Paljud kasutajad kasutavad Excelit igasuguste loendite haldamiseks. Aadressid, artiklid, hinnad, eelarved ja muud andmevarud saab muidugi ka lõikelaua kaudu Wordi üle kanda - seega ei ole vaja andmeid uuesti sisestada
Sorteerige Exceli andmed automaatse filtri abil
Esimese meetodi puhul valite soovitud teabe enne selle Wordi ülekandmist otse Excelis filtrifunktsiooni abil.
- Avage Excelis tabel, kust soovite teavet võtta.
- Programmides Excel 2003, 2002 / XP ja 2000 klõpsake loendi mis tahes lahtrit ja valige menüü DATA-FILTER-AUTOFILTER.
Programmis Excel 2007 leiate filtreerimisfunktsiooni grupi EDIT vahekaardilt »Start». Klõpsake rühmas nuppu SORTA JA FILTREERI ja seejärel klõpsake FILTER. - Excel teisendab nüüd teie loendi veerupäised niinimetatud ripploenditeks, mille saate ära tunda allapoole suunatud noolte järgi. Nende loendite abil saate valida kriteeriumid, mis peaksid kehtima teie otsitavate artiklite suhtes.
Kui klõpsate rakenduses Excel 2007 allapoole suunatud noolt, ilmub veergu »Kategooriad» uus menüü, kus on valitud kõik kirjed. Kõigepealt desaktiveerige selle menüü »Vali kõik» ees olev märkeruut. Seejärel aktiveerige soovitud kategooria ees olev märkeruut uuesti. - AutoFilter sobib meie eesmärkide jaoks eriti hästi, kuna see peidab nüüd automaatselt kõik loendikirjed, mis ei vasta soovitud kriteeriumile. Tulemuseks on täpselt tabel, mille soovite Wordi üle kanda. Saate need hõlpsalt esile tõsta, kopeerida ja seejärel oma Wordi teksti kleepida.
Sageli on mõned Exceli tabelite read parema ülevaate saamiseks värviliselt esile tõstetud ja mõnikord soovite tingimusvormingu abil tähelepanu juhtida lahtrite muutustele. Excel 2007 filter pakub erifunktsioonina võimalust filtreerida vastavalt reavärvidele. Selleks valige artiklite loendist lahter ja lülitage grupi »Muuda» vahekaardil »Start» filtrifunktsioonile. Avage funktsioon SORT JA FILTER-FILTER. Klõpsake mis tahes veeru päises allanoolt.
Nüüd vali avanevas menüüs kirje »Filtreeri värvi järgi“. Seejärel saate valida kõik tabeli ridade värvid. Valige soovitud värv. AutoFilteriga tehnoloogia töötab põhimõtteliselt üsna hästi, kuid sellel on ka mõned puudused: ühelt poolt tuleb andmete ettevalmistamiseks Wordist lahkuda. Lisaks pole Wordi ja Exceli vahel mingit seost võimalik, seega peate protsessi kordama, kui näiteks hinnad muutuvad, objektid eemaldatakse programmist või lisatakse uusi. Seetõttu peaksite olema tuttav teise, vähetuntud alternatiiviga, millel pole neid puudusi ja mille jaoks ei pea te Wordist lahkuma.
Sisestage Exceli tabelid Word 2007 andmebaasina
Rangelt võttes pole Excelis loodud loend midagi muud kui andmebaasi tabel: väljad on paigutatud veergudesse ja andmekirjed (loendikirjed) ridadesse. Seetõttu saate Exceli tabelitele juurdepääsuks kasutada ka Wordi andmebaasi liidest.
Word 2007 -s on andmebaasi tööriistariba uue töökontseptsiooni tõttu eemaldatud. Seetõttu on selle funktsiooni mugavaks kasutamiseks vaja esmalt lisada nupp INSERT DATABASE kiirjuurdepääsu tööriistaribale.
Toimige järgmiselt.
- Paremklõpsake lindil ja valige kontekstimenüüst KOHALDATAV TÖÖRIISTARIIK KIIRKASUTUSEKS.
- Seejärel määrake nüüd avanevas dialoogiaknas rippmenüüst VALI KÄSUD kirje »Kõik käsud«.
- Otsige loendist »Lisa andmebaas» ja teisaldage see kirje nupuga ADD parempoolsele loendile koos kõigi eelmiste nuppudega kiirpääsuribal.
- Nüüd sulgege dialoogiaken Wordi suvandid nupuga OK.
Olete nüüd tagasi tavalises Wordi töökeskkonnas ja saate äsja loodud nupu abil importida Exceli töövihiku artiklite loendi Wordi andmebaasina.
Siin on täpne protseduur artiklite loendi importimiseks andmebaasina Word 2007 -s:
- Avage dokument, kuhu soovite artiklite loendi importida, ja viige kursor artiklite loendi soovitud sisestuskohta.
- Klõpsake äsja lisatud nuppu INSERT DATABASE kiirkäivitusribal.
- Järgmises dialoogiboksis klõpsake nuppu IMPORT ANDMED ja seejärel valige Exceli fail, millest soovite andmeid importida.
- Dialoog sisaldab nüüd valitud faili töölehtede loendit. Valige oma andmetega lehe nimi ja veenduge, et märkeruut ESIMENE ANDMERIDA SISALDAB VEERGARIIGID. Kinnitage oma valik OK.
- Andmebaasi dialoogis klõpsake nuppu UURIMISVALIKUD, et sisestada dokumenti ainult teatud read.
- Vahekaardil »Andmekirjete filtreerimine» saate seejärel määrata kriteeriumid nii, et Word loeks Exceli tabelist ainult soovitud read.
- Soovi korral saate sortimiskriteeriumide määratlemiseks ja imporditavate väljade valimiseks kasutada dialoogiboksi teisi vahelehti. Lõpuks kinnitage oma seaded nupuga OK.
- Seejärel klõpsake nuppu INSERT DATA. Nüüd saate piirata loetavate andmekirjete arvu. Aktiveerige märkeruut suvandi INSERT AS FIELD ees, et Word saaks salvestada selle konkreetse päringu kõik parameetrid. Andmete hetkeseisu saate lugeda igal ajal, lihtsalt värskendades väljafunktsiooni klahvi F9 abil.
- Lõpuks kinnitage oma sisestused nupuga OK. Kõik Exceli tabeli read, mis vastavad päringuvõimalustele, sisestatakse nüüd kursori praegusesse asukohta.
