Excel: kohtumiste ülekandmine Outlooki kalendrisse

Teisaldage teave Exceli tabelitest automaatselt Outlooki kalendrikirjetena

Meie digiteeritud maailmas on mobiilseadmed, nagu nutitelefonid, tahvelarvutid või nutikellad, ühed olulisemad igapäevased kaaslased. Need on kasulikud mitmel viisil ja aitavad inimestel oma igapäevast rutiini tõhusalt korraldada ja struktureerida. See kehtib ennekõike digitaalse kalendri kohta, mille kohtumised edastatakse reaalajas kõikidele mobiilseadmetele Microsoft Outlooki kasutamisel.

• Samal ajal pole ebatõenäoline, et saate ametialases või privaatses keskkonnas kohtumisi Exceli loendis. Neid võib näiteks klient või tarnija projekti raames saata Exceli failina. Selle asemel, et Outlookis andmeid ja teavet käsitsi üle kanda või välja printida, saab kohtumisi Excelis ette valmistada vaid mõne sammuga, et need automaatselt Outlooki kalendrisse üle kanda. Enne importimist on üks järgmistest valikutest.
• isiklikus kalendris või
• salvestada rühmakalendrisse, mida kasutavad mitmed meeskonnaliikmed.

Exceli kohtumiste ülekandmine Outlooki kalendrisse - kolm lihtsat toimingut Excelis

Microsoft Exceli ja Microsoft Outlooki vanemates versioonides oli võimalik Exceli faili otse Outlooki lugeda. Praegused versioonid, näiteks Outlook 365 või Outlook 2022-2023, ei saa Exceli faile importida. Sel põhjusel on vaja Excelis fail eelnevalt CSV -vormingusse teisendada.

Kohtumiste importimiseks Excelist Outlooki kalendrisse toimige järgmiselt.

1. Esimese sammuna andke oma kohtumiste loend võimaluse korral veergude pealkirjad, mis on Excelis kohtumiste jaoks ette nähtud. Muuhulgas sobivad järgmised:

   Teema, algab, algab, lõpeb, kogu päeva sündmus, meeldetuletus sisse / välja, meeldetuletus kell, meeldetuletus kell, asukoht ja muud väljade nimed.

   Saate kasutada Microsoft Outlookis uue kohtumise nimesid veergude pealkirjade juhendina.

   

2. Järgmise sammuna salvestage Exceli töövihik CSV -failina (eraldajaga eraldatuna) ja sulgege see.

3. Pärast salvestamist eraldatakse CSV -fail semikooloniga. Outlook nõuab aga importimiseks faili, mis on eraldatud komadega. Märkide vahetamiseks avage loodud CSV -fail Windows 10 redaktoris ja asendage iga semikoolon komaga jaotises EDIT - REPLACE.

   

4. Seejärel salvestage fail sama failinime all ja lülitage Microsoft Outlooki.

Exceli andmete importimine Microsoft Outlooki - mida peaksite teadma

Pärast Microsoft Outlooki avamist järgige andmete Excelist importimiseks alltoodud samme.

1. Aktiveerige valitud kalender.

2. Helistage menüüs FILE käsk IMPORT / EXPORT.

3. Valige impordi / ekspordi viisardis kirje IMPORT MUUDEST PROGRAMMIDEST VÕI FAILIDEST ja klõpsake nuppu JÄRGMINE.

   

4. Järgmises aknas valige kirje “Komaga eraldatud väärtused” ja klõpsake nuppu JÄRGMINE.

   

5. Aknas FILE TO IMPORT klõpsake BROWSE ja valige kohtumisfail.

   

6. Valikutes peate otsustama:

   • Kas olemasolevad kirjed tuleks asendada imporditud kalendrikirjetega,
   • Kas kokkupõrke kuupäevad sisestatakse kaks korda või
   • Kas duplikaate ei tohiks kunagi importida.

   Pärast NEXT klõpsamist saate sihtkausta valida soovitud kalendri.

7. Järgmises etapis küsitakse teilt, kas vahemikuks määratud kohtumised tuleks importida. Pärast nupul FINISH klõpsamist lisatakse kohtumised automaatselt kalendrisse.

   

8. Kohtumised leiate pärast importimist oma Outlooki kalendrist.

   

Tähtis: Selleks, et kalendriandmete importimine Microsoft Excelist toimiks tõrgeteta, on ülioluline, et väliteave sisestatakse õigesti. Andmete puhul tähendab see, et valida tuleb formaat DD.MM.YYYY. Minimaalselt tuleb ajad sisestada vormingus HH: MM, et neid saaks lugeda Microsoft Outlook. Samuti on teil võimalus kategooriaid sisestada. Pange tähele, et ühe kohtumise kohta kantakse üle ainult üks kategooria.

Kui kasutate oma väljade nimesid, palub Microsoft Outlook enne nende importimist need väljad käsitsi määrata.

Exceli kohtumiste ülekandmine Outlooki kalendrisse - toiming kuni Office 2010

Outlooki kalendrikirjete importimiseks Exceli failidest toimige järgmiselt kuni Office 2010 või vanemate versioonideni:

1. Andke oma kohtumiste loendile järgmised veerupäised (ilma jutumärkideta): "Alguskuupäev, teema, alguskuupäev, lõppkuupäev, kategooria, asukoht ja kogu päeva sündmus.

2. Igal juhul veenduge, et nimed oleksid kirjutatud tühikuteta. See on oluline, et Outlook saaks hiljem andmeid õigesti lugeda.

3. Sisestage konkreetsed kohtumisandmed nende rubriikide all olevatele ridadele või kopeerige need teisest tabelist.

4. Tõstke oma kohtumiste loend esile esimesest lahtrist kuni viimase kasutamiseni.

5. Sisestage väljale Nimi mis tahes nimi, näiteks "Kohtumised" (jällegi ilma jutumärkideta). Nimevälja leiate redigeerimisreast vasakul, nagu on näidatud järgmisel joonisel:

   

6. Kinnitage nime sisestamine sisestusklahviga.

7. Viimases etapis salvestage töövihik ja sulgege Microsoft Excel. Seejärel avage Microsoft Outlook.

Kalendrikirjete importimine Microsoft Outlooki

Kalendrikirjete importimine Microsoft Excelist sarnaneb praeguse Microsoft Outlooki versiooniga. Vastupidiselt Outlook 365 -le on Outlooki vanematel versioonidel võimalus otse Exceli faili lugeda. Vaheetapp CSV -faili kaudu ei ole vajalik. Andmeid saab lugeda järgmiselt:

1. Esimese sammuna aktiveerige valitud kalender.

2. Helistage menüüs FILE käsk IMPORT / EXPORT. Valige impordi / ekspordi viisardis kirje IMPORT MUUTMISPROGRAMMIDEST VÕI FAILIDEST ja klõpsake nuppu JÄRGMINE.

3. Järgmises aknas valige MICROSOFT-EXCEL ja klõpsake nuppu JÄRGMINE.

4. Aknas FILE TO IMPORT klõpsake BROWSE ja valige kohtumisfail.

5. Valikutes saate otsustada, kas olemasolevad kirjed tuleks asendada imporditud elementidega, kas sisestada topeltkohtumised või mitte duplikaate importida.

6. Pärast nupul JÄRGMINE klõpsamist saate sihtkausta valida kalendri. Järgmisel ja viimasel etapil küsitakse teilt, kas vahemikuks määratud kohtumised tuleks importida. Pärast nupul FINISH klõpsamist lisatakse kohtumised kalendrisse.

Järeldus: Excelist Outlooki on lihtne andmeid importida

Selle asemel, et kohtumisi Excelist käsitsi Microsoft Outlooki sisestada, saab kalendrikirjed vaid mõne sammuga automaatselt eksportida ja importida.

Vanemates Office'i versioonides on võimalik Exceli faile otse Outlooki importida. Praegustes versioonides on importimine võimalik ainult komaga eraldatud CSV-faili kaudu. Microsoft Outlooki importimisviisard juhendab kasutajaid impordiprotsessi kaudu. Sel moel saate mõne minuti jooksul automaatselt integreerida ühe või mitu kohtumist oma Microsoft Outlooki kalendrisse või kasutada grupikalendrit.

KKK

Mis vahe on CSV -failil ja Exceli failil?

Exceli failid esindavad konkreetset Exceli vormingut ja neid saab lugeda Microsoft Excel ja muud ühilduvad programmid. CSV tähistab komaga eraldatud väärtusi ja tähistab ka failivormingut, milles andmed on eraldatud koma või semikooloniga. Faili nime laiend on .csv. CSV -faile iseloomustab nende kõrge ühilduvusaste ning seetõttu saab neid kasutada erinevate arvutiprogrammide ja operatsioonisüsteemide vahel.

Milliseid funktsioone impordiviisard Microsoft Outlookis täidab?

Microsoft Outlook on loodud erinevate failivormingute töötlemiseks ja importimiseks. Outlookil on selle funktsiooni jaoks impordi / ekspordi assistent. Muuhulgas lihtsustab see CSV -failide või VCF -failide importimist teistest programmidest või operatsioonisüsteemidest. Nõustaja juhendab kasutajaid automaatselt päringu kaudu ja seejärel impordib või ekspordib nõutavat teavet.