Vähendage Exceli töövihikute mahtu

Kuidas vähendada Exceli failide failisuurust ja kustutada mittevajalik sisu

Üha suurema andmekandja ja kiiremate ühenduste ajal ei mängi failisuurused enam seda rolli, mida mõned aastad tagasi. Sellegipoolest peaksite oma Exceli failid hoidma võimalikult väikesed. Siis neid mitte ainult ei salvestata ega saadeta kiiremini, vaid nad töötavad ka kiiremini.

Kui muudate Exceli tabeleid pika aja jooksul ja lisate neid ikka ja jälle, kasvavad need kiiresti suuruseks, mis võib nendega töötamist tohutult piirata.

Arvutuse failisuuruse vähendamiseks on mitu võimalust. Esitame siin kõige olulisemad. Enne kui midagi ette võtate, tehke oma töövihikust varukoopia, et te ei kaotaks andmeid, kui midagi läheb valesti.

Näpunäide 1: eemaldage liigsed rakud

Põhimõtteliselt kuuluvad faili suurusse ainult tegelikult kasutatud lahtrid. Kui olete näiteks ajutiste arvutuste jaoks kasutanud lahtrivahemikke, loetakse need endiselt kasutatuks. See kehtib ka juhul, kui olete sisu kustutanud.

Et kontrollida, millist ala Excel peab kasutatavaks, kasutage klahvikombinatsiooni CTRL END. Seejärel hüppab Excel kasutatava ala paremasse alumisse nurka.

Kui alumine parem nurk on tegelikult kasutatud lahtritest palju allpool ja / või paremal, peate üleliigsed read või veerud kustutama. Selleks märkige read ja eemaldage need klahvikombinatsiooniga CTRL MINUS. Seejärel korrake seda veergude puhul.

Korrake kirjeldatud toiminguid kõigi asjaomase töövihiku töölehtede puhul. Pärast kustutamist sulgege kaust, salvestage muudatused ja avage need uuesti. Kasutage CTRL END, et kontrollida, kas kustutamine õnnestus.

Näpunäide 2: kustutage mittevajalik vormindus

Mõned loendid sisaldavad suurt hulka tühje ridu - see on veel üks põhjus äärmuslike failisuuruste jaoks. See võib juhtuda eriti pärast loendite importimist teistest programmidest. See pole mitte ainult tüütu, vaid võib teatud hindamiste puhul kaasa tuua ka valesid tulemusi. Selliste tühjade ridade eemaldamiseks loenditest on mitmeid meetodeid.

1. valik: tühjade ridade kustutamine dialoogiboksi „Sisu” abil

Kõigis Exceli versioonides kasutage dialoogiboksi GO TO avamiseks klahvikombinatsiooni CTRL G.

Klõpsake SISU.

Seejärel ilmub teine dialoogiboks. Tõstke esile valik TÜHI.

Kinnitage oma määratlus nupuga OK.

Kustutage tühjad lahtrid täielikult

Kõik tühjad lahtrid on nüüd märgitud. Nüüd saate need lahtrid ilma probleemideta täielikult kustutada, et eemaldada tarbetu vormindamine või muud asjad. Järgige neid samme.

Rakenduses Excel 2007 või uuemas versioonis aktiveerige vahekaart START ja klõpsake rühmas EDIT (Kustuta) ja seejärel DELETE ALL (Kustuta kõik).

Kui kasutate versioone kuni Excel 2003 (kaasa arvatud), helistage menüüs EDIT käsk DELETE ja hargnemismenüüs käsk ALL.

Pärast kustutamist sulgege kaust, salvestage muudatused ja avage need uuesti.

Juhendivideo: kustutage Excelist mittevajalik vormindus

2. valik: tühjade lahtrite kustutamine Exceli filtriga

1. Esiteks valige kogu loendi andmeala, sealhulgas veerupäised.

2. Helistage käsule DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel kuni versioonini 2003) või DATA - FILTER (Excel versioonist 2007).

3. Seejärel lisatakse loendi esimesele reale filtrivalikute jaoks väikesed loendi nooled.

   

4. Nii et Excel filtreerib loendi. Klõpsake hiirega selle veeru loendi noolt, kust soovite tühje lahtreid otsida.

5. Nüüd saate filtrikriteeriumide abil valida kirje (EMPTY). Programmis Excel 2003 leiate selle eraldi filtripunktina. Excel 2007 ja 2010 jaoks leiate kirje (TÜHJE) alt SELECT ALL.

6. Klõpsake nuppu OK.

Vajadusel korrake seda teistes veergudes, kuni näete ainult tühje andmekirjeid (ja vastavaid numbreid abiveerus).

Tõstke need kirjed esile ja vajutage nende kustutamiseks klahvi DELETE. Märkige lahtrid ise ja ärge märkige, kasutades koordinaatide veerus olevaid reanumbreid.

Seejärel saate kasutada automaatse filtri loendis olevat valikut (KÕIK), et kuvada täielik loend koos tühjade ridadega. Pärast kustutamist taastage kirjete algne järjekord, sorteerides loendi uuesti abiveerus olevate numbrite järgi.

Kui häirite sisse lülitatud filtreid, saate need uuesti välja lülitada, kasutades DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Vihje 3: makrode importimine ja eksportimine

Kolmas suurte tabelite põhjus võib olla neis sisalduvad makrod. Eemaldage need, mida pole vaja, eksportige kõik teised ja importige need uuesti. Selleks toimige järgmiselt.

Helistage Visual Basic Editori klahvikombinatsiooniga ALT F11. Sealt leiate Project Exploreri, mida näete pildil.

Klõpsake hiire parema nupuga üksteise järel makromooduleid ja valige käsk REMOVE. Kinnitage ekspordipäring OK -ga.

Kui kõik makrod on eemaldatud ja eksporditud, naaske Excelisse, sulgege fail, salvestage muudatused ja avage see uuesti.

Seejärel helistage Visual Basic Editori uuesti ALT F11 kaudu. Valige Project Exploreris praeguse kausta projekt. Menüüs FILE helistage käsk IMPORT FILE ja importige järjest kõik vajalikud makrod.

Nõuanne 4: vähendage liigendtabelite failisuurust

Pöördtabel võib faili suurust märkimisväärselt suurendada. Selle põhjuseks on asjaolu, et pöördtabeli aluseks olevad lähteandmed kopeeritakse ka eraldi peidetud mällu, nn „pöördvahemälusse”. Lõppkokkuvõttes pääseb pöördetabel sellele pöördvahemälule, mitte aga tegelikele lähteandmetele.

Seetõttu peate alati pöördetabeli värskendamiseks klõpsama nupul "Värskenda", kui lähteandmetes on midagi muutunud. Sest see on ainus viis pöördvahemälu värskendamiseks. Praktikas saate seda kasutada pöördtabelite failisuuruse vähendamiseks.

Vähendage liigendtabelite failisuurust

Pivot -tabelites on säte, mis kustutab pöördfaili faili salvestamisel. Pöördtabel ise säilitatakse.

Paremklõpsake pöördtabelil ja valige kontekstimenüüst kirje "Pivot Table Options".

Avage vahekaart "Andmed" ja tühjendage märkeruut "Salvesta lähteandmed failiga". Selleks märkige ruut „Värskenda faili avamisel.

Nüüd kustutatakse pöördmälu vahemälu faili salvestamisel - tegelik andmetabel muidugi säilitatakse.

Faili suurus on märkimisväärselt vähenenud ja jõuab peaaegu uuesti ilma failita, ilma pöördetabelita.

Vihje 5: vähendage või kustutage graafikat ja pilte

Taustapildid, logod või sisestatud pildid on sageli tarbetud ja võtavad palju ruumi. Seetõttu ärge lisage tabelisse taustapilte. Lisage ettevõtte logo ainult ühele küljele. Ärge sisestage pilte originaalsuuruses, vaid vähendage neid. Excel pakub sellist funktsiooni: klõpsake pildil. Grupi "Reguleerimine" menüükäsuga "Vorming" on funktsioon "Piltide tihendamine". Põhimõtteliselt peaksite graafika vähendamisel ja kustutamisel olema ettevaatlik, et mitte eemaldada vajalikku graafikat.

Vihje 6: eemaldage mittevajalikud valemid

Paljud keerulised valemid mõjutavad ka Exceli faili suurust. Nii et proovige eemaldada soovimatud valemid Exceli töövihikust. On aegu, kui teil on andmekogum ja te ei vaja selles sisalduvaid valemeid, on parem need valemid väärtustega asendada. Selleks järgige alltoodud juhiseid.

1. Avage Exceli fail ja vajutage Ctrl + A, et valida kogu tööleht / andmestik. Seejärel vajutage klahvi F5.

2. Avage valik Mine ja klõpsake nuppu "Eriline".

3. Valige valemid ja klõpsake nuppu OK, nüüd olete valinud kõik lahtrid, millel on valem.

4. Seejärel teisendage valitud valemid väärtusteks: Valitud lahtrite kopeerimiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + C.

5. Seejärel klõpsake vahekaarti Avaleht ja lõikelaua rühmas nuppu Kleebi.

6. Seejärel klõpsake ikooni Lisa väärtus. Kõik valemitega lahtrid teisendatakse nüüd väärtusteks.

Näpunäide 7: teisendage failitüüp kahendvormingusse (XLSB)

Laialdaste arvutuste jaoks on soovitatav salvestada .xlsb -vormingus. See salvestab faili binaarfaili. See on tohutult väiksem ja juurdepääs kiirem. Tavaliselt ei põhjusta see teile ebasoodsat olukorda. Sisemise programmeerimise ja erirakenduste jaoks on soovitatav üksikasjalik test.

KKK: Vähendage Exceli töövihikute failisuurust

1. Miks on minu Exceli fail nii suur?

Põhimõtteliselt nõuab tööleht, kus on rohkem kui 100 000 rida ja palju veerge, palju mälu. Mida rohkem andmeid ja graafikat oma Exceli arvutustabelisse sisestate, seda suurem ja aeglasem fail aja jooksul muutub. Seetõttu kontrollige, kas sisestatud piltide pikslite arvu ei saa veidi vähendada või vajate neid tõesti. Pivot -tabelid ja vale vormindamine võivad suurendada ka faili suurust.

2. Kuidas saan Excelis oma graafikute suurust vähendada?

Märkige hiireklõpsuga tabelisse sisestatud graafika, nii et programmides Excel 2010 ja Excel 2007 kuvatakse menüüribal vahekaart "Pilditööriistad". Excel 2003 puhul kuvatakse selle asemel tööriistariba "Graafika". Nüüd klõpsake ikooni "Tihenda pilte".

3. Kuidas ma saan oma Exceli faili kokku suruda?

Exceli faili saate hõlpsalt tihendada, kasutades valikut "Zip -fail". Selleks paremklõpsake Exceli failil, mida soovite tihendada. Nüüd klõpsake suvandil Saada aadressile ja seejärel suvand „Tihendatud kaust”.