4 võimalust Wordi dokumentide kaitsmiseks

Kuidas kirjutuskaitstud dokumenti seadistada

Ikka ja jälle töötavad paljud erinevad projektimeeskonna autorid koos Wordi dokumendiga. Wordi dokumentide kaitsmiseks on erinevaid võimalusi, nii et tehakse ainult need muudatused ja muudatused, mis on ühiselt kokku lepitud. Samuti saate vältida Wordi failide kadumist töövigade või riistvaraprobleemide tõttu, tehes konkreetseid varundamismeetmeid.

Wordi dokumentide salvestamine ja kaitsmine: miks see nii tähtis on?

Töötamine Microsofti tekstitöötlusprogrammiga Word on muutunud nii töö- kui ka eraelu lahutamatuks osaks. Word on üks programmide komplekt, mis sai alguse tavalistest kontoritöödest ja avaldati esmakordselt nimega Microsoft Office.

Microsoft uuendab regulaarselt Office'i programmide versioone uute kasulike funktsioonidega. Wordi käsitlemise õigete taustateadmistega saab Wordi ühelt poolt individualiseerida ja teiselt poolt Wordi lisandmoodulitega laiendada. Teil on ka võimalus spetsiaalselt Wordi versioonide ühilduvuse kindlakstegemiseks ja oma tekstifailide kaitsmiseks.

Wordi dokumente tuleb kaitsta, eriti olulistes küsimustes. Vältimatut ebamugavust tekitab mitte ainult ettenägematu kaotus, mis tuleneb salvestamise unustamisest, vaid ka volitamata kolmandate osapoolte töötlemine. Lisaks saab asjakohase hoole ja ettenägelikkusega vältida ka riistvaraprobleemidest tingitud Wordi dokumentide kahjustamist või kadumist.

Salvestamine on lihtne: ärge kunagi kaotage Wordi faile 4 nipiga

Wordi ülesannete piirkonnas on - olenevalt versioonist - erinevad, kuid võrdselt tõhusad võimalused Wordi dokumentide varundamiseks.

Lisaks klassikalisele salvestusprotsessile klahvikombinatsiooniga "CTRL + S" või vahekaartide "Fail" ja "Salvesta nime all" pakub Word muid elegantseid võimalusi dokumendi kaitsmiseks.

1. Salvestage kõik dokumendid mugavalt ühe hiireklõpsuga

Sõltuvalt kasutatavast Wordi versioonist saab kõik teatud ajahetkel avatud dokumendid korraga salvestada. Te ei ohusta enam tekstifaili kogemata unustamist ja muudatuste kaotamist.

Kui Word 2003 ja vanemad versioonid täidavad sellist käsku klaviatuuri otsetee abil, siis kõigi dokumentide salvestamiseks uuemates versioonides tuleb lisada nupuvahend.

2. Varundage automaatselt kohaliku varukoopia abil

Samuti on võimalus töötada varukoopiatega. Veelkord, see sõltub kasutatud Wordi versioonist. Siiski on alati võimalus määrata "automaatne varundamine". See töötab dokumendi varukoopiaga või automaatse taastamisega.

Esimeses variandis luuakse arvutisse kohe algse dokumendi töötlemise ajal koopia Wordi failist, mille laiend on WBK. Kui originaaldokument on töötlemise ajal kahjustatud või kadunud, saab koopiat kasutada.

Selle funktsiooni installimine taustale nõuab vähem hiireklõpsu ja erineb pisut Word 2007 või uuema ja vanema versiooni vahel. Mõne klõpsu järel loob Word püsivad automaatsed varukoopiad ja kaitseb teid andmete kadumise eest.

3. Word hoolitseb failide varundamise eest automaatse taastamisega

Automaatne taastamine on ka Wordi funktsioon, mis aitab kaitsta teie tekstifaile. Kui vastavad varufailid aastaks 2007 ja hilisemad seadistatakse käsitsi, kasutades automaatse taastamise funktsiooni jaotises "Lisad" või "Wordi valikud", sisaldavad uuemad versioonid nupul konkreetset nuppu.

Pärast funktsiooni ühekordset aktiveerimist luuakse iga järgnevalt loodud Wordi dokumendi jaoks ilma täiendavate toiminguteta varufailid. Wordi uuemate versioonide kasutajad leiavad automaatse salvestamise juhtelemendi otse tegumiriba vasakus ülanurgas asuva „Start” alt. Automaatkaitse aktiveeritakse, liigutades kontrollerit paremale. Siiski saate mõne sammuga kohandada koopia üleslaadimise intervalli.

1. Valige "Fail" ja klõpsake "Valikud".

   

2. Klõpsake akna vasakus servas nuppu "Salvesta".

   

3. Ja määrake soovitud aeg jaotises "Automaatse taastamise teave iga XY minuti järel".

   

4. Kontrollige, kas olete tekstirida ees vasakul kaks linnukest märgistanud ja kinnitage oma sisestus, klõpsates nuppu "OK".

Ükskõik, kuidas valite - Word toetab teid usaldusväärselt kõigi dokumentide kaitsmisel.

4. Vältige andmete kadumist: leidke hõlpsalt uuesti salvestamata Wordi tekstid

Samuti võib juhtuda, et sulgete kogemata Wordi dokumendi pärast seda, kui olete seda pikka aega redigeerinud, ilma vahepeal salvestamata. Te pole spetsiaalselt salvestanud ühtegi funktsiooni "Salvesta nimega" tehtud muudatust. See pole suuresti probleemne, kuna Word 2010 ja uuemad versioonid talletavad selliseid dokumente, mis arvati mitme päeva jooksul taustal kadunud olevat.

Wordi dokumendi leiate jaotisest "Fail", "Halda versioone" ja "Taasta salvestamata dokumendid". Siit leiate teavet salvestamata dokumentide taastamise kohta. Loodud tekstid ei ole tavaliselt lõplikus olekus, kuid tavaliselt säästate teid uue uue lavastuse paljudest tööetappidest. Tavaliselt säilitatakse sellised põhilised asjad nagu vormindamine.

Dokumentide ja sektsioonide kirjutuskaitse: seadistage Wordis paroolid

Eriti projektimeeskondades töötades tekivad keerulised ja mõnikord mitmeosalised dokumendid. Paroole saab seada nende Wordi dokumentide kaitsmiseks volitamata juurdepääsu ja volitamata muudatuste eest. Tekstidokumenti saavad redigeerida ainult need, kellel on õige ja praegune parool. Dokumendi kirjutuskaitstud režiimis salvestamise kohta selgitatakse allpool kõigi versioonide puhul alates Word 2010.

1. Minge jaotisse "Fail" jaotisse "Teave".

   

2. Klõpsake nuppu „Kaitsta dokumenti” ja valige rippmenüüst „Krüpteeri parooliga”.

   

3. Sisestage soovitud parool väljale ja kinnitage sisestus.

   

Oluline näpunäide on parooli turvalises kohas üles kirjutamine. Sest kui teil pole parooli, on teil ka originaaldokumendi redigeerimine keelatud. Siis avaneb ainult kirjutuskaitsega versioon.

Üksikuid dokumendipiirkondi saab kaitsta ka parooliga. Kui muudate töörühmas ainult teatud lõike, kuid teised on juba oma lõplikus versioonis, võib see olla väga kasulik.

Näpunäide: Muide, saate dokumendi kaitse eemaldada, korrates ülaltoodud samme ja jättes ainult paroolivälja tühjaks. Dokumendi krüptimise asemel dekrüpteerite selle - kuid protsess jääb samaks. Seejärel saab selle uuesti avada ilma spetsiaalse juurdepääsu loata.

Wordi dokumentide kaitsmine: piirake Microsoft Wordis redigeerimist ja juurdepääsu

Jaotistest „Fail” ja „Teave” leiate ka muid viise dokumendi kaitsmiseks. Näiteks on teil võimalus piirata redigeerimist või juurdepääsu.

Kui piirate redigeerimist, saate määrata lubatavate ja lubamatute muudatuste valiku.

• Kas kommentaare saab kirjutada, neile vastata või nende eest hoolitseda?
• Kas teatud stiile saab kasutada ja teisi mitte?
• Milline vorming tuleks anda pealkirjadele, milline peaks olema pideva tekstiga?

Teie otsustate, milliseid elemente ja aspekte oma tekstidokumendis saab muuta.

Kui aga juurdepääsuõigused võetakse projektimeeskonna töötajatelt, välja arvatud üksikud, juurdepääsuõigused ka individuaalseks. Piisab, kui sisestate väljale "Kaitsta dokumenti" organisatsiooni kuuluvuse või vastavate volitatud isikute nimed. Ülejäänud kolleegid jäävad sellest hetkest alates Wordi dokumendi redigeerimisest välja. See on eriti kasulik andmekaitsega seotud aspektide puhul.

Järeldus: Wordi dokumentide kaitsmine - tänu sobivatele nippidele väga lihtne

Wordi dokumente saab kaitsta mitmel tasandil - enne valmimist, selle ajal ja kaugel pärast lõpetamist. On olemas võimalusi kaotatud dokumentide taastamiseks ja varukoopiate automaatseks loomiseks.

Lisaks saab luua kirjutuskaitstud dokumente ja määratleda selliseid aspekte nagu lubatud töötlemise tüüp või juurdepääsuluba. Vastavate nippidega ei kaota te enam Wordi dokumente - olgu see siis privaatses või professionaalses kontekstis.

KKK

Milliseid võimalusi on Wordi dokumentide kaitsmiseks?

Ühelt poolt on teil võimalus salvestada kõik dokumendid hiireklõpsuga, luua automaatseid varukoopiaid ja taastada automaatselt eelmised versioonid ja Wordi failid, mis arvati kaduma. Teisest küljest saab algusest peale luua ainult kirjutuskaitstud dokumente ning piirata ka redigeerimist ja juurdepääsu.

Kuidas kaitsta dokumente parooliga?

Dokumendile parooli määramiseks toimige järgmiselt.

1. Klõpsake nupul Start nuppu "Fail" ja seejärel "Teave".
2. Minge jaotisse „Dokumendi kaitsmine” ja valige rippmenüüst „Krüpteeri parooliga”.
3. Sisestage parool ja kinnitage see.