Ekspertide näpunäited Outlookiga töötamiseks
Microsoft Outlook on üks populaarsemaid suhtlusprogramme, mida kasutavad miljonid inimesed üle maailma iga päev. Outlook peaks muu hulgas aitama muuta kirjalikku suhtlust e-posti teel tõhusamaks ja professionaalsemaks. Selle tagamiseks on Outlookil mitmeid funktsioone. Sortimisfunktsioon on igapäevatöö jaoks hädavajalik.
E-kirjade, manuste ja teabe sortimine ja sihitud esitamine on oluline nii Outlookis kui ka üldiselt analoogkommunikatsioonis. Registrid ja kaustad on kontorites hädavajalikud, näiteks arusaadavate kriteeriumide alusel võrguühenduseta dokumentide salvestamiseks. Hästi läbimõeldud kaustastruktuur ja Outlooki sortimisfunktsioon tagavad ka selle, et oluline teave ja meilisõnumid on saadaval vaid mõne klõpsuga.
Sortimisfunktsiooni kasutamine Outlookis
Mõned Outlooki kasutajad saavad päevas sadu e -kirju. Nii palju teavet on raske asju jälgida ja õiget vaadet valida. On oluline, et sõnumeid oleks võimalik automaatselt kuvada vastavalt määratletud kriteeriumidele. Microsoft Outlooki pardal olev sorteerimisfunktsioon aitab teil sõnumeid tõhusalt ja kasutajasõbralikult sortida. Sortimisfunktsiooni saate kasutada järgmiselt.
-
Liikuge mis tahes kausta. Kataloogi e-kirjade kohal leiate Microsoft Outlooki sortimis- ja filtreerimisfunktsiooni.
-
Muuhulgas saate sõnumeid filtreerida vastavalt järgmistele kriteeriumidele:
- Loetud või lugemata sõnumid.
- Prioriteedi järgi.
- Algus- või tähtpäeva järgi.
- Suuruse järgi.
- Teema järgi.
- Saatja poolt.
- Tüübi järgi.
- Taimede järgi.
- Konto järgi.
Lisaks saate dialoogiboksis "Sortimine" määrata, kas uusim või vanim element peaks alati olema ülaosas.
Palju valikuvõimalusi, mille tunnete ära, kui need on puukidega aktiveeritud, võimaldavad teil kausta sisu spetsiaalselt korraldada. Nii näete lühidalt, millised ülesanded, teave ja sõnumid on olulised ja vajavad töötlemist. Filtri funktsiooni sätted on iseenesestmõistetavad ja neid saab mõne sekundi jooksul kohandada.
Outlooki sorteerimine ja struktureerimine - 2 olulist ekspertnõuannet
Lisaks Microsoft Outlooki olulisele sortimisfunktsioonile saate suhtlusprogrammi professionaalselt üles ehitada vaid mõne muudatusega. Siin võivad teid aidata kaks olulist ekspertnõuannet:
Eksperdi näpunäide 1: looge kaustad e-kirjade salvestamiseks vastavalt teemale
Sadade sõnumitega postkasti abil on lihtne asjadest ilma jääda. Funktsioonide "Sortimine" ja "Otsi" kasutamine Outlookis võib aidata otsitavaid kirju kiiremini kuvada. Samal ajal ei ole mõlemad funktsioonid Outlooki struktureeritud töö puhul imerohi. Outlooki struktuuri ülesehitamiseks on oluline töötada isikliku kaustasüsteemiga. Isiklikud kaustad on kasulikud, kuna neid saab kasutada e-kirjade sortimiseks ja talletamiseks teemade kaupa.
Saate oma postkasti kaustastruktuuris hõlpsalt luua isikliku kausta. See toimib paremklõpsates piirkonnas, kus isiklik kaust tuleks genereerida. Ilmuvas dialoogiaknas valige "Uus kaust" ja määrake nimi. Selle tulemusel kuulub kaust teie isiklikku kaustasüsteemi ja kuvatakse teie vaates.
Hästi läbimõeldud kaustastruktuur ja kaustasüsteem muudavad Outlookiga töötamise professionaalseks ja on osa tulevikku suunatud kontoriorganisatsioonist.
Eksperdi näpunäide 2: kategoriseerige meilid Outlookis
Te ei sorteeri Microsoft Outlookis e-kirju ainult pardal oleva sortimisfunktsiooni abil. Lisaks võivad kategooriad aidata teil e -kirju klassifitseerida ja postkasti korraldada. Näiteks saate nimetada kategooriaid osakondade või klientide nimede järgi või täpsustada töötlemise olekut kategooriaga. Märksõnad nagu „valmis” või „tasumisele kuuluv” on sortimisparameetrid, mis aitavad teil end paremini korraldada.
Uue kategooria loomiseks liikuge vahekaardi „Kodu” menüüalale „Kategooriad” ja valige rippmenüüst „Kõik kategooriad”. Klõpsake dialoogiboksis nuppu "Uus". Pärast uue kategooria nime sisestamist kinnitage protsess OK -ga. Selle tulemusena saate jagada oma e-kirjad teatud kategooriatesse ja visualiseerida neid värvikoodide abil täpsemalt.
Outlooki sortimisfunktsioon aitab meilide professionaalsel korraldamisel
Microsoft Outlooki sortimisfunktsioon on teie käsutuses oluline tööriist. See aitab meilisõnumeid postkastis või muudes kaustades eraldi sortida ja kuvada. Valik kategooriaid tagab, et sorteerimist saab teostada vastavalt plaanile.
Lisaks on mõistlik seadistada arusaadavad kaustastruktuurid, et Outlookis sissetulevat suhtlust korraldada. Kategooriate funktsioon Outlookis on hädavajalik, kui soovite e -kirju teemavaldkondade järgi segmentida. Kõik valikud koos on tõhusad, et saaksite Outlookis e-kirju igal ajal sortida, salvestada ja leida.
