Siin on mugav viis oma aadressiraamatu puhastamiseks Exceli abil

Digitaalsed aadressiraamatud sisaldavad enam -vähem järjepidevate kontaktandmete kogumit. Mõnikord puudub tervitus või ettevõtte nimi, sageli on mitu õigekirja, näiteks telefoninumbrite jaoks.

Kui eksportite oma aadressiraamatu Excelisse, näete kiiresti, kus andmekirjetel on lünki või isegi vigu. Seda saab Excelis mugavamalt parandada: siin on välju lihtsam kopeerida ning olemas on ka otsingu- ja asendusfunktsioon.

Ekspordi kontaktandmed

Saate oma aadressiraamatu Excelisse eksportida järgmiselt.

1. Avage moodul kontaktid.
2. Outlookis kuni versioonini 2007 helistate käsule Fail → Import / Eksport peal. Outlook 2010 -s helistate Fail → Ava → Impordi peal.
3. Valige Ekspordi faili ja klõpsake Edasi.
4. Valige failitüüp Microsoft Excel 97-2003 ja klõpsake nuppu Edasi.
5. Valige kontaktid ja klõpsake Edasi.
6. Määrake, kuhu ja millise nime all Exceli fail tuleks salvestada, ja klõpsake nuppu Edasi.
7. kliki Kaardiväljad. Kontrollige, kas Outlooki väljad on õigesti vastendatud Exceli arvutustabeli väljadega. Ülesanded tavaliselt kattuvad. Kui ei, siis lihtsalt lohistage üks väljad vasakust aknast vastavale väljale paremas aknas. Kui olete lõpetanud, sulgege dialoog nupuga Okei.
8. kliki Täieliknii et Exceli fail luuakse.

Muutke andmeid Exceli abil

Avage Excelis kontaktteabe fail. Tüüpilised vastuolud, määramisvead ja erinevad kirjaviisid on tabelis kiiresti tuvastatavad. Sageli puuduvad tervitused, mõnikord on nime osad valesti määratud:

Siin saate veeru lihtsalt kopeerida ja kleepida tervitus täitke pukseerimise abil õiged tervitused ja parandage valesid ülesandeid.

Koos käsuga Otsige ja asendage korrigeerida telefoni- ja faksinumbrite erinevaid õigekirju. Selleks märkige enne käsu kutsumist vastavad veerud, et piirata otsingut nendega. Sel viisil saate sisestada telefoninumbri ette ka riigikoodi (+49 Saksamaa jaoks) ja eemaldada suunakoodist esimese nulli.

Et vältida telefoninumbrite ja sihtnumbrite muutmist lahtrite juhusliku vormindamise teel (nt kuupäeva vormingu määramine), eelnes nendele väljadele Outlookist eksportimisel apostroof. Excel tõlgendab neid numbreid tekstina, mitte arvväärtustena. Excelis otsides ei tohi te eelnevat apostroofi sisestada, vastasel juhul ei leia Excel otsingutermineid.

Kui olete redigeerimise lõpetanud, salvestage Exceli fail vormingus Excel 97-2003 töövihik ja sulgege see.

Importige kontaktid uuesti

Muudetud Exceli faili saate Excelisse tagasi eksportida järgmiselt.

1. Helistage Outlooki käsule kuni versioonini 2007 Fail → Import / Eksport või Outlookis 2010 Fail → Ava → Impordi peal.
2. Valige Importige teistest programmidest või failidest ja klõpsake nuppu Edasi.
3. Valige failitüüp Microsoft Excel 97-2003 ja klõpsake nuppu Edasi.
4. Valige Exceli fail. All Valikud vali Duplikaadid imporditud elementide tõttu välja lülitada. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.
5. Valige sihtkaust kontaktid ja seejärel klõpsake Edasi.
6. kliki Täieliknii et andmed imporditakse.