Nii tehakse!
Kas soovite salvestada olulised e -kirjad oma arhiivikaustadesse kõvaketta kindlasse kohta? Näiteks e-kirjad arvete, delikaatsete kliendiandmete või sisuga, mida juriidilisest seisukohast tuleb säilitada pikaajaliselt. Tuntud ja populaarne PDF-vorming sobib selleks usaldusväärse ja kauakestva arhiivivorminguna. See võtab kõvakettal vähe ruumi, seda saab avada erinevatel lõppseadmetel ja pakub kõrget turvalisust.
PDF -failide salvestamine Outlooki: need on sobivad programmid
Erinevalt Microsoft Wordist või Microsoft PowerPointist ei paku Microsoft Outlook sisseehitatud võimalust PDF-failide salvestamiseks või teisendamiseks. Üks võimalus on tasuline programm “Adobe Acrobat”, mis suudab Outlookist PDF -faile luua. Kui olete huvitatud sarnase funktsionaalsusega tasuta lahendusest, peaksite alternatiivina kasutama PDFCreatori.
Tööriist on saadaval saksakeelses versioonis ja seda arendatakse pidevalt. See installib virtuaalse printeridraiveri ja loob PDF -failid käsuga „Prindi”. PDFCreatoriga saate luua dokumente PDF -failidena mis tahes Windowsi programmist. Kui töötate regulaarselt dokumentides olevate linkidega, pole PDF -i looja esimene valik. Seda seetõttu, et tarkvara ei aktsepteeri hüperlinke ja need ei ole loodud PDF -failis klõpsatavad. Sel juhul saavad Windows 10 kasutajad kasutada kaasasolevat tasuta tööriista „Microsoft Print to PDF”. Kõigil muudel juhtudel on PDFCreator tasuta PDF -tööriistana õige valik oma kiiruse ja kasutusmugavuse tõttu.
Installige PDF -i looja
-
Esimene samm on installida PDFCreator mõne sekundi jooksul, avades oma veebibrauseris aadressi https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions. Seejärel laadige alla PDFCreatori uusim versioon. Teil on valida tasuta ühe kasutaja versiooni või tasulise mitme kasutaja ja serveri versiooni vahel.
-
Pärast installifaili laadimist käivitage see topeltklõpsuga.
-
Häälestusviisard juhendab teid seadistamisel ja annab teile olulist teavet õige installimise kohta. Muuhulgas saate määrata programmi keele ja kuvada teavet litsentsilepingu või andmekaitseseadete kohta.
-
Tarkvara installitakse teie arvutisse mõne sekundi jooksul. Pärast installimist pääsete juurde veebijuhendile või otsite teadmistebaasist abiteemasid. Kui teil on PDF -i looja kasutamisel küsimusi, on saadaval ka mitmekeelne kogukonna tugi. PDFCreator on kasutusvalmis ja saab Microsoft Outlookis mõne klõpsuga meilisõnumid PDF -failideks teisendada.
Salvestage meilid PDF -failina - nii see toimib
E -kirja saab PDF -vormingus salvestada vaid mõne hiireklõpsu ja seadistusega. Järgmise 6 sammuga saate luua professionaalseid PDF -faile, millel on konkreetsed dokumendi pealkirjad ning teave autori ja märksõnade kohta, mis hõlbustavad hilisemat otsingut:
-
Avage kõik meilisõnumid, mille soovite PDF -failina salvestada.
-
Minge vahekaardil Fail menüüsse → Prindi.
-
Valige printeriks PDFCreator.
-
Mitmeleheküljelise e-kirja puhul saate määrata, millised lehed tuleks salvestada. Selleks klõpsake nuppu Prindisuvandid ja sisestage leheküljenumbrid. Ainult märgitud ala või märgitud teksti osade salvestamine pole PDFCreatoris võimalik.
-
Järgmises etapis klõpsake nuppu "Prindi". Avaneb uus aken, kuhu saate sisestada salvestatava dokumendi spetsifikatsioonid.
-
Valikuakna ülemises osas saate määrata, millises vormingus dokument salvestatakse. Lisaks tavalisele PDF -failile saate valida järgmiste vahel.
- erinevad tihendusastmed,
- salvestamine graafilise failina või
- arhiveerimine kaitstud PDF -failina.
-
Valikuakna keskosas tuleb määrata tee ja faili nimi, mille alla PDF -fail salvestatakse.
-
Alumisse ossa on oluline sisestada sisukas dokumendi pealkiri. See protseduur hõlbustab dokumendi leidmist hiljem. Samal ajal aitab see adressaatidel faili määrata. Muuhulgas saate kasutada e -kirja algteemat või kasutada individuaalset pealkirja. Samuti saate sisestada teema ja / või märksõnad. Seda teavet saab vaadata Windows Exploreris või kasutada otsingusõnadena.
Samuti on võimalus loodud PDF -fail otse teise failiga ühendada. Kui soovite seda, aktiveerige nupp Ühenda. PDF -faili saate lisada ka otse e -kirjale või edasi saata või Dropboxi või FTP kaudu üles laadida.
-
Kui soovite faili vaikimisi salvestada, klõpsake rohelist "Salvesta" märkeruutu. Dokumendi pealkirja kasutatakse failinimena. Enne salvestamisprotsessi alustamist saate viimast korda nime muuta.
Seejärel loob PDF -arhitekt teie PDF -faili taustal. Kui teil on tootja PDFForge'i kasutajakonto, saate sisse logida ja faili ka sellel kontol salvestada. Teise võimalusena saate luua uue kasutajakonto. Kavandatud PDF -fail kuvatakse kaustas "PDF -arhitekt".
Näpunäide: Vaikimisi kasutatakse PDFCreateriga loodud PDF -failide kuvamisprogrammina tarkvara PDFForge "PDF Architect". Kui soovite jätkata PDF -failide lugemist tasuta Adobe Acrobat Readeri või mõne muu tööriistaga, saate selle PDFCreatori seadetes salvestada. Tavaliste rakenduste valikut saate muuta ka Windowsi seadetes.
PDF -failid pakuvad neid eeliseid
Outlookist saadetud e -kirju on lihtne salvestada PDF -failina. PDF -failid pakuvad lisaks salvestamisele ka palju eeliseid teiste vormingute, näiteks MSG Outlooki salvestusvormingu ees. Kuigi MSG-faile saab lugeda ainult Outlook ja mõned e-posti- ja teisendusprogrammid, kasutatakse PDF-vormingut kogu maailmas.
Tasuta PDF -lugemisprogrammid, nagu Adobe Acrobat Reader, tagavad, et PDF -faili adressaadid saavad seda lugeda peaaegu igas seadmes. PDF -failid tihendatakse ka salvestamise ajal ja on enamasti algdokumendist väiksemad. Lisaks säilitatakse vormindus, pildid, manustatud fondid ja üldine välimus.
Dokumentide turvalisus on hädavajalik, eriti nende saatmisel Interneti kaudu. Valikute seadmisega saab tundliku sisuga faile kaitsta volitamata andmete varguse eest. Sama juhtub parooli määramisega. Sellisel juhul ei saa volitamata isikud faili avada ega selle sisu lugeda.
Tänu PDF -failide lisaväärtusele ning võimalusele kasutada märksõnu ja sisukat pealkirja, et hõlbustada PDF -failide leidmist, on PDF -failid ideaalsed Outlookis meilide arhiveerimiseks.
Kokkuvõte: varundage meilid Outlookis PDF -i looja abil kiiresti ja lihtsalt
Kui soovite e-kirja pikemas perspektiivis turvaliselt arhiveerida, on PDF-vorming selleks eriti sobiv. Kuna Microsoft Outlook ei paku pardal PDF-vormingusse teisendamist, tuleb kasutada välist tarkvara. Sihtotstarbeline ja kasutajasõbralik programm, mida on kasutatud miljon korda, on PDFCreator. Kui see on virtuaalse printeridraiverina installitud, saab seda kasutada dokumentide teisendamiseks PDF -failideks mis tahes Windowsi rakendustest.
Outlookis valite printimisfunktsiooni, sisestate dokumendi pealkirja, märksõnad ja salvestustee ning saate oma e-kirjad vaid mõne klõpsuga arhiveerida. PDFCreator töötab sama usaldusväärselt kui tasulised programmid ja on seetõttu soovitatav Windowsi ja Microsoft Outlooki jaoks virtuaalse PDF -printeridraiverina.
