Lang L: none (table-of-contents)
Telefoni- või videokonverentsisüsteemi abil saab kohtumisi pidada ka inimestega, kes asuvad teistes linnades või isegi riikides. See säästab reisikulusid ja aega. Siiski on tehnilisi ja ka kommunikatiivseid väljakutseid
Telefoni- ja videokonverentsid sobivad loomulikult kohtumisteks, kus osalejad ei ole koondatud ühte kohta. Teil on veel eeliseid:
- Võite kokku kutsuda lühikese etteteatamisajaga.
- Inimesi saab lisada hiljem või osa koosolekust.
Telefoni- ja videokonverentside puhul peaksite seda meeles pidama
- Tehnikatest (juht): Juhina käivitate süsteemi eelnevalt ja katsetate, kas ühendus on loodud enne teiste osalejate liitumist. Vastasel juhul riskite konarliku algusega, sest esmalt võib osutuda vajalikuks helikontroll või seadeid muuta.
- Tehnikatest (osalejad): Paluge kõigil osalejatel eelnevalt süsteemitesti teha. Tavaliselt on videosüsteemidel selle jaoks link, mille saadate osalejatele. Vastasel juhul kulutate esimesed minutid osalejate tehniliste probleemide lahendamisele.
- Sissejuhatus: Vajadusel tutvustage tehnoloogiat lühidalt: Kuidas ma sõna võtan? Kuidas üles / alla keerata? Kuidas mikrofoni / telefoni vaigistada? Mis võimalusi mul veel on, nt. B. failide üleslaadimiseks või oma ekraani jagamiseks?
- Häirete kõrvaldamine: Veenduge (ja osalejad), et taustamüra poleks. See tähendab: sulgege aknad, lülitage kliimaseade või printer välja, vältige ruumide kaja, lülitage nutitelefon välja.
- Rääkimise pausid: Osutage osalejatele, et on mõttekas anda teistele võimalus vastata kauem kui silmast silma kohtumistel. Kui keegi hakkab rääkima liiga kiiresti (selleks, et rääkida), võib juhtuda, et esimesed sõnad ei jõua kohale (nt seetõttu, et inimene vajutab rääkimisnuppu liiga hilja).
- Otsene lähenemine: Kui soovite pöörduda konkreetse inimese poole, pöörduge tema poole nime järgi. Nii teab inimene, et need olid mõeldud ja te ei pea küsimust kordama, sest inimene sai aru, et rääkisite nendega liiga hilja.
Kuidas konverentskõnesid juhtida
- Nimi nimi: Osalejad ei näe üksteist. Kui osalejad üksteist juba ei tunne, peaksid nad oma esimesed kaastööd esitama oma nimed. Vastasel juhul ei tea teised, kes räägib.
- Verbaliseerivad žestid / näoilmed: Teised osapooled ei näe üksteist konverentskõnes. Nii et te ei näe ka teiste näoilmeid ja žeste. Sellepärast on oluline, et kõik oleks selge, mida soovite väljendada.
Näpunäiteid videokonverentside eripärade kohta
- Peakomplekt valjuhääldi asemel: Arvutil toimuvate videokonverentside korral teavitage osalejaid, et nad peaksid oma arvuti valjuhääldi välja lülitama ja kasutama peakomplekti. Vastasel korral tekivad kajaefektid, kui osaleja räägib ja tema hääl valjuhääldi kaudu taasesitatakse ning mikrofon seda võtab.
- Kõne modereerimine: Mõne süsteemi puhul saab korraga rääkida ainult üks inimene; moderaator peab neile sõna andma (loe: vabastama oma mikrofoni). See on imeline, sest see muutub kiiresti kaootiliseks, kui mitu osalejat omavahel räägivad. Lisaks esineb mõnikord ka ajalisi viivitusi, mis toob kaasa veidra, sest ajaliselt viivitatud suhtluse. Kui tehnika võimaldab teil samal ajal rääkida: vaadake, kas osalejad on piisavalt distsiplineeritud. Kui te seda ei tee, lülituge modereeritud kõnele.
