatiive, mis oma funktsionaalse ulatuse poolest sarnanevad Microsoft Office'iga.

Libre Office - tasuta kontorifunktsioonid avatud lähtekoodiga tarkvaras

Üks tarkvara, mida saab kontorisse tasuta installida ja millel on suur osa Microsoft Office'i kontorifunktsioonidest, on Libre Office. LibreOffice'iga saate võimsa kontoripaketi, millel on funktsionaalne liides ja olulised funktsioonid kontori igapäevaeluks. Sarnaselt Microsoft Office'iga ühendab LibreOffice erinevaid rakendusi ühte kontorisse.

LibreOffice on laialt levinud tuntud OpenOffice ja rakendus Star Office, mis on samuti tasuta. LibreOffice'i abil saate ühes paketis mitu rakendust:

• Kirjanik (tekstitöötlusprogramm),
• Calc (arvutustabel),
• Impress (esitlusprogramm),
• Joonista (joonistusprogramm),
• Baas (andmebaasi haldamine),
• Matemaatika (valemitoimetaja).

Peamine erinevus LibreOffice'i kui tasuta ja vabalt saadaval oleva tarkvara ning tasulise Microsoft Office'i vahel on failivormingutes individuaalse menüüstruktuuri kõrval. LibreOffice kasutab avatud dokumendivormingut (ODT), avatud failivormingut, mida saavad kasutada ja importida paljud teised tasuta kontoriprogrammid. Microsoft Office saab ka dokumente ODT -vormingus salvestada ja ODT -dokumente töödelda.

Failivormingute erinevused - seda peaksite teadma

	Microsoft Office	LibreOffice
Sõnatöötlus	*. docx	* .odt
Arvutustabel	* .xlsx	* .ods
Esitlusfail	* .pptx	* .pott

Kirje: tasuta, mittekaubandusliku ja tasuta kontoritarkvara tootja

Hinnanguliselt üle 90%turuosaga on Microsoft Office kontoritarkvara valdkonnas selge turuliider. Vaatamata tasulisele pakkumisele hindavad kasutajad Microsoft Office'i eeliseid või on alati töötanud Microsofti kontoritarkvaraga. Kui otsite alternatiive, peaksite lisateavet saama järgmistelt pakkujatelt, kes pakuvad kontoritarkvara tasuta allalaadimiseks:

pakkujad	Link pakkumisele
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS kontor	www.wps.com/de-DE/
Softmakeri büroo (Saksa pakkuja)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsofti veebibüroo (vähem funktsioone kui Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office ja G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (iOS -i jaoks)	Kaasatud Apple App Store'i ja automaatselt koos uute Apple'i seadmetega

Kokkuvõte: Kontoritarkvara teeb palju ja säästab väärtuslikku aega kontori igapäevaelus

Tarkvaraprogrammid nagu Microsoft Word, Excel või PowerPoint ja nende tasuta alternatiivid on muutunud kontori hädavajalikuks osaks. Igapäevaseid ülesandeid ja väljakutseid kontorielus saab professionaalselt lahendada spetsiaalse esitluste, arvutustabelite, tekstitöötluse ja andmebaaside tarkvara abil.

Kontoritarkvara funktsioonid ja võimalused on aastate jooksul pidevalt muutunud. Microsoft Office on praegu Windowsiga arvutite standardvarustus ja seda kasutavad peamiselt ettevõtted. Microsoft Office'i või platvormi enda Apple iWorki tarkvara saab kasutada ka Macis ja iOS -i operatsioonisüsteemiga seadmetes.

Millise paketi kasutajad lõpuks valivad, sõltub konkreetsetest nõuetest, mis tuleb kontoris professionaalselt lahendada. Igal juhul annab kontoritarkvara määrava panuse tõhusasse ja võrgustunud töösse kontoris ja privaatses keskkonnas.

Täiendav artikkel:

• Mis on uut Microsoft Office Live Workspace'is ja Office Live Small Businessis?